Scrum被誉为“管理学的诺贝尔奖”, 微信、京东、华为、通用电气、Twitter、FBI一致采用“敏捷管理法”,尤其是张小龙特别推崇。有的企业工作效率居然能改善8 倍,这就是方法的革命性所在。时代华商商学院整理出具体的可操作方法如下:
Tip 1:冲刺-集中全部精力,任何人不得干扰
20 世纪90 年代初期,麻省理工学院的新发明不断涌现。他们的速度之快可以归功于一个新规定。每3个星期,每个团队必须向同事们展示自己的工作成果。这是公开展示,任何人都可以过来观看。如果展示的成果不实用就会毙掉这个项目。通过这种方式,学生们不得不迅速做出新东西,而且最重要的是,他们可以通过成果展示立即获得反馈意见。
因此,当组建第一个Scrum团队时,团队便开始了“冲刺”。在一段较短的时间内集中全部精力,做出点成果,然后停下来,回头审视一下成果如何。
公司的白板上贴满了Scrum团队最常见的东西:便笺纸。白板划分为几个栏目:待办事项、在办事项、完成事项。在每一个冲刺周期内,该团队成员都会在便笺纸上写下自己本周内能够完成的事项,然后贴到“待办事项”那一栏。
在接下来的一周内,等到任务开始执行时,相应的便笺纸就会被转移到“在办事项”栏,完成之后,再转移到“完成事项”栏。在任何时刻,任何一位成员都能清楚地知道其他成员正在忙什么。如果制造出来的东西客户没法使用,那就不能转移到“完成事项”栏。
冲刺周期经常被称为“时间限制”。其时间跨度是固定的,必须具有一致性,你不能把一个周期设为一周,下一个周期却设为三周。必须设置固定的节奏,每个人都知道自己能在一个固定期限内完成多少工作。通常来讲,他们自己都会为完成的工作量感到惊讶。
一旦一个团队决定要完成某些任务,那么这些任务就锁定了,任何人都不能再给他们增加任务。干预和扰乱团队只会大幅放缓团队的工作进度。
Tip 2:每日例会-检查和挑战团队工作进度
Scrum主管,也就是负责执行流程的人,每天会询问团队成员三个问题:
1. 你昨天做了什么去帮助团队完成冲刺?
2. 今天你打算做什么来帮助团队完成冲刺?
3. 什么因素阻碍了团队的前进之路?
Scrum主管需要把团队内部的沟通情况全部记录下来,包括谁和谁沟通、信息流向哪里以及没有流向哪里等等。这类记录手法可以用来找出团队成员沟通的瓶颈,可以用来确定谁拥有的信息最多。“沟通饱和度”越高,也就是每个人对每件事知道的信息越多,那么团队做事的速度也就会越快。
需要注意的是,如果一个人有某个特定的头衔,那么他就倾向于只做与该头衔匹配的事情,而且会想方设法维护该头衔赋予他的权力,他往往会把特定的知识隐藏起来,不与团队其他成员分享。
而取消所有的头衔。大家要齐心协力完成工作,每个人都只是团队的重要成员。每一天团队的所有成员都要聚在一起开会,讨论他们的工作进展情况。这样一来,团队就有机会团结起来,应对挑战。
在敏捷管理下,公司召开每日例会有一定的规则。
第一个规则就是,每一天会议召开的时间是固定的。每个成员都要出席。
第二个规则是开会时间不能超过15 分钟。我们希望会议直截了当,直击重点。如果某件事情需要进一步讨论,那就先记录下来,在每日例会结束之后再做进一步讨论。
第三个规则是每个人开会时都要站起来,不要坐下。这样就会促使每个人积极交流,持续倾听他人的看法。这样还有助于缩短会议时间。
一旦找出问题,就必须立即予以解决。团队必须是雄心勃勃的,每日例会结束后这个团队要知道当天需要完成哪些重要任务,必须发自内心希望创造卓越。
Tip 3:改变看法-每个冲刺都是新机会
Scrum的一个重要意义就是改变你对时间的看法。实行冲刺和每日例会一段时间之后,你就不会再把时间看成一支径直飞向未来的箭,而是从周期性的视角去看待时间。
敏捷的意义是打消相互依赖性,促使他们主动想办法解决问题。在很多项目中,大量时间都浪费在了等待上,一个环节必须等另一个环节完成之后才能开展。我们要把所有人集合到一起,让他们迅速讨论出如何才能像一个团队一样合作。他们不再是各有一套技能的个体,而是一个努力把整个项目的“待办事项”便笺移到“完成事项”栏目下的团队。