《高效能人士的时间和个人管理法则》164 页
快速判断干扰类型的有效工具是“开门见山的问题”。这些问题仅仅是为了弄清干扰的要点:“嘟嘟,很高兴见到你,我能怎样帮你”,“什么风把您吹来了”,”我能为你做些什么“等。
当一个人打扰你,它们绝不会直接告诉你打扰的类型,所以你需要开门见山地问。本质上说,你是变被动为主动,成为”打扰“的人。其中隐藏的意思是快速地证明他们的打扰。他们会回答你它们的需求或者问题,你可以立刻估计必要的优先和时间去回应他们并作出相应的举动。
对于那些经常交流的人,可以通过设计“一问一答”的对话来避免干扰。这样做,你便可以阻止来自他们的干扰,除非这事紧急重要。
I:
"我能怎样帮你"
"我能为你做些什么"
"什么风把您吹来了"
当有人打扰你时,这些开门见山的问题可以快速弄清干扰的要点和类型,同时证明他们的打扰。通过问题,你可以立刻估计必要的优先次序和时间,去回应他们。
通过一问一答的对话设计,可以避免不少干扰。
A1:
前台接电话的工作是我一部分的工作内容之一,大部分的电话属于推销,比如招聘,专利申请,参展会等,这些都可以委婉的拒绝,有些电话会要求直接找老板,人事,财务,我有时会直接把电话转给老板和同事,事后证明,仍然是推销电话。
A2:
我意识到前台的工作就是要把干扰电话拦住,所以不管老板和同事是否在,我都先问一句,"您找的人暂时外出,我可以为您做些什么?"记录下对方的事由和联系方式,再统一的交给相关人员处理。这样做既可以把干扰挡在外面,节省时间,又不会耽误事情。