时间管理之我见

实际上,时间不可以被管理,每一天、每个人都会公平的得到24小时,如何充分利用这有限的时间,使得工作顺风顺水、家庭幸福美满、兴趣四季常开,我们唯一能够管理的就是我们自己,而并非时间。

时间管理的概念由来已久,讲述方法的书籍也很多,讲授技巧的课程也都不错。这里我仅说一下自己感受最深的几点体会,大家在市面上的书籍和课程中,都可以找到相应的描述。

第一,待办事件的收集和分类。我们的大脑擅长思考和分析,不擅长记忆琐碎的事情。而琐碎的事情,很容易忘记,也会因此在我们的内心产生焦虑。所以我们最好在收到代办事项时,这个事情可以是工作相关的、生活相关的等各种事务,对其进行收集、记录,工具后面会提到;并加以分类,以便于集中处理,提高效率;有人统计,在不同类型事务之间切换的效率损耗是25%。这样我们的大脑便可以轻装上阵,去思考、去分析重要的问题;同时我们也会减少因担心事情太多造成遗漏的焦虑。

第二,要事第一。事务经过记录和分类后,我们要进行轻重缓急的排序,有著名的四象限原则,按照重要、紧急的程度进行分类。有几个建议供大家参考,一是重要且紧急的事情,要先做,即要事第一原则,它会影响到你的效率和产出;二是重要但不紧急的事情要优先做,很多紧急的突发事件都是这个环节没处理好造成的,真所谓未雨绸缪,就是这个道理;三是关注4个D,Do-立即着手去做的事情,要事第一;Delegate-授权他人去做,只要这件事情,可以有别人完成,且完成度可以达到你亲自完成结果的80%,就可以授权出去,这个对管理者比较适用;Delay-可以推迟完成的事情;Delete-可以不做的事情,如一些不必要的应酬。

第三,专注产生效率。成功不在于能够同时做十件事,而在于把一件事做到极致。这就是日本企业工匠精神的一个体现。最著名的就是番茄工作法,即在一个设定时间内,与外界切断任何联系,专注完成手头上的这件事情。至于时间段的设置,大家需要自己摸索。而第一点中的分类,也是可以利用在专注里面的,例如同一类的事务集中处理等。

第四,精力管理。时间管理的另一个核心就是精力管理,保持良好的精力和健康的体魄,是一切事情的基础和保障。锻炼身体、保证睡眠很重要,锻炼不在量,而在于坚持。

第五,君欲善其事,必先利其器。时间管理的工具也有很多,时间管理大师叶武滨老师提到的Omnifocus,这个是收费软件,我还没有用过。这里就简单的说一下,我日常使用最多的工具。事件收集和分类,可以使用印象笔记,可以实现数据在手机和电脑上的互通;事件提醒,可以使用Outlook的Calendar,和iPhone自带的提醒事项;另外一个我用的最多的是电脑上的记事本,每天早上上班的第一件事情,我会把今天要完成的工作,排好优先级,列在记事本里,做好一项删除一项,当然也包括我们的打卡作业。当然我觉得,关键是理解时间管理的理念,至于工具的选择,只要能满足要求,都可以采用。不管黑猫、白猫,抓住老鼠就是好猫。

这篇文章,也是对自己所学知识的一个总结,希望对各位看官所有帮助。


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