如何让会议高效，而且闭环？

会议绝对是人在职场身不由己的最高频率的场景了。

不是在开会，就是在去开会的路上，这已经成为很多上班族不得不接受的现状，

什么每日报道会，每周策略会，每月战略会，季度总结会，但不管怎么叫，一次会议，

要么是基于过去复盘某一次项目，要么是基于当下拍板某一个角色，或是基于未来畅想某一种规划，不管是哪一种，我想高效这个词一定是所有参会者特别期盼的两个字，一次会议能给发言者的时间其实并不多，而且每个人除了发言自己表达，你还要听其他所有人的表达，所以在这种场景下，如果你为了表现自己滔滔不绝地发表长篇大论，结果就是大家根本抓不到你的重点，你浪费了大家的时间，做了一次无效的表达，怎么做才能让听众在最短的时间内明白你想表达的意思呢？这里就需要用到一个反习惯的思维方式叫做——金字塔结构

金字塔结构

结论先行，自上而下。

（1）这种表达方式有什么好处？

它会让听众迅速的接收到你想表达的重点，然后调动起他对这个结论的好奇，用好奇心来推动耐心听你讲完，得出这个结论的全套理由。

（2）为什么这么简单的结构我们会一直用错？

原因很简单，因为我们习惯的思维方式就是自下而上，从下面的最底层的通过种种的数据与种种的现象让我们不断的思考、归类，然后得出结论，可是有很多人在表达的时候就会完全按照思考的过程来表达，一样滴由下到上。但是这种顺序，你前面所有的铺垫本质上是在信息接受者增加记忆的负担，特别不利于他们获取到重点的信息。

案例：我们的营销策划案征集到了很多反馈，有人认为这次活动我们在造势上的预算还不是很充裕，也有人认为我们这一次活动的时候Slogan设计的特别好，还有人觉得我们这一次线上线下联动的时间点选的不太好，市场部的刘总监给了我们一个建议，他建议我们对前期的用户需求调研要做得更充分一点，活动可能往后延一延会更好一些。

你发现了没有，你每多说一句话，其实都在考验别人的耐心呢。

这是典型的自下而上的非金字塔结构的表达。

金字塔结构

这次活动我们可能会顺延一周再举行，针对目前的营销策划，结合大家的反馈，这一周当中我们会对用户的需求、预算以及线上线下联动机制，这三个方面作进一步的论证，很感谢在这个过程当中给我们提出宝贵意见的同事们。

AAR——After Action Review

行动后反思，美国陆军把AAR定义为对一个事件的专业性讨论，着重于表现标准，让参与者自行发现，发生了什么，为何发生以及如何维持优点，并如何改进缺点，AAR的形式，可以很正式，但是也可以很不正式，但重点是尽量让行动跟反思间的时间循环越短越好，也就是反思到行动，时间点的差距越短效果越好。

AAR涵盖的6个问题：

1、期望目标——我们的目标和意图是什么？

2、实际发生——实际上发生了什么？

注意哦，这里要真实的重现过去发生的事情，其实一点都不太容易啊，因为不同的人描述同一件事情经常是不同的，所以不是说有人撒谎，而是人类的知觉和推论过程本身就会出现很多偏差，所以这里教大家一个小方法，在描述实际上发生什么的时候，最好按时间顺序来重组整一天的事件，然后参与者回忆他们所经历的每一个关键的时间。

3、差距——期望的目标和实际的发生有何差距。

4、启发——我们从中有何学习和启发。

5、行动——如何将这些学习和启发转化为行动。这里的行动还可以分为短期，中期和长期。

6、建议——想想这些行动有哪些建议可以分享给别人的。

我这里需要提醒的是，做每一次会议的AAR都得有个主持人或者领导者，主持人和领导者的任务，是营造和维护一个聚焦。而且开放，安全客观的对话环境，会议组织者的角色是扮演一个促进者，而不是答案的提供者，所以作为一个AAR会议的组织者，话不要太多。

汉堡包模型助你理解

1、上面的那块面包就是你期望的目标，

2、下面的这块面包就是实际发生的现实，

3、中间的差距就是问题了嘛。

4、这些差距带给我们什么启发呢？

5、这些启发如何落实到行动呢？

6、最后一步，有哪些行动可以分享给别人的呢？

只要理解了汉堡包模型，其实你立马就能展开这6个步骤，所以不要急，要么你有问题清单，要么理解一下汉堡包模型就可以了。

当然讲到这里，我还有一个很重要的提醒，如果你们在开会的时候，这当中有某一个问题，唉，大家特别有兴趣，所以大家很想讨论这个问题，但是别忘了哦，

作为组织者和参与者，你别忘了控制大家的讨论方向，把今天会议的主题先完整的讨论完，按照我刚刚提供的6个问题完整的讨论，其他的点先做个标记，在这6个问题都讨论完了之后再来确定要不要加开一个会中会，针对刚刚标记的这个点，再来展开新一轮的研讨。

任何一次会议一定要闭环，而且还要为下一次会议的闭环留出新的抓手。

NBA——Next Best Action，意为下一步的最优行动。

有人说过叫做会而不议吧，不如不会，议而不决不如不议，所以，显然一次会议最终要有决议嘛。而这个决议可以是一个简单的关于是否的决定，但更多时候一个决议更多的会是下一步行动的决定，所以一次会议即将结束的时候啊，以后我建议各位不妨习惯性的来一句，这句话叫来我们来落一下NBA，并且这个MBA是做成清单体的表格哦，下一次会议时拿出上一次会议的NBA，来做下一次会议的AAR。

我要再复述一遍哦，否则你会乱。上一次会议结束时的NBA是下一次会议开始时的AAR。

于是会议就形成了一个闭环，一次完整的NBA应该包含的要素叫做5W2H。

5W2H=What、Why、Who、When、Where, How、How much

每一次的NBA都要基于这7个要素建立起一个表格，然后备忘给所有的参与者，每个人都应该清楚下一步最优的行动是什么，也就是会构建下一次会议AAR的素材，我想这是一次成功会议的基本要素。

总结：我一直在遵循着两个习惯，特别重要。

任何会议都要以AAR为开始，以NBA为结束。上一次会议的NBA就是下一次会议AAR的素材。

方法的魅力不在于他多么的有道理，而在于它落地可用，所以我特别希望你先用起来，用了一段时间之后，欢迎你再把效果和反思分享给我。

一个会议高效的最重要的也是最容易忽略的点——会前3问

1、这次会议的目的是什么？

2、如果不开这个会，有什么其他的方式可以更好的实现这个会议的目标吗？

3、在会议当中看到什么或者听到什么，就代表了这一次会议成功了。

千万不要小看这三个问题，这三个问题是我们从很多很多的问题当中萃取出来的三个我们认为最有效的问题，如果这三个问题你都能较为清楚的回答。我相信这个会议至少不会开成一次让参与者抓耳挠腮的。

任何一次表达前，你也应该习惯性的问自己三个问题：

1、接下来我要说的这段话目的是什么？

2、如果不说这段话，有没有其他的方式可以更好的实现我的目的？

3, 看到什么或听到什么，就代表我的表达不仅仅表了，而且还达了。

表是说出来，达就是想把你表达的意思说到对方的心里去，如果你有更好的方式可以直抵人心，那其实就没有必要表了，如果你有更好的方式让对方感受到你的目标。那其实你连话都不用说了，因为表是手段，达才是目的。

总结：

第一，金字塔结构，结论先行，自上而下。

第二，AAR叫行动后反思，AAR结构适合于所有人，不管你是组织者还是参与者，都不要让别人因为你的思路不清晰而浪费时间。

第三，NBA叫下一步最优行动，会让会议高效而且闭环，其实都很简单，但特别特别实用，但再使用都需要你在实践当中去磨练他。

第四，会前3问，你要知道有些会其实可以不用开，最高效的开会方式就是不要开嘛。有些话其实不用说，只要你有更好的方式能达到那个目标就可以了嘛。