项目管理的三大主要内容为项目进度管理、项目质量管理和项目成本控制及风险管理。
围绕着这三大主要内容,再延伸细分,可以扩展到:供货范围管理、项目进度管理、收付款管理、成本控制、质量管理、人力资源协调管理、风险管理、技术准备进度管理、采购进度管理、生产进度管理、项目沟通管理、项目整体管理等等。
项目进度管理的范畴包括:计划管控、进度协调、进度报告、计划拖期预警等。
项目启动先制定的是项目多级计划,而严格执行项目计划是保证项目按时完成的保证。
在项目执行过程中,会遇到很多偶然和不可控的情况,每个项目计划都会多多少少需要调整的,根据项目交付日期留出一定的项目浮动期,以避免遇到偶然和不可控事件的时候,有一定的周期周转处理。
事实上,任何一个投资人,对每个项目的投入直至运营,要求时间越短越好,越能够尽快收回投资获得收益,所以项目周期往往都被压缩得非常紧,浮动期几乎被压缩到零,甚至为负。
那么项目执行过程中,除了一些不可避免的事件以外,我们更希望的是越少出现人为的差错越能够保证项目进度,那么项目拖期预防措施无论如何都是非常必要的了。
01 项目的预警机制
项目预警机制,控制的是前端,而不是后端:
- 项目启动时间即是技术准备启动时间,所以技术准备的预警,应该放在技术准备完成并交付前;
- 采购进度预警时间,要放在下采购订单前和交货前,而不是交货时间
- 生产进度预警时间,要放在零部件生产时间前和交货前
对于一个制造型的企业,项目管理主要针对的是以下三大块儿长周期的管理:技术准备周期、采购周期、生产周期。
技术准备进度预警点和控制点见下图:
采购进度预警点和控制点见下图:
生产进度预警点和控制点见下图:
02 ERP的应用
为了降低项目管理的失误率、提高公司项目管理的水平和管理效率,现代化工具ERP的应用,虽然投入大,但是非常值得。
ERP应用得当,可以实时汇集保存采购、生产、财务、计划等等项目管理过程中的数据,清晰地反映出项目管理过程中的各种漏洞,汇总出项目数据。
根据ERP中的这些数据,可以报告出项目的进展、成本控制、项目完成的质量等等的真实情况,有利于公司高层有针对性地进行公司内部管理的改善和提高。
ERP对于提高公司人员之间信息交流有效性,也起到了非常可靠和高效的作用,数据都是实时更新的,大家在一个公共的平台上工作,数据共享。
ERP还可以用于制定项目的多级计划,与技术文件管理系统建立关联,实现技术文件与ERP之间无缝导入和导出----传输,实现对每一件零部件的数据和信息管理,减少人为的失误。计划、采购和生产的基础数据来自于精准的技术文件体系。
ERP中的多级计划功能,还可以设计出项目计划预警系统,对技术准备、采购和生产进度三大进度周期,实现有事前预警和控制。
如果ERP无法实现预警系统的建立,可以利用的excel工具中的各种公式、函数及程序,设计出所有零部件的项目计划预警工具,难度也不是很大,基础是ERP数据库。
03 预防大于监控
项目进度的监控,是事后行为。项目进度拖期预防,是事前动作。
把预防措施做足做好,防患于未然,将对项目执行起到非常重要而且关键的作用。
对于项目执行,如果想防止尽可能多的漏洞,得先知道常常存在的那些漏洞:
各项计划制定得不合理;
零部件漏采购;
采购订单下晚了,导致拖期交付;
生产过程中前项零部件没有采购或制造齐全;
有质量的零部件还没有处理好,不能交付下道工序使用;
成本比价预警;
财务风险预警;
项目时间失控;
项目真实信息传递不实,等等。
针对每一项漏洞细节,都采取制定预警系统,实现填补所有项目执行过程中可能发生的漏洞。
项目管理是个高技术工种,不但需要心细胆大,还要有很好的产品知识、沟通能力、协调能力、危机意识、时间管理能力和财务意识等,思路清晰,表达清楚,逻辑性强。
项目管理又需要高技术管理能力的活儿,在国外,一个好的项目经理,可以与副总裁一个级别,有权利调配多方资源,甚至资金资源,具有很强的管理技能。