如何摆脱无效又无聊的会议?不妨试试这个工具

职场中,无论工种、岗位,恐怕没人能逃得过开会吧...说起开会,是不是皱起了眉头?因为,开了太多无效的会议,浪费了无数的时间和精力。

相关研究显示,84%的企业家都曾为内部沟通成本过高而苦恼,开会在管理过程中承担了绝大部分的沟通任务。同时,57%的网络调查者认为,职场中70%的会议是无效的和浪费时间!

彼得·德鲁克也曾指出:一个企业,如果用超过25%的时间来开会,就是一种“病态组织的表现”。

那如何开出高效的会议呢?一起来听听雪瓶老师的讲解吧——

如何高质高效的开会?

首先明确,高效会议有8大诀窍:

凡是会议,必有主题,凡是主题必有议程,凡是议程必有决议,凡是决议必有跟踪,凡是跟踪必有结果,凡是结果必有责任,凡是责任必有奖惩,凡是奖惩必须透明。

然后,对照以上8项,你缺了哪个或哪几项呢?

为了保证会议的时间观念,且整个过程公开透明,不妨会议前,将相关议程发给所有参会伙伴,留出思考空间,也可请人辅助在会议中做节点推进。

另外,需要着重强调的是,“开会不落实,等于零;布置工作不检查,等于零。”怎么快速落实呢?

当然是“抓住不落实的事,追究不落实的人”。将缺失的部分补平,也就是落实本身了。

什么是六顶思考帽?

盲人摸象,其实体现了传统思维的盲区,而“六顶思考帽”,恰恰是弥补这一缺陷的工具。

六顶思考帽,是“创新思维学之父”爱德华.德.博诺博士,所开发的一种思维训练模式,也是全面思考问题的模型。

它提供了“平行思维”的工具,强调“能够成为什么”,而非 “本身是什么”,避免将时间浪费在互相争执上。

——蓝色思考帽:指挥帽

负责控制各种思考帽的使用顺序,规划和管理整个思考过程,并负责做出结论。

——白色思考帽:信息帽

戴上白色思考帽,思考的是关注客观的事实和数据。

——黄色思考帽:乐观帽

戴上黄色思考帽,从正面考虑问题,表达乐观的、满怀希望的、建设性的观点。

——黑色思考帽:谨慎帽

戴上黑色思考帽,可以运用否定、怀疑、质疑的看法,合乎逻辑的进行批判,尽情发表负面的意见,找出逻辑上的错误。

——绿色思考帽:创意帽

绿色思考帽寓意创造力和想象力。具有创造性思考、头脑风暴、求异思维等功能。

——红色思考帽:情感帽

戴上红色思考帽,可以表现自己的情绪、直觉、感受、预感等方面的看法。

如何灵活运用六顶思考帽?

蓝-白-黄-黑-绿-红-蓝,也成为彩色思考。为什么是这样的顺序?

“白帽”收集充分的信息,进一步梳理;“黄帽”先关注乐观、有利的方面;“黑帽”批判其中哪些不靠谱;“绿帽”还有哪些创意未被发现;“红帽”此时的感觉是什么;最后“蓝帽”来收口做最终决策。

六顶帽子,可单独使用,也可以组合使用。若是团队人数较少,或问题没那么复杂,可采取相对简化的做法:

1、简单问题——蓝+白+绿;

2、改进流程——黑+绿;

3、寻找机会——白+黄;

4、保持谨慎——白+黑;

5、做出选择——黄+黑+红。

小提示:白帽先行,即信息先行;黄在黑前,先肯定后否定;黑后有绿,否定后给希望。

其中的难点在于:一是,信息共享不充分,信息不对;二是,顺序不同,结果也会不同。要先开放性思考,后封闭性思考。三是,同一时间必须做同一件事情,要保持思维的共振。

如果过程中流程被卡住,别忘了鼓励他人积极思考的万能句式:“好...很好...还有吗?...”

其背后的管理学原理是,塑造他人行为最好的时候,是在他做对的行为的时候,给予肯定。

如何用作自我的重大决策?

群体决策尝试用“六顶思考帽”,刚开始一定会感觉非常之难,因为此工具本就复杂。但用久了之后,一定会让更多的会议高质高效,且决策科学合理。

那说回到个体,自己如何做决策或是重大决定呢?

雪瓶老师说,她的底层决策模型是:“先想想做了这件事后,最糟糕的结果是什么?是否能接受?如果能接受,那做什么都是收获本身。”

也许有人会问:我为什么总是做不了决策?原因是,担心决策的后果自己无法承担,没有想清楚最坏的结果。

不妨再给自己一些时间,再想想~~毕竟,“可以懊恼,但不要后悔。”

最后附上雪瓶老师答疑中的金句:

1、职场沟通,讲求规则和边界。如果遇到领土感/领域感特别强的上司,一定特别注意,不要越界。

2、一件事情的好坏,要将时间线拉长后再来看。这就是短期思维&长期思维。

3、作为领导者,要有一定的容错率。对下属所犯的错误,要么不打,要么就打七寸。

4、允许团队中不同声音的存在。往往能力强的人,都是极具个性的。

5、职场沟通中的障碍,往往来自于无法打破自己心中的卡点。要知道,时间才是最大的成本。

6、我们都认为对错要比权威重要。但事实上,每个人都更注重权威,因为权威的背后是尊重。

7、作为Leader,关键的会做就可以了。什么都能干,还要团队干嘛呢?

8、与天斗,与地斗,与人斗,其乐无穷。

9、真诚,是唯一的套路;时间,是最大的武器;中庸,是最高的极致。

10、保有自己的原则,不将就,不讨好,不诋毁,保有边界,保有温暖。


【课程来源】——「可复制沟通力」之职场商务沟通--雪瓶老师主讲

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