参加头马例会时,我在记什么?

参加头马例会时,我在记什么? ——《如何做会议记录》第二弹
作者:Ivy Chen Jinan XDFTMC Secretary
Jinan West TMC VPE

这周二例会后,有位会员很好奇的问我,“你在会议中都记了些什么? 记录是只记关键词,还是全部都记?”
正巧这次会议记录做了些新的尝试,个人想法与大家分享,也是对这两个问题的回答。
一句话概括,我倾向有重点,有取舍听会交流给予反馈

会议记录.png

以我个人此次参加周二晚会议为例,首先说明,身份是俱乐部VPE教育副主席,个人目标:最近想要练习会议主持人TOM和个人备稿点评IE。

听会:

【备稿】 假设我最近想要做项目四,此次正巧有CC4。我认真读手册要求,会议期间重点听这篇备稿,它的结构,内容,呈现。

会议角色】**
假设我最近想练习总主持,那我重点听这次的总主持是怎样做的?

  • 如果我之前没做过这个角色,我会观察 这个角色在会议期间的基本任务(总主持 会前 与角色沟通,尤其是各位备稿和即兴主持,会中 与时间官配合,无缝隙串场, 会后总结复盘 )
  • 如果我做过这个角色,我会更关注细节 比如之前我没做好的点,观察这位会员是如何处理的?

【榜样】 某位参会者的某个角色做的非常好,这次会议他恰好担任这个角色,也可以重点听。

交流:会前会中会后

**会前 ** 角色辅导 重点是新角色及比较积极主动的会员
会中 观察,倾听,记录
会后 给予反馈

会前 明确目标 积极准备

【明确参会目标】:以终为始是高效能人士七个习惯之一,所以做事之前我训练自己明确目的和关键结果。
如周二晚上我的目的
角色:重点练习TOM,关注IE,尝试用视觉会议的内容做会议记录
会员:重点关注我的面条
官员:1. 邀请S做VPE助理 2.是否召开官员会议 3. 与其他馒头沟通,多和最近不太参会的会员交流

【会前准备】:熟悉流程表,准备串场词,提前到场,和会员交流

会中 聆听观察
  1. 把会议目的放在醒目的地方,不断提醒自己
  2. 会议中如何记录?(这是我设计的表格)
Ivy例会用表格.png

我习惯分为 几个【模块】

  • 会议目标
  • 记录模块
  • 我可借鉴的点
  • 行动计划
  • 休息期间待处理 (要做的事 重点沟通的人)
    反馈一般占据纸张的左2/3,其他三点 在右1/3

【如何记录?】是否全部都记?最近受视觉会议的启发,开始使用关键字,符号和逻辑线记录,简单,便于回忆,有助于提高参会质量

【休息时间 】根据此次会议期间列出的待处理的事件,我会选择性与会员沟通。

会后 反馈

【会议复盘】 自己先复盘,再邀请会员(尤其面条)做复盘
【反馈】 观察会员在复盘时,如何自我评估,根据个人经验和精力,给出适当建议。

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