文/裘艳敏
为了加强集团各公司的财务管理工作，规范公司财务报销行为,倡导业务、财务一体化指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为费用开支预算、办公用品购置、工薪福利及相关费用、税费支出等支出,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
一、可控费用的预算及控制
1、公司费用分为可控费用与不可控费用。办公室租金、水电费、物业费、工资、应急的支出等为不可控费用，对各项可控费用支出实行计划预算的办法。具体办法如下：
在每月的例会上，各个公司部门的主管综合本部门需求，本着合理、节约的原则提出下个月的计划预算，由财务部汇总支出总额并上报集团公司管理层，管理层根据公司经营及资金规划和用度进行审批；批准后，各业务部门主管要严格控制本部门支出在计划预算范围内列支。对于不可控费用也需在每月的例会上，上报下月计划，使财务部能够统筹资金管理。
2、各部门人员提出报销费用申请时，需要填写费用报销单或支出单，由部门主管在计划范围内审批签字后方可交予财务，财务人员需要严格监控各项费用必须在计划范围内列支。经办人签字---部门负责人签字--公司会计签字 ---财务部经理签字---总经理审批签字--财务部出纳支付 。
3、各类款项通过各公司的开户行打到收款单位的账户，如若是公司员工的款项打入工资卡中。经手人要出具公司账户及盖章的扫描件，如是个人要出具个人卡的复印件。
4、办公用品的购置：由各公司根据需要，编制计划报行政部审核汇总，按审批权限批准后，由集团按计划统一购买，详细登记办公用品的进、出情况；领用时，须填制出库单,并建立实物帐；对超过1000元以上的物品如电脑、照相器材、空调等，行政部应在实物帐上，标明使用部门或人员。每月末应将各公司部门办公领用清单及实物帐上交财务部，财务部核实后，在例会上公布各部门的收支状况。
5、节假日采购的赠送给客户的礼品，需要本月列支出下月计划由公司总经理审批后，报财务部做计划预算，行政部根据计划负责采购、财务部根据计划支付款项后，行政部根据计划负责发放。发票催要由行政部负责。
6、要求财务人员严格执行报销的规定，财务部于每月月初15号汇总上月的费用清单，上报公司领导。
7、总经理所产生的费用由公司法人签字报销。
8、每周三定为费用报销审核日和其他款项的支付时间（遇有节假日顺延），财务部出纳按审核签字后的单据支付款项。当事人填好报销单—部门经理审批--分公司会计审核---财务部经理签字-总经理签字---交给财务部出纳付款。所有的付款凭单，出纳员付款后签字。
借支管理规定及报销流程
、 出差借款及报销规定：
出差人员凭审批后的《出差申请表》，按部门经理与总经理的批准额度办理借款，借款人根据《出差申请表》填写《出差借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改），公司负责人签字，公司会计审核签字，出纳员支付款项。
2、员工出差返回公司后，三个工作日内填写“支出凭单和差旅费报销明细表”，要求差旅费报销单内容填写齐全，所附的车票是去出差地的车票，餐饮、住宿、交通费发票是出差地的发票，人员和人员名单与派出的人数相吻合。途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用。会计审核签字后，连同出差“出差申请表”、原始报销凭证，一同交给财务经理审核签字，然后总经理签字，完成审批手续。本着多退少补的原则，出纳员收支款项。
3、如果丢失凭据或票据字迹不清晰，没有发票等个人原因，使公司报税受到损失的，扣罚相应损失后（一般为丢失票据金额的25%），方可报销。
4、员工差旅费报销原则上是公司只负担员工往返的车费和住宿费用。 如果是按费用日后扣除核算方式的业务人员，公司可以报销招待费用和礼品费用，前提是部门领导签字同意。
5、员工报销住宿费的标准：按出差地连锁酒店的住宿费报销。遇有特殊情况需要报销的，要请示部门经理。
6、交通费：员工出差需购买飞机票的，正常情况由行政部统一购买（如果是业务人员出差自己负担的除外），特殊情况请示后可以自己购买。若出差不是为处理紧急事务的，普通员工一般为动车、高铁二等座；普通火车的硬座、硬卧为交通工具。员工长途出差交通费可实报实销，出租车票不得连号。丢失车票的请打印出行程单，填写说明，公司领导签字，扣除税费成本后予以报销使用。
7、支付的招待费，需要总经理提前批准后，财务部按正常报销程序报销。
（二）、其他临时借款及日常费用报销规定及流程：
1、其他借款如业务费、周转金等，借款人员凭《预支申请单》按批准额度办理借款，应及时报帐，日清月结，除特殊情况外原则上不允许跨月借支。
2、日常费用主要包括会议费、电话费、交通费、办公费、业务招待费、培训费、资料费、固定资产、低值易耗品等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
3、有实物的报销单据如电脑、相机、办公用品、备品、礼品需列出实物明细表并由收货保管人验收后在发票背面签名确认，入库的实物单据还应附入库单；出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；招待费的报销单据需注明销单据需注明其招待人员及人数并附有餐费发票；报销费用项目、报销标准和报销审批程序符合企业制度的餐费发票的附件必须有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批；大额发票必须有消费清单。大额发票是税务稽查重点，如果没有清单，可能会认为虚假消费。租金发票要有行政办公部门审核确认手续，必须有房屋租赁合同，发票日期金额要与租赁合同吻合。会议费报销，必须有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料，不能有会议无关费用(如旅游费)列支。加油费报销，报销的加油费必须是公司账面上的车辆或是与公司签有租车协议的车辆，加油费总额不能超过车辆理论行车的最大油耗量。水电费报销，发票上的字码要与水表、电表的字码相符，要与本公司的规模相吻合。
4、市内交通费用报销规定
公司员工在市内外出办事，应尽量选择乘坐地铁或公交车，原则上不提倡乘坐出租车或顺风车，如确因工作需要，要事先请示部门领导，部门领导在报销单上签字。财务部审核后予以报销。提醒，报销时出租车票不得连号。
5、报销发票粘贴规定
报销人应将发票及相关附件分类票据按大小顺序依次排好，逐张整齐地粘贴在报销单背面（左上角处），完整规范地填写相应的报销单。
6、具体要求为：费用报销单，按事类逐项逐件填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款人姓名、金额及时间。费用报销发票的内容包括纳税人识别号、日期、公司名称、发票号码、销售方名称、购买方名称、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及非行政部门开具的收款收据一律不予报销。 办公用品的发票单笔金额不得超过人民币800元，超过人民币800元成批购买的办公用品要有清单。
6、说明：填写报销单时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。下列情况不予报销：
1、违章罚款及其它因当事者过失造成损失浪费。
2、其它不符合《会计法》和《税法》规定的开支标准的单据，无理由跨年度的单据、没有发票的款项。
3、各公司的费用发票必须是各公司的全称，张冠李戴开的发票不予以报销，由费用人自己承担损失。（例如在A公司借款出差，开回了B公司的发票的情况，出差人自己解决）
、借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，多退少补，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准；（2）借领支票者原则上应在3个工作日内办理销帐手续。借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
业务与财务的分工与合作
任何客户与公司的业务往来，首先与对应的业务部门相对接；其中合作过程中的所有问题，需要有客户的主要负责人员，与财务人员沟通与对接；任何客户不得直接与财务对接。
所有客户的主要负责人员，应该清楚地了解每个客户的缴费情况，并定期与财务核对，对于没有缴费的人员进行催缴和解决。
财务人员定期（月末）公布各个业务主管人员与客户对账情况
四、解释权归财务部
2017年06月29日
