4.1.12 自我纠正的系统:案例
自我纠正是自主管理的真正核心所在,如何创建系统、落实一些措施,从而让组织系统可以实现自我纠正?
让团队直接面对其工作的产出,让他们得到直接的反馈,即直接因自己的工作而获得感受,或骄傲 或痛苦。一般都需要大家有一个共识的标准:工作如何算做得好,人们会得到一些数据,定性的数据,或者定量的数据,来评定我们是否处于健康区间以内,然后,大家一起沟通交流,让改变发生。
下面拿6个案例和一些企业应对的方法,引发一些大家的思考
案例1
想象一下,有这样一个团队,团队的工作绩效开始出现滑坡,可能是因为有些成员之间相处得不好,他们开始变得消极,上班也开始迟到,也可能是因为他们缺乏胜任工作所需的技能,不管什么原因,团队的绩效出现下滑。这个团队如何自我纠正,而不需要一个管理者来介入?
博组客提供了一个非常美妙的案例,他们有许多平行团队,成百上千的平行团队,成员都是护士,有一个财务指标对博组客而言非常重要,这个指标就是所谓的“生产率”,生产率基本是指,每周40个工作小时里,一名护士一般有多少个工作小时,可以从政府的医保系统里报销,他们设定了一个非常简单的东西,就是60%的标准,即每周40小时当中的24小时,能够从政府医保系统报销,达到这个比例,组织才算健康,整个系统运转良好。
博组客处理这种问题的方法很简单,每个月会公布一份报告,所有的团队都名列其中,按照生产率排名生产率最高的团队,可能是这样一些团队,生产率高达70%,甚至80%。也有团队的生产率是60%,也有团队的生产率低于这个健康标准,可能有些团队的生产率只有50%,40%。
看到团队生产率只有40%,团队里就会至少有一个人站出来说,“嘿,伙计们过来,我们得开个会。发起自我纠正。在博组客,还有很多教练,支持各个护士团队,教练们也会看这份报告,看看生产率排行榜,会说“嘿,我这里有一个团队生产率只有40%,而不是健康标准的60%,我来給他们打个电话,就说”嘿,伙计们你们遇到问题了,有什么我可以帮到的吗?“教练这样的介入也很有帮助。
案例2
想象一下,有几个平行团队,其中一个团队工作量太大,其他团队的工作量又太少,于是,有些人的生活真的很惬意,而另一些团队的人则忙得四脚朝天,这样的系统如何自我纠正呢?
FAVI为例,FAVI里面有很多迷你工厂,有服务大众汽车的迷你工厂,有服务法国标致汽车的迷你工厂,有服务奥迪汽车的迷你工厂,等等。每天早晨那些迷你工厂的团队,每个团队派一个代表,迅速会合站着开会,只是交流信息,比如你那里情况怎样,我这里情况如何,(有人说,)“我们今天和明天需要再多两个人手”,另一个团队的代表就说,“哦,我想我能腾出人手去帮你”。这个代表回到自己的团队,就会说:“嘿,我们这里有人想去和他们一起干活吗?他们真地急需两个人,有人想去那儿吗?”愿意去的人就会加入那个团队。就这样,5分钟的会议就搞定了。系统就是这样运作的,他们每天都这样做,取决于情况变化得有多快。
问题是通过一个会议解决的,对话交流是重点,只要有这样的交流,系统就能自我纠正。
案例3
让我们想象一下,客户真的非常不开心,抱怨我们的产品质量,抱怨我们没有按时交付。
在这种情况里,要解决问题,有时就需要直接改变组织的架构。那是一种方式,具体做法是,每个相关的人,每个为这个顾客工作的人共同组成一个团队,直接面对那个顾客。
FAVI采取的做法是真正彻底地改变了组织的架构,如我所说,FAVI现在用这种迷你工厂的运营方式,服务大众汽车的迷你工厂,服务标致汽车的迷你工厂,和这个客户相关的每个人都在服务。该客户的迷你工厂里,比如有两个人做生产制造的工作,相关的销售员也在那个团队里。于是,那个行业每周更新订单,每周,销售员都会亲自和那个团队坐在一起,销售员来到工厂,就会迅速召集大家开会,销售员会说,“我拿到了订单,他们订了这些数量”。立刻所有人都说“嘢!这个订单太棒了!”或者说“嗯,为什么他们订得这么少?”然后他们立刻就会感受到这个订单引起的开心或者不开心,然后他们当场就决定“我们可以承诺哪天交付呢?”他们一起共同做出对客户的承诺。所以现在,他们真正想确保他们能够履行承诺,在过去的三十多年里,在FAVI从来没有一个订单被延迟交付,工人们会感受到那份荣耀“我们从来不延迟交付订单”。他们共享一个规则“我们从来不延迟交付”。
FAVI有个团队由于遇到一些问题,要延迟交付了,团队自行决定租用了一架直升飞机,把产品运去给客户这样他们就做到了准时交付。那是他们的荣誉所在客户打回电话給FAVI公司,说我们也不需要东西那么快地送到,你们本不需动用直升机。但FAVI的员工说“我们这么做不是为了您”“我们这么做是为了自己的荣誉”。
案例4
我们有个创新项目,我们已经在这个项目上花了大量的时间,已经开展了可行性研究,还投入了研发资源,突然,好像这个问题,这个项目看着越来越希望渺茫,系统怎么应对这个情况?
VALVE是世界上最大的电脑游戏开发商之一,这里的电脑游戏都是大制作,预算的规模不亚于好莱坞大片的预算,有些游戏开发项目规模巨大,他们的做法让你听起来不可思议,如果你对手头的项目不再有激情了,就带着自己的椅子离开这个项目组,去别的项目组工作,因为他们发现,这是最好的方式,可以一目了然。一旦人们感觉这个项目不是真的前景光明,不会有什么结果,每个人都会离开这个项目,立刻换到别的项目组里去,这是你能达到的最快速的自我纠正。所以,那个规则非常清楚:不喜欢哪个工作,就离开它!
然后可能出现两种情况,要么人们看到每个人都在离开某个项目,没人想对这个项目施以援手,wow,太棒了,我们不要去救那个项目,那个项目肯定完蛋了,要么也许有人说,不不不,这个项目确实至关重要,我们得救救这个项目,于是人们就开始对话:“好吧,那要挽救这个项目,我们需要做什么?”
案例5
还有一个简单的情况,每周我们都要开一些例会,而有人实际上感觉那是浪费时间,这种情况怎么办?
有些例会让人觉得好像在浪费时间,很简单,你就可以应用同一个规则,谁觉得某个会议是无用的,走开就是。毫不夸张,你就直接站起来,不用道歉也不用说什么,走开就好了,把这个做法定为一个大家共同遵守的规则,这是系统开始自我纠正的最好的信号。
或者我们不妨就取消那个会,或者如果那个会确实有重要的事情要谈,但我们没有很好地把它带出来,有人就会说,“好吧,伙计们”显然那个会没有奏效,但那件事情还是很重要,我们重新安排了一个新的会议,请务必参加,人们就回来参会,发现确实很有用。
案例6
最后一种情况,有一些在支持部门工作的人,比如,人力资源,质量控制、审计,或者其他职能部门人员,说实话,不觉得这些人在为组织创造什么价值,这种情况下,系统怎样自我纠正?
FAVI公司有个年轻人,他是一个机器操作工,但他充满好奇心,又兴趣广泛,他说,“我真正想做的事情是在全世界寻找新技术和新的供应商。”比如,我想坐飞机出去看看印度和中国在发生什么,看看那里有什么新技术,什么可以为我们所用?”于是,他提出建议人们只是说“好的,我们就这么做一阵子。你知道这是个临时的角色,如果这个角色能給组织增值,你就继续担任;否则,这个角色就消失“。
于是,他采取的做法是 他每个月回来公司一次,在一个周五的早晨,他会召开一个会议,他邀请公司里所有人参会,会上他会做演示报告,介绍最新的客户、最新的技术和供应商,都是他在外出期间发现的思路,如果人们周五会参加那个会议,说明这个会是有价值的,是很棒的,他那个角色就可以继续存在,如果没人来参加会议,那显而易见那个角色没有增值效果,他就回来继续做机器操作工。
最后
每一个案例,你都可以用很多其他的方法来处理,分享的做法只是激发大家的思考。让你看到能帮助系统实现自我纠正的方法,真正是精彩纷呈,可以像博组客那样用数据和报告,可以通过不同团队的人聚在一起,开会五分钟,或者通过改变组织的架构,也可以通过建立共享规范,任何事情你如果没兴趣,就抬脚离开,或者通过建立临时角色的规则,也可以是其他的方法,但最根本的问题是,你能否对系统进行重构和设计,从而让人们能够迅速发现信号,随即采取相应行动我希望这个分享对你有帮助。