156-《番茄工作法》读书笔记

这是李婷365日写作计划第156天的写作内容

本书主要讲述了什么

本书讲述了一种以番茄计时器为工具的工作方法。番茄工作法是一次只做一件事,并且它的特点是强调承诺,这是有别于传统工作清单的地方。

细节上是如何安排的

本书分为七章,第一章讲述了番茄工作法的工作形式是一次只做一件事,第二章讲述了番茄工作法的科学背景,第三章讲述了具体的番茄工作方法,第四章讲述了番茄钟的中断问题,第五章讲述了预估,第六章讲述了如何应变,第六章讲述了多人如何运用番茄工作法。

一次只做一件事

我最近总有时间不够用的焦虑感,明明有很多重要的事要去做,但却一直迟迟不去做。在我的这种状态下,是既想偷懒,又想一次做多件事,提高效率,早日完成。可以想象一下,我既想多睡一会,又想马上去做饭和读书,然后几分钟后,我依旧在床上,也许我在梦中同时做饭和读书,显然很荒谬,但这就是现实。

番茄工作法告诉我:一次只做一件事。
这样我的大脑才是集中精力的,我才是专心致志的。如果你同时进行几件事,首先是工作记忆容量有限,各种事物占据大脑,难以集中精力开始一项工作,然后是各种工作的切换是需要时间的,这会花费不少时间,得不偿失,最后是自己不能忍受多种工作的频繁转换,这会消耗到意志力,从而不足以开展下一项工作。

大脑及其工作原理

人脑的结构可以分为四个层次:脑干、边缘系统、皮层、额叶。

人类的大脑每小时消耗2克葡萄糖(相当于1块方糖)、150公升血流以及3公升氧气。虽然我们的大脑只占到体重的百分之二,它却要“吃”掉百分之二十的氧气。

人体器官的运转各按其时,这些节律既是促进也是限制,从出生那一刻起,直到有天我们死去。例如我们的脑电活动、心电活动、呼吸频率,还有我们对食物和休息的需求,会因时而异;就连激素水平也会按照一份时间表循环变化。

番茄工作法

方法很简单。选择“今日待办”表格中最重要的工作,扭启番茄钟到25分钟,开始专注于 这项活动——仅此一项。

番茄工作法分为五个阶段。
计划:在一天的开始,开始计划一天的工作,从“任务清单”中选择最重要的活动填入“今日待办”表格。“任务清单”是你这段时间想要做的任何事,不用分优先级。“今日待办”是对今天的承诺,就是要计划今天要完成的事,是按照重要性原则从从“任务清单”中选择。

跟踪:确定了“今日待办”,然后开始扭动番茄钟,收集番茄钟的指标,可以是中断次数,也可以是番茄数量。

记录:在一天的任务结束后,将当天的数据归档,写入“记录”表格。

处理:从所记录的原始数据中提取有用信息。例如,一项任务完成所需的番茄数量,或者一天总共可以完成的番茄数量,或者是一个任务平均中断几次。

可视化:最终你要将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。例如,在计划阶段,我预估任务1完成需要4番茄钟,但实际完成需要6个番茄钟,那么下次相同的任务我就计划6个番茄。

中断

在番茄钟内,是不应该切换任务,也不应该停止当前活动,但我们却经常遇到无法控制的中断。例如,突然想到要去打扫卫生,或者朋友给我打电话。这样的情况不能够人为控制,所以要了解中断下的解决方法。

面对中断的三种态度

首先,我们要明白:中断是常态。新的需求不断冒出来,我们要避免“后进先出”(Last-In-First-Out,LIFO),不然排在末尾的事总是先去做,原本计划好的事却一件也没有完成。

也有人的做法是大计划先行(Big Plan Up Front,BPUF),就是按照计划来,不改变。

第三种做法是既接受改变,又给你专注于履行承诺的时间,并且周流不息。

中断策略

中断分为两种,一种是“内部中断”,是心智发出信号,让自己去做当前活动外的事,一种是“外部中断”有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复。在番茄工作法中,对两种中断,有不同的处理策略。

内部中断的处理策略

内部中断来自内部的本能,是自己想要拖延,是懒惰的表现。

应对内部中断的策略:接受、记录并继续。

例如,我想起要去打扫卫生,这是一个新需求。我首先在心里接受她,并记录在“今日待办”表格的“计划外紧急”标题下,然后,在“今日待办”表格当前活动的右边,我画了一个撇号(')。这是为了做跟踪。撇号代表一次内部中断。然后立即继续你手头的工作,避免真的被打断。

如果打扫卫生这件事一开始就没打算今天办,我会直接把它写到“活动清单”表格中,在它左边加一个“U”,表示这是计划外事件(unplanned),并且标一个最后期限。

某些内部中断是没法阻止的。

急着去洗手间的时候,就得去。如果去之前你看了一眼时间,当前番茄钟还剩10分钟,那回来后还能继续完成剩下的部分吗?不行。所以当前番茄钟作废,重新开始一个番茄钟。

外部中断的处理策略

生活中经常遇到外部中断,我们不可以简单粗暴的对待方式,那只会让外部中断变成烦恼。外部中断具有互动性,我们需要一个方法来减少中断,但并不是拒绝帮助同事的理由。

外部中断的处理策略:保护番茄钟

外部中断要抢走你的注意力,而你要保护番茄钟,将注意力留给所承诺的工作。所以必须“扭转”番茄钟和中断之间的依赖关系。

总之,应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称,来跟踪记录每次中断。
处理外部中断的策略,由以下四步组成。
(1)告知:“我手头有事,正忙。
(2)协商:“周五再帮你做,行吗?”
(3)计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。
(4)答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。

预估

预估和测量在番茄工作法中必不可少。如果没有它们,每天要做计划是很困难的。

在活动清单中,我们需要为每项活动预估最终完成所需的番茄数目。预估的准确性是在不断的训练和积累下才能提高的,我们每天预估,是为了未来计划的准确性提高,减少误差。

这种日积月累的预估,就是群体的智慧,比任何单人的单次猜测都强大,而通过反复对情况进行重新评估,你也可以做出你自己的“百万大决定”。

假如一项活动预估超过7个番茄钟,说明它太复杂了。需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行,各自有预估值。活动越大,预估越不准。

如果一项活动预估不够1个番茄钟,则可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成,只是表示时间花费小于1个番茄钟。

稍后在选择活动填入“今日待办”表格时,可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起,将它们写在同一行,当作一个活动来对待。

应变

“工作周期=25分钟”?

25分钟并不是研究证明了的最佳工作时间长度,工作时间的长短取决于自己,工作的内容等等。

周期越短,完成的次数也越多。如果经常遇到中断,你就应该考虑缩短番茄钟的长度。每一位番茄工作者都有自由去体验、改进,找到自己的最佳步调。但我强烈建议在一开始使用25分钟的时长,而且在某个固定长度至少要坚持两星期。频繁修改番茄钟的长度,只会破坏你的节奏。

“休息时间=5分钟”?

番茄工作法的默认时间表中,每隔三个短休息就要有一个长休息,但不是强制性的,而要根据你的角色和工作内容而定,包括工作场所和个人状态。

长时间休息会失去节奏,不休息会是工作质量下降。此外,长期休息和短期休息的随意搭配,会让你有点懒得扭启番茄钟。开始工作的准备时间会增加,这些都与生物节律有关。

团队

我们一直把番茄工作法视为一种针对个人的时间管理方法。但它具有应变能力,用途也不限于孤立的个人。番茄工作法也适用于协作环境——如双人组合、会议和多人团队。

限制时间的会议

用白板列出会议要包括的全部活动,或全部预期成果。然后给它们按优先级排序,列出一二三。接下来扭启25分钟番茄钟,齐心协力地投入第一项活动。

番茄钟一响铃就立即停止。如果在番茄钟期间,会议议程已经完成,齐心协力试一试过度学习。大家可以回顾成果、尝试改进或者延伸思路,直到番茄钟响铃。

团队文化

每个团队都得确立自己的文化。这里说的文化,意思是“我们的做事方法”。

为了促进团队内部沟通,队友之间请教问题可以不计入外部中断。

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