120190524 如何办好一次学术会议——会场的时间控制 040

参加过几次图书馆组织的会议，整体的感觉就是时间观念不强，会场时间控制比较差。我自己组织个多次比较大型的学术会议，参数人数100-300不等，两天的会议一般报告超过30个，在这种情况下我们的时间控制大概是半天的误差不超过5分钟。

怎么控制好会议报告的时间呢？以下是几点具体的建议：

第一：在报告人的正前方，放一个大一点的显示器，用于显示倒计时。其实有的时候报告人延迟也不是故意的。

有的报告人不是那种经常讲课的人，他通常也不知道自己讲了多长时间，他没有非常明确的时间概念。到底是讲了5分钟、10分钟、还是20分钟，可能自己没有感觉。所以如果想控制好时间，最好的办法就是给报告人提供一个及时的反馈。具体的做法也非常简单，就是在报告人的正前方放上一个大的显示屏，显示一个倒计时，让报告人随时可以看到他的报告，还剩下多长时间，

第二：时间控制不好，主持人要承担责任，建议主持人开始就说明时间的明确限制，并提醒大家遵守。

时间控制不好，我觉得和主持人有极大的关系。专业的主持人应该在报告剩下几分钟的时候要主动提醒报告人，或者从座位上站起来，通常报告人看到一个大活人站起来就知道什么意思。如果报告人选择无视主持人，主持人可以走到报告人更接近的位置。主持人如果做老好人的话，就是对所有听众不负责任。所以我觉得主持人要专业一点，这个专业就说你要为会议的顺利进行负责，你要为所有听众负责，你要保证会议的安排正常进行。

为了避免尴尬，建议一开始主持人就明确说一下时间的限制问题。

第三：作为报告人应该有责任去遵守会议的安排。

遵重安排而不应该随意发挥，拖延时间。我觉得这也是树立个人良好形象的机会。并不见得你讲的时间长，就会给别人留下更多的印象，想反，不遵守时间，讲的太长了，可能会给别人带来一些反感，给人留下缺乏专业素养的印象。

以上都是对事不对人，不是针对某个人的。是对会议负责，是对所有的参会人负责。

以下是具体怎么做的一个建议：

1、建议会场专门配一个计时的人员，最好是实时倒计时，随时可以看到剩余的时间。

a  传统的方法是举牌子，比如说25分钟的报告，剩下5分钟把5分钟牌子举一下，还有3分钟，还有1分钟，举不同的牌子，这样做其实会造成干扰。我个人不推荐这种方法。

b  我办会使用的方法是，在报告人的正前方，放一个二十几寸的显示器，上面显示一个倒计时。有一个人专门的人负责控制一下时间。如果没有专人，主持人可以代劳。这种方法的好处是报告人随时都可以看到时间的进度，剩余的时间。而且显示器由于背向听众，不会影响听众。另外，显示器始终放在那里，减少了突然举牌子的干扰。

c  我们之前还用过一个方法，就是在会场的后方，就是所有观众的后方，用投影显示一个大的倒计时器，这也是一种方法，保证报告人始终可以看到。

d 如果上面的方法不便，也可以用一个小的倒计时器，放到报告台上，确保报告人随时可以看到。

e 如果再没有的话呢，其实可以在PPT上显示一个倒计时，我觉得这也是不错的选择。除了排练计时之外，还有很多工具可以实现倒计时。时间快到了，在屏幕上会直接显示提示，好像叫PPT倒计时的小工具。

f 报告人自己去设置一个倒计时也是有必要的，这样显得更加的专业。

2  主持人一定要有时间意识，什么时候开始的，该什么时候结束，都要心里有数。

控制好时间不要觉得我是对报告人不好，你不控制时间，是对所有与会者的不尊重。我要是报告人，主持人不提醒，我觉得我会对主持人心存记恨。也许这是主持人的阴谋，故意破坏你的公众形象。

其实问题并不难，只要你愿意去做的话，一定会想到办法。

3 我们还有比较狠的一招就是定时。时间到了之后自动切到了其它屏幕上，这样报告人就没有机会去讲了。

其实很多正式的答辩，包括向国家一些大的项目答辩，很可能就10分钟时间，你必须讲完。我觉得控制时间也是考验一个人的能力，怎么能在短的时间阐述清楚你要表达的观点。

一个成功的报告往往并不是越长越好，所以一个优秀的报告人要根据时间来安排自己的内容。

因为时间是之前预定好的，不要觉得我时间太短没法讲。我做过比较大场合的报告从15分钟到一小时都有，或者我做培训几天都可以讲。时间短，就只讲最核心的，或者只挑选一部分讲。

4 我常使用的计时工具是蛋蛋计时器（egg.exe）。

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这是《如何组织一次学术会议》专题的一部分内容。下一篇文章介绍：如何组织会场的讨论。

包括如何明确讨论方向，激发创意，现场头脑风暴等等。