什么是高效？

就是相同时间内，你能完成比别人更多的任务，或者完成相同的任务，你需要的时间更短。

怎样才能更高效呢？

有的人说，高效还不简单，就是记几个快捷键嘛！

不错！快捷键操作可以提高效率，但是除了快捷捷还有很多其他方面的设置、调整、定制，可以大幅提高我们运用各种软件进行工作的效率。

今天欣星就和大家聊一聊，如何通过思考和简单的设置，让高频使用的软件能够符合我们的使用习惯，达到最合理、最高效的状态。

别小瞧这些让你使用更顺手的设置，一次也许只能给你节省个几秒、几分钟，但是算上你的使用频率，你的工作日，长久下来能够节省大量的时间，还能让人工作的时候，身心愉悦！

▲ 设置PPT快速访问工具栏

我们这里以PPT2016以为例，PPT2013的界面类似。

PPT2013/2016的工作界面大概分为主要的三大块，一是功能选项卡区，二是导航区，三是工作区。

相对于以前的版本的变化就是用功能选项卡替代了下拉菜单，点击不同的选项卡，功能的按钮会自动变化，非常直观。

但带来的新问题就是，如果你不熟悉某个功能按钮，可能要到不同的选项卡中去找。

另外，高频使用的几个功能按钮分布在不同的选项卡中，有时要来回切换，不是很方便。

针对这个痛点，office给出了自已的解决方法，就是可以把某个功能按钮单独添加到“快速工具访问栏”。

这样一来，就可以根据自已的使用习惯和操作频率，把常用的按钮集中到快速工具栏了。

图中设置了部分经常需要使用的功能按钮，包括“格式刷”、“形状轮廓”、“字体”、“形状填充”、“对齐”、“旋转”、图层调整等按钮，都是使用频率非常高的功能。

当然你也可以选择“在功能区上方显示快速访问工具栏”。

这样调整的好处是，利用了标题栏的空白区域，让工作区变得更大，缺点是快速访问工具栏离工作区更远了。

放哪儿最方便，你自已使用几次，看哪种更顺手，再进行调整。

设置好快捷访问工具栏之后，你会发现以前有些很繁琐的操作变得方便多了。

例如，以前调整目标图层，要选择后鼠标右键再进行几次选择。如果要反复调整几次这个过程就很麻烦。现在有了快速访问栏的工具按钮，直接点一下就OK了。

不仅是PPT，word、excel都可以根据自已的需要将常用的功能按钮加到快速访问栏中去，省去到处找按钮的时间。

▲ 合理设置PPT工作区

在使用PPT的时候，我们经常会用到“设置形状格式”和“选择窗格”，而这两个选项卡默认是浮动在工作区表面，经常对工作区上的图形进行遮挡。

一会打开，一会关闭，一会又要缩放和移动工作区，简直是烦不胜烦。

别烦，有办法！

鼠标双击标题栏，取消PPT窗口的最大化显示。用鼠标拖动右边窗口边界，让窗口变窄，留出一部分空间。

然后，调整“设置形状格式”和“选择窗格”的高度，让他们纵向显示。同时窗口左边的导航视图，可以通过按住Ctrl+鼠标滚轮，调小一点，给工作区留出空间。

这样调整之后，“设置形状格式”和“选择窗格”选项卡，不会遮挡任何工作区的内容，可以长期显示，非常方便我们对内容进行各种修改调整。

可以节省很多经常因为调整这两个选项卡浪费的时间，当你保存文档关闭后，下次打开，PPT会记住你上次调整的位置。

▲ 文本框和形状设置成默认样式减少重复劳动

当你在PPT里插入文本框的时候，系统常常会自作主张的把字体设成宋体，只有录入完了再进行修改。

再插入新的文本框的，又成了宋体。要么你复制设好的文本框，修改文字内容，要么用格式刷去刷。

选中你设置好的文本框，点鼠标右键，在弹出菜单中，选择“设置为默认文本框”，你再插入任何文本框，都是你设好的效果。

绘制形状的时候，默认的形状都是蓝色填充色，深蓝色轮廓线。只能画好了再改，或者用格式刷去刷。

同样，用上面的方法，设置好一个形状，右键设置成“默认形状”，你再绘制任何形状，都会使用这个设置好的格式了。

▲ 利用Word的样式减少重复劳动

一般人用word通常是这个路数：

• 输入文章标题，选中文字，设为三号字-黑体-加粗-居中
• 输入文章一级标题到n级标题，选中，设为四号字-宋体-加黑
• 输入文章正文字，选中，设为小四-宋体，
• 从各级标题到正文分别设置段落、行间距、段间距、首行缩进等
  ……

如果你的文章比较长，层次多一点。你可能要反复设置不同级别的标题的文字大小、字体，段落等等。这些简单重复劳动很快就会消磨光你的耐心。

最可恨的情况是，你终于加班搞定了文档，传给领导看的时候，领导觉得正文或者某个标题的文字不好看，要换个字体或者字号。

你得重新选中设置，或者用格式刷去慢慢刷。刚刚刷完，领导又觉得还是原来的比较好看，你恨不得砸鼠标、砸键盘、砸显示器。

但是，如果你学会了样式，这一切烦恼都会烟消云散。再需要修改什么字体、字号、段落间距、编号，随便领导想怎么改，对你来说也就几秒的事。

先从正文开始设置，（这里的示例是word2016，实际上word2007以上版本，就对样式都有很好的支持了。）：

在“开始”选项卡中，找到样式工具栏，鼠标选中“正文”，点击右键选“修改”。

在弹出来的“样式修改”中，选择你所需要的正文字体、字号，然后点击左下角的“格式”，选择“段落”。

按照图中的顺序分别设置好，然后点确定。需要说明的是，这只是案例，熟悉之后，可以根据自已的爱好或者公司的要求，调整相关值。

在“样式修改”对话框，还要再点击一次“确定”，完成设置。

标题样式的修改与正文类似，先设置好字体、字号、加粗，然后点左下角的格式，设置段落。

图中给出的值是参考值，可以自行调整。要注意的是，段间距默认的单位是“磅”，建议手动删除后，输入“行”。

▲为样式设置分级编号

文档除了正文和标题外，还有各级标题，不同的文档有不同的要求。

有的是“一、二、三，（一）、（二）、（三）”，也有用阿拉伯数字的“1. 2. 3.，（1）（2）（3）”，如果手动录入，一是容易出错，二是不方便修改。

比如一有一级标题，现在需要删除第三个，那就需要手动把后面的“四、五、六、七点”，一个个地改成“三、四、五、六”。

这里我们用word自带的编号进行设置，删除第三点后，后面的“四、五、六、七”会自动变成“三、四、五、六”

不光是删除，插入、调整顺序都非常方便。

在“样式修改”对话框，点击左下角的“格式”选择“编号”。

这里系统提供了几种编号和项目符号，如果不能满足你的需求，还可以点击“定义新编号格式”，定制你自已的编号。

按照上面的步骤，分别设置好二级标题，三级标题等等。

现在，随便录入一些文字，选中文字，鼠标点击样式中的对应的“正文”、“标题”、“标题1，2，3”。你会发现文字一刹那就完成了字体、字号、段落、编辑等等所有的设置。

意不意外？惊不惊喜？再也不用加班了！

下面我们继续，还有更爽的玩法!

还是在“样式修改”对话框，选择“格式”中的“快捷键”。

在“请按新快捷键”这里点击一下，然后按下你要设置的快捷键。我这里给“正文”样式设置的是“Ctrl+·”，你可以根据自已喜好来设置。

同样的方法，设置好标题、标题1~3的快捷键，这里给个参考：

• 正文样式 —— Ctrl+~
• 标题样式 —— Ctrl+Alt+~
• 标题1样式 —— Ctrl+1
• 标题2样式 —— Ctrl+2
• 标题3样式 —— Ctrl+3

设置完成了吧？好的，现在展现真正技术的时候到了：

随便录入一段文字，依次使用刚才你设置的这些快捷键。

看见没有？

跟随你的按键，文字随意在正文和各级标题间来回切换，一秒都不要。

好了，从今以后，你再也不怕word的格式修改了，也就是按个快捷键的事儿。

重要提示：把刚才设好样式的这个文档保存一下，可以叫《我的文档模板》，下次需要录入文档的时候，打开这个文档，然后另存为其他的名字。

你所有的设置都在这个文档里面，直接享用！

当然，这里只是跟大家分享方法。如果你有耐心，还可以在这个文档里面把平时要用的各种设置全部设好。例如页边距、页眉、页脚、表格格式等等。

如果你们公司有多种文档格式，就以这个为蓝本设成模板1、模板2。用的时候，直接调用。

这里给大家提供的是一个思路，不仅适用于这两个软件，也同样适合其他软件。

比如，excel经常要为不同的单元格设置各种不同的数据格式，还有表格的样式、颜色、框线等等。

和上面介绍的思路一样，把常用的格式归纳一下，做成一个模板表格，保存好。再做新表的时候，直接用模板表格来另存制作。

需要更改的部分，直接用格式刷、复制、粘贴等方法，可以节省大量的时间。

比如说用过AutoCAD的人都知道，标准姿势是左手放键盘上，右手拿鼠标。但有时候输入的命令，需要两只手配合，只好右手放开鼠标，输完命令再去拿鼠标。

如果根据不同命令的使用频率，把命令都改成只用左手就能敲击的字母组合，就能大大节省时间。恰好AutoCAD本身也提供一个功能，找到acad.pgp文件，用计事本打开，修改对应的命令别名。

这里有一部分常用的CAD命令，你也可以改成自已觉得顺手的其他组合。

省下了频繁的右手从鼠标到键盘的来回移动时间，你会觉得画起图来神清气爽！

其他软件也一样有很多节省时间的小窍门，浏览器、输入法设置好了也能节省大量的时间，有空的时候再慢慢整理出来和大家分享。

希望今天的分享能够帮助大家打开思路，找到适合自已操作习惯的方法！