管理的职责有两个:维护和改善。维护是指遵循已有标准并维持现状。改善是指改进已有标准。现场管理者的工作都包含在这两项内容中。质量、成本和交付(QCD)是这两项工作的结果。
以下是解决现场问题的黄金套路:
- 当问题(异常)发生时,要先去现场。
- 检查现物(有关的物件)。
- 当场采取暂行处置措施。
- 找出根本原因。
- 标准化以防止再发生。
1. 当问题(异常)发生时,要先去现场
现场是所有信息的来源,管理人员必须掌握现场第一手的情况,问题发生后,经理和主管应当立即到现场去,站在那里认真观察事情的进展,这应当是一个基本规则。
如果一个管理人员只是在自己的办公桌前根据收集上来的资料进行分析、总结然后做决策,是很难解决根本问题的。
2. 检查现物(有关的物件)
在现场中,现物可以是出故障的机器、不合格品、坏掉的工具、退货商品,甚至是一位抱怨的顾客。当有问题或者异常发生,管理人员应该到现场去检查现物,仔细观察现物,反复问为什么,并且采取一般常识性、低成本的方式,找出问题的根本原因,而不需要复杂的知识。
改善首先要从认识问题着手,一旦认识清楚了,问题也就解决了一半。主管应当密切关注现场的行动,基于现场和现物原则来判断问题,这也是他的一项职责。
3. 当场采取暂行处置措施
当现场出现异常状况的时候,管理者应该第一时间到达现场了解详细情况,然后根据自己的经验制定暂时应对措施。
4. 找出根本原因。
管理的职责是维持和改进。发生异常情况,无外乎两种原因,要么是因为没有严格按照标准实施,要么是标准不够完善。
管理者需要通过5个为什么来帮助他们找到事情的根本原因。
5. 标准化以防止再发生。
一旦某个问题真的解决了,就需要将新的流程标准化,并启动SDCA循环,否则,大家就不得不整日忙于救火的工作。
现场发生了问题,必须首先遵循现场现物原则,详细观察问题,然后找出真正的原因,最后在确定解决问题的方式有效之后,将新的工作程序予以标准化。
“标准”一词的定义之一是“做事的最佳方法”。如果现场员工都能遵循,那么顾客就会很满意。如果标准是指“最佳方法”,那么每一位员工都必须一直执行相同的标准。如果员工在其重复性的工作过程中,不遵守标准规则(这是经常在生产现场发生的状况),那么就会导致质量的变动和波动。管理层应当为员工制定明确的标准,这是保证顾客满意QCD的唯一途径。管理人员如果不能主动制定作业流程标准化的规则,就是现场管理的失职。
总结
当现场出现问题时,管理者应该第一时间出现在现场,观察现物,当场采取临时措施,然后找出根本原因,制定对策并标准化。这是解决现场问题的黄金套路。