多项目管理

在多项目管理中,如果多个项目之间有关系,则是项目集,强调收益。这里的多项目管理主要是指项目之间关系不那么大,服务于不同项目干系人,但项目之间又使用了一些共享资源。对个人来说,需要更好的时间管理能力,对各个项目来说,需要管理好各个项目的资源。

管理多个项目,不能像管理一个项目那样事无巨细都要关注,而要抓大放小,只需要掌握项目的核心内容即可。首先,每一个项目的目标要清晰,知道每一个项目的最终交付物是什么,始终要关注结果。其次,知道每一个项目的基线是什么,对管理多个项目来说,基线就是每一个目标的具体成果。对于进度上,划定中间成果的里程碑,这是通往结果的关键节点。

以上是知道做了什么事,什么时候做完。然后多项目的管理主要就是协调各种资源。其中包括人力资源的使用,需要相对精确一些。特别是有的时候项目处于不同的地理位置更要将人员协调好。举个例子来说,就是不同的项目阶段、不同的问题,提供不同能力的人到项目中。但有的时候,前一个工作任务完不成,人员不能离开去另外一个项目,或者项目成员家里有事情,不能出差等,这对项目经理协调资源来说,是妥协,更是挑战。知道了做什么事,人也到位了,充分授权让他人去做,包括项目计划任务分解等。自己的工作主要在于检查,看是否偏离了既定的进度里程碑和基线,汇总人工数据、成本数据等。

多项目管理的沟通需要花费更多的时间和技巧。对内部团队,需要每周不同时刻召开不同团队的会议,包括远程虚拟会议、电话会议等。因为不经常和项目组在一起,所以团队建设也是一项很不容易的事,所以帮助他人排忧解难是一项关键工作,举例来说,如何体谅经常驻外团队成员,需要做好团队的心理工作。对外部项目干系人沟通项目状态、变更请求,但也是因为在不同项目干系人间奔波,所以还需要强化项目干系人的信心。

对于个人来说,除了参与评审、辅助项目决策这些涉及知识和技能的工作,需要更好的时间管理去处理各个项目内部不能解决的问题,或者项目之间的资源冲突。每一个项目都需要投入时间,但又不能投入过多,每天把每一个项目走查一遍目标、进度,处理问题,准备项目报告,协调好即将到来的资源冲突,一天就过去了。此外,因为管理了多个项目,管理的视野会变大,当从更高的层次去审视一个项目的时候,会知道哪里会有问题,项目缺乏什么类型和能力的人,这样,管理多项目的时候会进行人员招聘,并对招聘的人员在项目中人尽其能的安排。

管理多项目是一个非常好的培养新项目经理的方法,既授权让其去做,还可以帮助他决策一些关键事情,时间久了,就可以放手了。

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