学会坚持✊
现在你已经知道在番茄时间内,不应该切换活动,也不应该停止当前活动。但是无法控制的中断怎么办?接到一个电话☎️,想起一些紧急的事必须得做,或者要去洗手间怎么办?番茄工作法也不能将我们高高挂起,免去所有中断和干扰。
注意缺乏特征(ADT)
注意缺乏特征(ADT):描述这种恶劣的现代生活方式。滚滚而来的信息洪流,将大脑淹没在其中。心里学和脑科学院研究的新发现表明,并处理和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈:工作记忆的容量有限。每一次干扰都会使我们的大脑工作后台上的原始信息丢失。当注意力丢失时,找回它要付出昂贵的代价。
BPUF
中断是常态。新的需求不断的冒出。如果你总是在追赶已知的需求,最终所有的长期活动都要排到末席。这样你永远没法完成任何事情,因为最后进入的一件事出来时总时排到第一位,后进先出的法则(BPUF)。最终会导致活动无法正常进行。这些会把你带入一种慢性精神过度刺激状态,进而增加压力,影响工作成果。
可持续发展的步伐
全局观、控制力是与心流和创意相对立的。没法在众览大局的同时专注细节。尽量减少“安排优先次序”的活动,有利于保持专注。这时你需要将专注、排序和休息时间段交错安排,获取一个可持续的步伐。
中断策略
如果有一种策略能有效控制中断,那么它就可能减少中断的数量,某些情况下它有助于你继续当前的活动。番茄🍅钟期间的中断有一下两种形式。
- 1.内部中断:具体地说,是直觉向心❤️智发出的信号📶,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。
- 2.外部中断:别人造成的“外部中断”。有人找你咨询或请你帮忙,并且等你答复。接下来我们看,对于这两类中断,番茄工作法都有相应的处理策略。
内部中断处理方式
即使25分钟时间很短,但番茄🍅工作着还是不可避免地会惦记其他重要任务,特别是在刚开始时。然而,在此时此刻看似刻不容缓的事情,当真的罗列出所有的任务,众览全局时,它往往优不那么显眼了。
例如,在一个番茄内,我忽然想起要打电话订票。之前答应朋友要预定柴可夫斯基《胡桃夹子》的演出门票。我是否立即拿起电话就拨?不。我继续我的流程-遵循番茄工作法。如果减少中断,首先得实事求是,每天遇到多少次中断?是那种类型的中断?
对于中断,在“今日待办”表格当前活动的右边,画个撇号(‘)。这样是为了做跟踪。撇号代表一次内部中断。在一天结束时,我们可以计算撇号的数目,采取对策。
现在我们再看一下出现内部中断时要采取的策略:首先接受它,然后记录它,然后立即继续你手头的工作,避免真的被打断。
扭转依赖
要对付内部中断,最佳策略是可视化、接受、然后纳入计划或删除。切勿在番茄期间切换到其他活动。顺便说一下,如果打电话订票这件事一开始就没打算今天办,我会直接把它写到“活动清单”表格中,在它左边加上一个“U”,表示这是计划外事件,并且标一个最后期限。
原子性
某些内部中断时没法阻止的。急着去洗手间的时候,就得去。番茄钟具有原子性。不可分割。它是这套流程方法中最小的货币单位。如果任务被放下了,无论是短暂的还是长期的,当番茄钟都必须作废。它就不能算数了。也不应该画❌。你得扭启一个新的25分钟番茄钟代替它,如果需要,可以先休息一下再开始。为什么这么做呢?因为这样就失去了达到节奏的目的,也就太容易屈服于中断的诱惑了。
记录跟踪
记录跟踪数据,就是为了进行自我改进和流程改进。要解决问题,首先缩小番茄钟,尝试改为15、10甚至5分钟。等到发现自己每天都画了不少的❌的时候,你就可以延长番茄钟到20分钟,最后到25分钟,但是请记住,不同长度的番茄钟互相不兼容。对于5分钟的❌,和对于25分钟的番茄钟❌来说,你跟踪的数据无法在它们之间进行比较。
还可以跟踪在每个番茄钟内,多长时间遇到第一次内部中断。尝试比上一次番茄钟专心更久一点点,跟踪者项数据也可以帮你设定自己的番茄钟长度,避免被打断。
外部中断
除了内部中断外,我们的生活中还会有来自外部的中断。类似这些情况:一位同事跑过来问你工作上的事儿;或者谈论些大众话题,或者项目领导有份报告,需要你帮着做一些预期。你在试图专心完成一个番茄🍅工作期间,常常会被这些事打断!但如果想在河流里生存,就得跟鳄鱼🐊搞好关系。简单粗暴的对待方式,只会让外部中断变成烦恼。
保护番茄钟🍅
外部中断要抢走你的注意力,而你要保护番茄钟,将注意力留给承诺给所承诺的工作。你承诺25分钟内专注一项活动。假如有人找你面谈,在不影响结果的前提下,可以请求对方尽量推迟。对于同事来说,你今天的答复还是周五的答复,结果可能是一样的。在对方接受的范围内,建议他尽量往后安排。用稍后的番茄钟重新计划中断事件。
可视化后强化
外部中断应当可见。如果想要减少中断,首先得实事求是,弄清所遇到中断的类型和数量。
每遇到一次外部中断,就在“今日待办”表格添加上中断所要求的活动的标题。写下来,不让它占脑子,而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。如果你今天不打算出来这件新增的活动,就的把它写入“活动清单:表格,标上截止时间,以及一个”U“表示”计划外“。否者就把它写入”今日待办“表格下半段的”计划外紧急区“。
然后在”今日待办“表格当前活动右边画上一个减号(➖)。
最后,增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟。
作废
某天,八九个人突然出现在我办公桌前。很明显,团队里每个人都有事找我。在这种情景下,显然,他们的要求合情合理,刻不容缓,我更应该作废我的番茄钟。
外部中断的策略
总之,应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所有要求的活动名称,来跟踪记录每次的中断。
处理外部中断的策略,由以下四步组成。
(1)告知:“我手头有事,正忙”
(2)协商:“周五在帮你做,行吗?”
(3)计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。
(4)答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。