说到项目工时管理系统可能有些员工不一定那么熟悉，有些员工可能会问什么是项目工时管理系统？它有什么作用？那么今天就给大家说说项目工时管理系统的作用、价值以及实施方法。

工时管理系统主要用于记录、统计和分析员工在项目或非项目上的各项工作任务内容及所花费的时间，并且可以采集项目标准工时，考核员工绩效，核算项目人工成本，以及优化项目资源分配等方面的优势。核心功能大致包含：工作日历管理、项目信息维护、项目计划、员工忙闲状态、工时录入、工时查询、工时预警及人工成本核算等功能。

工时管理系统的价值，大致总结如下几点：

1.能够把实际项目及非项目活动相结合，帮助企业更高效地管理时间，掌握员工工作时间内的效率、效能和成果，从而提高员工工作效率，降低人力成本;

2.有效管理和控制项目的进度，优化各个项目人员的分配、分工，节省项目人力成本支出；

3.增进团队协作与沟通，可以降低项目执行过程中团队沟通成本；

4.可以实时有效的掌控、以项目为核算单位，统计和分析项目或员工的工时及人力成本，实现成本管控；

5.加强或改善对异地分公司，包括中、长期在外项目员工的项目工时和工作管理；

6.让工时统计和项目成本核算人员得以解放，可以实时统计项目工时和人力成本的统计汇总和报表打印；

7.通过分析各部门的工时数据也可以优化部门人员结构，预测部门人员需求，对人力资源部招聘新员工提供了非常有价值的参考依据；

8.可以更加高效地完成项目工时记录、审核和统计分析操作，可以花更多时间去服务项目，为公司赚取更多利润。

企业要推行一套工时管理系统，只有按照正确的实施方法，才能把工时管理融入到企业现有的管理体系当中，从而发挥工时管理的应用价值。

本文以「AceTeamwork工时管理系统」项目实施过程作为介绍样本，分享给计划实施项目工时管理系统的企业作为参考。

软件实施过程，可以总结归纳如下几点：

一、项目启动会

项目启动会的作用是让项目甲，乙双方对该项目的整体情况，如：项目背景、项目范围，实施计划及项目团队成员等信息有一个清晰的认识和了解，让项目双方清楚各自的职责和义务，方便在项目执行过程中双方能够给予的支持和配合，从而让双方就项目推动的相关事宜达成共识。

项目启动会时需要注意：

1.项目启动会议的前期准备工作要到位，比如：需要明确项目目标和最终交付成果、项目团队成员及其责任、制定初步项目计划等；

2.项目启动会议文稿的组织、会议的形式、各发言人的临场表达也非常重要；

3.项目启动会信息展示而不是讨论，一般时间都比较短，因此一些需要与会各方认可或承诺的事宜，需要在启动会议前沟通清楚，否则会严重影响启动会议的效果。

二、需求调研及蓝图设计

需求调研对企业信息化系统的实施起着决定性的作用。只有进行充分的深入调研分析，才能设计出一套满足用户需要的业务蓝图。

需求调研时需注意：

1. 调研前期使用的资料需要准备，同时需要完成调研计划的确认；；

2. 调研和提纲都应有层次和连贯性，按业务流程的顺序进行梳理和调研，不仅限于合同中的产品模块范围；讨论的议题不要有大的跳跃，要从粗到细逐步分解；

3. 调研者要充分的让用户讲话，这样用户才有兴趣把自己知道的事情完整有序的讲明白，而不是调研者在喝独角戏；

4. 调研方需要复述客户需求，把需求合理化、简单化；

5. 要尽量结合标准产品的功能在调研过程进行引导；比如：产品中无法实现的不合理需求要尽量通过变通的方式解决，引导。

三、数据初始化

数据初始化是确保系统正常运行的基础保障，只有将数据相关全部初始化完成，软件系统才能正常运行。

数据初始化时需要注意：

1.数据初始化工作要完整且尽量满足企业需求，防止后续会对系统的运行产生影响；

2.数据初始化成功后，在软件演示系统前，建议进行数据库备份。

四、关键用户测试（UAT）

关键用户测试是衡量一个软件企业整体水平的重要指标之一，另外关键用户测试也是软件质量的最终保障，乃至项目能否成功的重要因素！

项目在上线前需要经过全面的测试，保证功能的完整性，不至于上线后因为客户反馈问题频繁影响客户的使用，及项目整体工作效果在客户中的印象。 

关键用户测试时需要注意:

1.应尽可能多的了解测试的产品，按照模块、按任务列出测试提纲；

2.测试后及时讨论很重要；方便发现问题有效达成共识，确定解决方案。

五、上线前使用培训

上线前使用培训对整个项目的实施推进至关重要。培训可以使员工能够熟练的掌握和使用软件，从而保障整个系统的顺利运行。

上线前培训时需要注意：

1.培训前需要确定使用软件的人员；如果上线的功能模块是不同操作人员操作，且不同人员之间没有操作的重复项，那么建议按照操作人员的不同进行分批次培训；

2.培训过程中需要针对不同的对象采用不同的培训策略；可以重点培训系统管理员、核心部门和核心岗位人员，这些人使用的功能比一般用户多、更加复杂，也可以通过这些核心人员带动企业全体员工对软件的使用；

3.培训方式可以采用由点到面、由易而难的方法；先从一个个单一功能进行培训，最终实现大部分功能全员化、熟练化。切忌将所有功能模块流水账般的、不分重点的培训；也可以从简单的功能渐渐过渡到比较复杂功能的使用培训。

六、上线运行及支持

培训完成后，不是结束。软件上线运行过程中的日常使用问题解答也很重要。还必须要有专人负责维护。一方面是要保障系统的正常运行，另一方面是要及时更新项目和员工信息，保证员工可以正常填报工时。最重要的是，在员工还没有习惯填报工时记录之前，还需要各级主管积极督促本部门员工及时填报工时记录，并进行审批，保障工时记录的及时性和准确性。

伴随着项目的推进，可能面临客户需求的调整、项目组人员的调整、客户重视程度不足等问题，作为项目团队推进项目顺利上线，体现项目价值保障项目验收是至关重要的。

上线运行及支持时需要注意：

1.在项目推进过程中需要确认的项目事宜均需要有文档落地记录；

2.明确在本期项目中需要在什么时间节点完成哪些工作内容，多方达成共识，避免在后续推进的过程中出现不必要的摩擦。

七、项目验收

项目验收，也称范围核实或移交（Cutover）。它是核查项目计划规定范围内各项工作是否已经全部完成，交付成果是否令人满意，并将核查结果记录在验收文件中的一系列活动。

「项目工时管理系统」的成功落地，除了与实施团队的实施经验有关之外，还与产品、配套的管理制度、老板或管理层的重视和支持等相关。需要把项目工时管理系统落实到企业的每一个人，这样项目工时管理系统才能更好的在企业中进行渗透！从而更好的推进项目工时管理的普及和推广，提高企业办公效率，增加企业效益！

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