如何制作一份物料清单?

同事在微信消息给我发了一份文档资料,说是一份活动的物料清单,东西已经收拾好了放在办公室,托我帮她清点一下是否有遗漏。

- 为什么不打印一份纸质的给我?

- 对方回了一个尴尬的表情。

- 我也很尴尬,不知道该不该帮她忙,还是先点开文档看一下是什么材料。

我打开文档看了一眼,有些吃惊。一大堆字,没有重点和条理,这么点物料清单,工作习惯不是很好,不好的工作习惯,是必然会出现问题的。

这张物料清单只有物料名称和数量这两项,其他什么都没有。物料的确都放在办公室了,我去清点之后一件也不差,但是活动当天用这些物料,如果安排不妥当,可能会出问题,因为活动策划人员自己懂是没有用,必须让所有工作人员知道怎么协作使用这些物料,这才是我们要做的物料清单。

一份不规范的物料清单会出现什么问题?


1、遗漏

活动用物料多,很难记住每一样东西,如果把物料放在一些不起眼的地方,很容易被忘记。

所以在准备物料的时候,工作人员要做梳理,分类放好。例如按照区域划分,把物料分成几大类,每一类别归属不同的物料。经过梳理的物料清单比一大堆在一起的更容易被记住。

2、自己的物料被别人拿走了

物料的责任人不清晰,会出现两个问题,一种是物料被拿错,第二种是物料没人管。

3、没人管

有个很现实的问题,人都是很自私的,只会看管自己的物品,别人的东西之于自己没有用处的反而是累赘。

4、没有用的物料

物料的规划和使用不清晰,大概、大约、应该是XXX。没经验的策划,对成本没有多少概念,所以很少去考虑这个问题,购买多少物料心里没有概念,会购买很多多余没有用的物料,造成浪费。

那一份合格的物料清单应该包括哪些元素?

物料名称、数量、用途、负责人、管理(分类使用回收)。

在制作物料清单的时候,就应该把以上元素都包含在内。

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