对于制度的情况,可以去听听员工的意见。如果问他们“制度好不好”,回答大概比较一致,他们会告诉你“很好很重要”。然而,接下来可能话锋一转,又给你列出一摞问题来,例如“制度不够合理,缺少可操作性”,“政出多门,不知道听谁的”,“制度都是虚的,根本没有人照着去做,也没有人去管”等等。是不是这样呢,不妨去试一下,大概很少有员工会说:“我们公司的制度做的非常棒,不存在什么问题,我们特别愿意遵守。”
我们都知道制度的重要,却不知道如何才能把制度做好,很多企业都在这个问题上面伤透了脑筋。制度的理想状态,应该是具有适宜性、充分性、有效性和效率,以充分满足企业经营管理的需要。如何才能做到这一步呢?结合制度管理中经常出现的误区,先来谈一下制度管理中的几个“要”与“不要”吧。
要统筹兼顾,不要各自为政。
在企业发展的早期阶段,管理制度的出现多是针对具体问题而制定,甚至扮演着救火队员的角色。比如说,张瑞敏到达海尔制定的第一条规则是“不准随地大小便”,而不是什么愿景战略之类。但是,随着企业规模的扩大,仍然延续这样的做法显然是不合适的,便需要整体考虑制度体系的建设问题,甚至一开始就有进行这种考虑的必要。同样是海尔的例子,1985年,海尔着手内部管理,为此编写了10万字的《质量保证手册》,制定了121项管理标准、49项工作标准和1008个技术标准,为海尔的早期发展保驾护航。
与之相反,也有很多发展了几十年,销售额已达几十个亿规模的企业,连一份像样的研发管理制度都拿不出来,甚至都没有想过去建立这样一份制度。在具体制度制定上确实要就事论事,而在制度体系的筹划上则要有宏大的眼界,最起码的也要有一个总体的归口部门来管理。通过制度体系的统筹安排,可以实现三个目标:首先,明确企业需要建立健全哪些门类的制度,搭建起制度体系的框架并有计划地去完善;其次,明确各类制度文件间的层级关系,划定各类文件的适用范围,对于集团企业这一点更为重要;再次,协调各制度文件的关系,避免出现重复、交叉及矛盾。在此基础上,实现制度体系的“横向到边,纵向到底”。
要重视实践,不要照抄照搬。
网络给我们带来了便利,也让我们养成了很多不好的习惯,比如说在制定制度时也喜欢百度一下,稍作修改便装入企业的制度体系,这是文本上的照抄照搬。另一种形式是,盲目借鉴最佳实践,注重理论性而忽视实用性和可操作性,完全不顾企业的经营实际。如果抄来搬来的制度得不到执行,那还是值得庆幸的;倘若公司执行力超强,那样的后果可就难以预计了,有例为证:
2000年11月,当杰克·韦尔奇选择伊梅尔特做为接班人那一刻起,落选的纳德利和迈克纳尼就发誓要让杰克·韦尔奇后悔。离开GE后,迈克纳尼加入了最具创新传统的3M公司,并将GE的管理方法带到了3M。随着财务业绩的改善,3M的创造力快速衰竭。接替迈克纳尼的乔治·巴克利意识到3M创新的衰竭,于是在所有设计创新和研发的环节,果断地停止了迈克纳尼从GE带来的6σ流程和行动。
6σ管理是个好东西吧?可是,在3M公司却灰头灰脸地败走麦城。在国内,这样的例子仍然在不断上演,3σ的水平尚且达不到就奢求6σ岂不盲目?最适宜自己的才是最好的,在制定制度的过程中一定要尊重企业的实际情况,成功的实践可以借鉴却不能照搬,否则小心搬起石头砸了自己的脚!
要注重质量,不要追求数量。
很多人错误地认为,制度数量越多,则管理效果越好,于是事无巨细全部做成制度,使得每一个岗位都有数种制度需要了解掌握。还有的企业,有新的管理制度出台时,被取代的制度却没有得到及时的废止,导致出现了新旧版本制度并存的情形。在这样的情况下,制度文件便会越堆越多,非但没有带来管理效率的提高,反而增加了内部协调成本,降低了运行效率。因此,在能够满足管理需要的前提下,制度文件越精简越好,针对岗位设置的制度更要如此。
当然,制度精简的同时,必须要保证制度的质量。表现在文本上,就是体例、格式符合制度体系的规定,文字叙述也要符合制度文件的特点;表现在内容上,要求制度适用的范围、规定的权限、职责与程序必须明确,以确保制度的可操作性。制度管理的归口部门要做好制度换版的管理,原则上被替代制度需一律收回,在特殊情况下可加盖作废章存放在现场,以避免与新版制度发生混淆。对于操作人员做出的规定,应尽可能的简短控制在一页纸的范围内,使学习、掌握、运用起来更为方便。
要注重实效,不要形式主义。
制度管理的致命伤是有名无实,文件做出来后便被束之高阁,像奖杯一般用来摆设而得不到有效的实施。我国的企业往往都会抱怨“两张皮”的问题,诚然有制定过程中与实际脱节的原因,更多的还在于制定了没有去推行,推行了没有去监督,监督了没有去考核,考核了没有去奖惩,由此形成了恶性循环。ISO 9001中推行了PDCA的过程管理方法,而很多企业在体系文件的运行本身就没贯彻好PDCA循环,文件得不到运行也得不到有效的改进。
很多时候,制度做了不用比没有制度的危害还要大。一方面,它容易使管理层盲目乐观,原以为通过制度进行了有效控制,而现实中的问题不但存在且有进一步放大的可能;另一方面,又会养成员工对制度视若无睹,乐于搞形式主义而不注重实效的作风,影响到健康的企业文化的形成。因而,制度文件不单要做好,更重要的是要使用好,从而在全员中真正的树立起规则意识,并培育起令行禁止、遵规守纪的制度文化。
正是因为经常陷入误区,致使员工更多的将制度视同为一种束缚,或者视同为一种文字游戏,而难以真正发挥制度的作用。如果你觉得自己公司也总是出现问题,不妨去想一下是否也陷入上面的误区。因此,以正确的态度去认知制度管理,是进行制度体系建设的首要因素,当能够避开这些误区时,或许会听到员工们这样说:“我们的制度易学好用,能够指导我如何去做好工作,是工作的好帮手。”