如何管理外包?

我是个游戏界面设计师

我们为什么需要外包?

有时是需求完不成,有时是突发的状况,但外包最重要的目的是释放员工的创意。

因为画功这件事,需要花很长时间的磨练才能有一定进步,而且是熟能生巧,相比之下,想法和创意更重要。

如果设计师们把一些需要刻画的东西让外包来做,就能最大程度把时间花在想法上。

公司比起花5年时间培养一个画功精湛的画师,更愿意花1年时间培养一个有优秀创意的设计师。

所以外包是必须哒~也是每位设计师最得力的工具。

一.与外包对接须知

1.有外包需求先提出

找外包需要提前准备,而不是突然前一天跟商务对接说,我需要一个外包团队,这样很难找到满意的外包团队。

可以在有发包需求时第一时间与商务沟通,比如:大致的需求内容,发包时间,完成节点,品质要求等,或者推荐自己熟悉的外包团队。

之后再补充外包文档。

2.明确需求,制作外包文档

与外包的沟通的前提是,两边都是专业美术,所以切忌假大空比如“差不多,酷炫一些,帅一些,稍微小(大)一些”,尽可能的细化描述,甚至直接动手调试,给对方一个具体的方向或者数值,比如像XXX一样朝正面手持XXX武器,颜色用90%透明度的黑。

最好是提供详细的外包文档,这样可以大大减少返工率和沟通成本。

3.对需求事先进行品质和时间评估

不要提出不切实际的需求,外包不是万能的,也不可能有无限人力,尽量按照自己这边的工时来给时间和需求。

4.要有成本概念

尽管不是美术支付外包费用,但必须要有成本概念,公司大概预算和需要完成的需求量。如果一味追求高品质,很容易预算超标,无法完成任务。

5.风险把控,制定好PlanB

当需求交给外包之际,就存在一定的时间风险,需要提前制定PlanB,以防出现任何状况。

PlanB可以是:

- 增加人力

- 拆分需求,比如外包可能完不成整套设计,让外包从最麻烦的开始设计

- 预留足够的交接时间,以防外包交付太晚,其他部门来不及制作(需要了解其他部门的制作时间)

- 提供好设计,外包负责细化工作

- 降低品质,并不是一开始就降低品质,而是把有些拿到手很容易调整的部分先放一放,完成大目标

- 后期迭代,可以先有个暂代版,之后再用最终设计

风险把控,需要在给外包之前就提前做好评估,在出现问题时就能应付。

6.需求尽量在开头提完,问题也是

不要增加临时需求,或者突然改变风格和提升品质,在开头把这些都确认完毕,这对成本和时间控制都不利

如果遇到问题也尽早提出,切忌在半成品时进行大量修改。

7.情绪问题找商务

如果与外包发生冲突,不要憋着或者积怨,及时找商务沟通解决,以免日后再起冲突。

8.留住好的外包人力,提前规划后期需求

好的外包团队可遇不可求,因为很多档期原因,一旦错过就失之交臂。

磨合期过了,外包团队效果令人满意,那么就需要留住这个外包团队长期合作。

这其中最重要的是,提前提供后期需求,比如这个月可能我们项目需求已经结束了,但如果跟优秀的外包终止合作,很有可能下个月忙的时候再找他们就没有档期了(好的外包团队总是很抢手),所以就必须在这个月也提前安排需求(可以少量),保持合作关系,以免发生需求量大的时候好外包断档的情况。

9.细节问题能动手的,就不要动嘴

外包交付了一个完成度80%的反馈,但有些细节方面依然差强人意,此时如果还是用聊天来沟通,已经很难说明问题了。

比如一张原画,如果是某个细节不满意,可以直接粗糙地涂给外包一个修改后的草稿,也许就5~10分钟,但这大大减少了原本可能需要0.5~1天的沟通时间。

二.外包文档怎么写

外包文档不仅仅是节省了沟通成本,预防无效沟通,还可以作为外包输出的依据和凭证

1.基本需求

- 需求的规格参数

- 风格,品质参考(正确示范)

- 统一的样式需求等等

这些必须要达到的条件一定要写清楚,其中提供风格参考是非常重要的一环,比起说我要帅气的效果,直接给出与期望90%接近的参考会好很多。

这些参考不能是只有50%接近的,因为提供者要尽可能避免外包产生歧义,不要找单独的参考,比如只参考其中一小部分配色而不需要其中的人物造型或布局,因为外包在研究参考的时候容易引起歧义。

说清楚每张图的参考点,或给外包提供一个正确示范。

2.提供错误示范

有些已确定与需求不相关但容易出现的错误要提前告知,比如找二次元外包的话,不要纯赛璐璐平涂,不要韩风。

3.定期更新标准

当与外包经过磨合期,彼此都能顺利进行沟通和交接需求后。

可以定期更新文档,比如对品质有新的预期或者风格改进,这样不断提升标准,越做越好。


外包的管理大部分都是沟通问题,并且外包,美术和商务彼此都不能过度依赖对方,而是要自己跟进整个流程,只有这样才能发现问题。

比如美术跟进的时候,会发现外包的品质忽高忽低,但商务一时难以分辨,可能就需要美术跟商务沟通外包是否有人力问题等等。

所以,管理好外包,不仅坑多,也是设计师的份内活,与君共勉。

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