虽然清单是个好东西，但是，在清单上列出太多要做的事情的时候，就不是个好现象了，这将意味着你就会有很多永远都做不完你的事情。

所以，在制定出清单之后，正确使用和有效执行，也是一件非常重要的事情。

1、有效合并清单，做有效能的事

在会制定清单之后，很多人容易犯的错误，就是觉得很多事情都需要做，所以会不断增加自己的各类清单，结果，你就会发现，你的清单会慢慢变多，最后多到你都不知道怎么执行。

所以，制定出清单之后，在执行阶段，要学会的第一个重要技能，就是合并清单。

有很多人可能会问？清单还需要合并吗？答案是：是的，必须合并！

毕竟一天我们需要做的事情太多，而我们每天能做事情的时间却非常有限。如果按照一天上班8小时计算话，按照清单任务，我们1个小时能有效有质量完成一个任务，就已经算是不错的成绩了。这样下来，一天才能做8个。

8个多还是少？从数量上来说，不少了，但从需要完成的内容上来讲，可能远远不够。

所以，即便是制定出了清单，也并不算是会用清单，只有能执行到位的清单，才算是真正有价值的清单。能执行到位的清单，必然是内容合理的，可执行性上也合理的。所以，在众多需要完成的项目中，合并事项，缩减清单，就是必须要做的作业。

合并的目的不是为了减少数量而减少数量，而是要将那些单个的项目，尽量放在能产生效能，也就是做一个能让一大片类似的工作和事情都见效的事情上去。

比如，你的清单上单个的事情是需要处理某个产品的电池品质问题，那么你所要做的有效能的事情，就不能单单只是去处理了这个品质问题，而是将类似的问题都一揽子纳入进来，一次性处理掉，要做到这样，你就得先把你的清单上类似的事情合并起来。这样，你至少减少了在同样和类似的问题上花费的时间。

如果你发现这些问题频发，不仅仅是供应商来料问题，而且也牵扯到我们的存储、使用、防护的问题的话，而存储又牵扯到客户订单量、我们的采购量等等的问题，那么你最好是进一步合并，将这个问题总结成系统性需要控制的问题，比如客户的最小订单、我们的电池的采购MOQ（最小采购量）、实际用量、下单次数、存量管理、存储周期管理等等问题，这样，就变成了整个电池从此采购到出货的整体系统管理问题。

从这个案例中可以看出，同样是开列清单，开列出来的清单的质量却有高低，清单的质量，反过来，又决定了我们的工作质量和水平的高低。

所以，开列一份清单，不能理解成开列要做事情的流水账，一定要在时间和空间的跨度上综合考虑，也要在解决问题的深度、宽度和起到的效能作业方面进行思考。

任何人都很难一次性思考时间跨度太长、空间跨度过大和纵深面过宽的问题，因此，将日常的工作清单中高低类似和彼此联系的问题定期进行过滤、筛选、提取，并将之合并起来，就变成了一项非常重要的工作。

2、设立可行的目标和科学的截止时间

当有了一份重点突出、覆盖面合理的任务清单之后，接下来，我们就需要给每个任务确定要达成的目标和截止时间了。

所谓目标，就是应该要完成的程度和达成的效果。在这里，要注意的是，不必每个项目和任务都追求完美，而是要着眼于完成。

在工作中，追求完成比完美重要。

很多工作是很难一次性达成和达到最佳效果的，往往需要多次修改、完善和改进，才能达到较佳的效果。

因此，在开列任务的之后，更重要的是确定你筛选和过滤出来了重要的问题，至少列出来了任务应该达成的效果和目标。

但在此还是需要注意一点，不追求完美不代表做事就可以不认真，这完全不是一码事。

所谓科学的截止时间，是指，这个时间要合理，有一定的紧迫感，以确保自己在工作中精力集中。但物极必反，当时间定的太紧迫的时候，反而又会因为过于紧张而降低工作效率。所以，时间还不能太紧迫，要有能在紧迫中还有应对意外和优化方案的机会。

我自己的习惯，是每天待办事项不超过8项，也就是平均一个小时最多一件。而这8项之中，比较耗费精力的事项，不超过3项。所谓耗费精力，就是至少要自己花时间一个半小时以上。我一般最耗时间的项目以2小时计，也就是3个重要的项目6小时，剩下的项目追求完成，不超过2小时。

这其实也是按照二八原则，在规划和做事。

3、 为清单上的任务确定优先次序

一个人的时间是有限的，如果不做规划，在做的过程中，就会眉毛胡子一把抓，没有重点，有也不知道该如何去用力。

如果不限排优先次序，区分有重点和非重点工作的话，你会在一个并不重要的事情上耗费太多的时间，或者一个并不重要的事情上耗费太多的精力，这样就会本末倒置，让你的工作没有效率。

写清单的过程，除了如上篇文章（《为什么在工作中我们应该制定任务清单》）提到的明晰问题之外，其实也是在根据任务重要的程度，在给自己的时间做规划，让自己在开始做一件事情之前，就大致有个投入多少精力、做多长时间、做到什么程度的预估和规划。

这个环节看起来很简单，但其实却一点也不简单。很多人在开列清单的时候，最容易陷入两种陷阱：一，心态消极；二，排序不够科学。

先说心态消极这件事。

很多人容易将清单只是当做备忘用，所以往往都是那么随手一写，大部分时候的态度是不要忘了，或者提醒自己，完成任务即可。

这种思维模式，使得我们在工作中缺乏担当，非常容易在工作强度高，或者工作量大时，让我们将责任归咎于领导和公司。

因此，开列任务清单，千万不要觉得自己的工作是配合别人做完不成的工作，不管是什么样的工作，不要在待办任务清单上将自己看做是一个辅助者，而是要学会从领导的角度来评估工作，这样，你就能比较客观地看待自己要做的事情的重要性和程度了。

再说说科学排序这件事。

都使用过坐标象限这种工具吧？我在给工作任务排序的时候，也是用懂得用重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四象限坐标分类来排序的。一般这种排法，基本就能帮我们排除优先次序来。

这种排法从技巧上来说，是没有啥毛病的，也比较科学，所以是一种好的排序工具和方法。

但人在工作中，除了技能和知识之外，还有一个东西也非常重要，就是工作激情。同样的工作，有激情的人做出来与没有激情的人做出来，效果和状态是完全不同的。

因此，在为任务排序这件事上，我们还应该考虑进去激发个人热情这个因素，要尽量让自己带着热情去做事。比如，在分配了重要紧急的事情之后，也要思考一下，在这项工作中，我能取得哪些进步，做出什么贡献。如果附加上这样的因素和条件，你做起来就会积极和主动很多了。

4、任务清单要与日程安排相结合

很多人用了任务清单之后，觉得自己做事的主次明晰了很多，丢漏应该完成工作的几率少了很多，但却又陷入了另外一重迷思：任务清单中的很多事情常常做不完，在实际工作中，总会发生很多意外的事情，导致时间估算总是出现很多误差，工作还是难以完成。

我估计大家是混淆概念了，将任务清单与日程计划混为一谈了。

注意，任务清单不是行动计划，也不是日程安排，不要将他们之间的概念混淆。任务清单是侧重于明确工作任务的，是对工作任务进行科学合理的提炼和规划；日程安排，则是服务于你的整体时间规划的，是对你时间的科学安排。虽然任务清单中也强调优先次序和时间估算，但却不能完全取代日程安排。因为你一天中所有的事情，不只是工作，还有其它事情。

因此，两者要进行有效的结合，不要用此去取代彼，或者彼取代此。

如果只重任务清单而请时间安排的话，任务清单就很容易变成紧急做事的清单，往往做了紧急的事，而忽略了重要的事，因为重要的事往往都比较难做，人们会避重就轻，避难就易，只去做能完成和易完成的事。

纠偏的方法，就是合理结合两者，将任务计划镶嵌于自己的日程安排之中。所以，有了任务清单，你还得有个井井有条的日历，以及每天全天的日程表。

一旦有了日程安排，你每天所面对的就不只是要做多少多少事了，你也完全可以如领英首席执行官杰夫·维纳一样，可以安排一些“什么也不做”的时间出来，可以选择不做多少事。