1.什么是四象限
四象限法则是著名的管理学家史蒂芬科维提出的一个时间管理理论,这个理论把事情按照重要和紧急程度分成四个象限:重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急。
一般我们会把精力放在第一象限和第三象限,因为迫在眉睫,所以我们就活成了一个救火队员,每天疲于应付层出不穷的问题。有的说不定还会从这种忙碌中产生一种成就感。
实际上,紧急的就是重要的吗?真的有那么多重要而又紧急的事吗?是不是在事情还处于第二象限时,因为不那么火烧眉毛,所以觉得不够重要,所以最后慢慢变成了一件重要而紧急的事,所以第一象限大多是第二象限过渡而来的。
2.处理四象限的原则
第一象限:立刻去做,没什么好说的。但我们生活和工作中的压力主要来源于第一象限,危机也来源于此。第一象限80%的的事务来自于第二象限没有被很好的处理,也就是说现在流的泪都是当时脑子进的水,这些压力和危机,都是自己强加给自己的。比如说不得不花时间陪客户处理他的愤怒情绪,这件事压力很大,但可能就是由于当时产品做的不够完善,所以我们必须要去做重要且紧急的事安抚客户。
第二象限:有计划去做,把精力重点放在第二象限,保留充分的时间去做任务分解,制定计划,先紧后松
第三象限:授权给别人做;这个象限的事务是我们忙碌且盲目的源头。如果是基层执行者怎么办呢?温和而坚定,委婉的拒绝。将精力集中在重要的工作上。
第四象限:尽量别去做,但比较累和疲惫时,做一些不重要不紧急的事来调节下心态和身体,比如刷剧、吹牛等。但别太过于沉溺。
3.猴子法则走出第三象限
这是威廉姆翁肯提出的理论——背上的猴子,源于某次威廉姆教授在忙加班忙的昏天暗地时,下属在优哉游哉的打游戏。他突然意识到,如果没有做好授权分责,将太多别人该做的工作招揽到自己身上,以至于永远在苦苦的加班追进度。
这一点和个体心理学家阿德勒提出的课题分离很类似,把别人的课题交还给别人,让彼此都可以为自己的事情负责。比如同事倾诉烦恼,但你开始关切的听他讲述时,并试图给他建议想帮忙解决时,这只猴子就跳到了自己身上。俗话说好人难当,一旦成为猴子收容站,你收的越多,对方给的越多,到最后自己被堆积如山的别人的问题说困扰,而没有时间照顾自己的猴子。最关键的是,人的心理有边际效应,期待越高,失望越大,当自己超负荷当滥好人时,反而变成了自己的事,而对方变成了理所应当。在养育孩子时也需要注意课题分离,把孩子的问题交还给孩子,相信他,在错误中让孩子学会面对和成长。
4.猴子法则小案例
老板问:你给我把条线汇报ppt整一下。
你回答:好的,领导。不过能否请你把整合好的各条线周报发给我呢?
下属问:我们怎么解决项目预算超支的问题?
你回答:你的想法呢?能否做一个降低成本的计划方案?
同事问:我什么时候可以拿到操作说明书?
你回答:好的,我已经让**去做了,方便的话可以直接联系他吗?我也和他打声招呼。
等等。。。
没有标准答案,只有答案的标准:
使用猴子法则的重点是:1,明确职责,确定猴子不是自己的;2,注意沟通方式,明确、坚决、不生硬。