无论是工作上或者学习上还是日常生活中,有一部分人总会遇到一种情况,当需要处理的事情堆积如山的时候,总是茫无头绪,力不从心,越做越着急,越着急效率越低。最近读了《每天最重要的三件事》(张永锡/李瑞文),得到一点启发。
书上说,现代人普遍面临都陷入忙、盲、茫状态中。忙就是总是陷入一片忙碌的状态中而效率低下。盲就是没有目标导向,做事漫无目的。茫就是很多时候茫然无措,不知道怎么开始才好。
那么怎么能够从这三种状态中解脱出来呢,从而保证做事情的效率。本书提供了三个核心习惯。
一、吃青蛙
FAST原则:
F:先吃掉那只青蛙:把每天最重要的三件事列出来当成Frog,这样无论今天又哪些事没完成,先完成这三件。
A:列出行动清单:每天早上花几分钟时间,列出每日要做的事情。包括1-3只青蛙,5-7只蝌蚪。蝌蚪就是我们所说的琐事或者小任务。
S:Slice的缩写。代表切成小片,有些青蛙不是一口能吃完的,这个时候就需要分成几片会分步完成。(拆分工具分思维导图和九宫格两种方法)
思维导图实例:
九宫格例子:
T:训练自己的时间感知能力
有两种方法,一种是番茄工作法:番茄工作法的基本原则是:最高强度的专注于一件事情上25分钟,例如看书、背诵、写作、思考或进行各种工作任务,然后让自己精神放松5分钟,例如站起来走走、刷网页、聊聊天,只要一直重复这个循环过程,可以让自己掌控时间并维持最佳的战斗力。淘宝上有卖番茄定时器,有兴趣的话可以买一个来试试。
另一种叫SWEET:STOP Working on Everything Else Time。用中文表达就是设定一个提醒自己切换的闹钟,在真的去做一个事情之前停下现在的工作。就是在做任何事情的时候预留出10分钟的时间来提醒自己。
二、清空文件夹
第一步:收集杂事,学会建立收件夹,对各种杂事进行分类
第二步:将杂事加工成行动
第三步:贯通收件夹与行动提示系统
让杂事有明确可以放置的地方,有明确的流程让杂事变成行动,最后做事的速度与质量因为有良好的行动提示系统而得到提升,这就是清空收件夹的目的。
三、每日检视
房间一阵子不整理就会逐渐变乱,而人生不检视就会逐渐失去秩序。每日检视就是通过自我全面检查更新工作流程的系统。
每日重开机:通过检视更新自己。减少时间管理系统的阻力。每日检视与每周检视。
STAR神盾系统:就是让我们的各项任务资料进入正确的流程,以便我们可以保持效率并且实时更新的自我检视,这样就构筑起了时间管理的盾牌。通过检视行程闭环。
1.Schedule日程表
每天早上检查日程表,确认自己一天的行程。每周做周检视,确认自己上一周与下一周的各项任务,并列出任务清单,安排执行任务的时间,并设定闹钟自动提醒。
2.task任务
对任务做好适当的规划,借此了解整个任务的全貌,这样执行时才能够持续推动,减少边想边做出现的状况。
3.Action行动
每天先列出三只青蛙,几只蝌蚪,努力推动,当有杂事进入收件夹,迅速加工确认是否必须今天做。可能的话尽量不要安排在今天,而是安排特定日期来做该行动。
4.Reference参考资料库
为了持续做好时间管理,需要建立参考资料库,这些资料可以帮助我们将任务执行得更好。
其他:
1.写晨间日记
2.每周每月每年总结归纳。
3.写下自己认为工作中存在的阻力,执行中做不到的地方,写下自己清空文件夹做不到的地方。
书中提到的软件且容易找到的有印象笔记,滴答清单,奇妙清单,番茄TODO等。
读这本书之前我学过时间管理四象法则,也用过番茄工作法,的确可以帮我们提高工作效率,变得更专注。学完这本书以后,相信对时间管理的认识和使用方法有更全面的认识。