学做“大事”,做自己的项目经理

最近身边很多人都在做一些“大事”:

前同事A打电话向我询问做人才测评项目的经验,要给公司里的100多名管理者做一次综合的测评。

朋友B刚刚开启了新的事业版图,开始做手作饰品,每天和我分享她在各种不同材质混搭上的心得和感受。

姐姐则是通知我,外甥考到了我家附近的高中,我们一起讨论了他的选科和成绩提升等等事项。

我自己的日程中并没有这些,只是在执行年初的计划,希望年目标们都能像希望的那样完成。

工作中的新项目、创业或者副业、升学以及考试,或者买房、装修,甚至是年计划中的一个目标任务……每一项都需要投入我们大量的时间、金钱和精力,每一项的成功与否都会对未来很长一段时间的工作生活产生难以更改的影响,这些都是生活中不得不重视的“大事”,我们当然希望这些大事都能成功。

可是回顾我们的经历,就会发现:项目做完老板可能并不满意、创业或副业可能“中道崩殂”、升学考试很可能考不上第一志愿的学校、买房之后发现有很多不满意的地方、装修预算永远会超支、年计划到年底大多要成为“年遗憾”……

怎样能让这些生活中的大事成功呢?也许可以向更“大事”的那些去学习一些经验。

生活中我们会有这样的感悟:向成功的人学习并不一定能成功,但是向失败的人吸取教训并采取措施却可以有效避免同样的失败。

《怎样做成大事》这本书,是由世界著名大项目管理专家傅以斌与畅销书作家丹·加德纳合著的,从16000个项目中总结出的大项目铁律。这些铁律并不是某些项目如何成功的,而是大部分项目如何失败的,可以说是一个大项目的“避坑指南”。书中总结了9大项目失败的痛点,并且给出相对应的解决方案。

我作为非项目管理的专业人士,从中找到了三条在日常生活中也会容易“中招”的铁律,可以使用在那些生活“大事”中,提高成功率。

第一条:从右向左思考

“从右向左思考”。在项目计划阶段,流程图是标准工具,即在从左到右的方框中列出需要做什么以及何时做,当到达右边的最后一个方框时,目标实现,整个项目就结束了。项目是手段,目标就是右边的方框。在了解情况的基础上,对“目标是什么”和“为什么要定下这样一个目标”有一个清晰的认识,并且从头到尾都不要忘记你的目标是什么。一旦设定好了目标,你就可以转而考虑最有可能让你实现目标的方法。

比如我想在墙上钉一个钉子,我的目标是什么?是钉钉子吗?当然不是。我是要在墙上挂一幅画,挂画是目标吗?可能也不是,而是想把自己的作品展示出来。为什么会有这个目标呢?是因为一直觉得自己没学过画不好,现在尝试了之后感觉还不错,希望自己记住这种尝试的乐趣。

这个目标的前提下,当我发现钉钉子是一件不太容易的事,我就可以考虑改变展示自己作品的方法,比如把画框直接摆放在桌子上、把画做成电脑屏保,甚至定制成壁纸等等。

当我们想做一件大事的时候,首先问自己这样几个问题:

1,这件事最后的结果也就是目标会是什么样?这里不仅要描述事情成功后的样子,也要设想在过程中要花费多少金钱、时间、经历。注意一定不要在这里就想“如何去做”。

2,我为什么要做这件事?可以多问几次为什么,了解自己真正做这件事的理由。

比如那位要做人才测评的同事,就可以先搞清楚老板为什么要发起这个项目,希望最后能得到怎样的结果呈现。是想培养管理的后备力量,还是衡量现有管理者共有的薄弱点来提升,甚至是想在未来做优化?同事必须先了解这些再去执行,才能做一个老板满意的项目。

可是目标清晰之后,如果发现这件事之前并没有做过,要用什么方法呢?这时可以使用第二条铁律。

第二条 :先测试,再行动

皮克斯工作室出品了很多大获成功的动画电影,他们是如何高效的完成这些创作过程的?

在我的想象中,他们应该是先有剧本,然后根据剧本设计角色形象和主要场景,之后根据故事情节创作出每一帧图像,再找到配音演员来配音,最后剪辑成片,投入市场。

实际上,他们的创作过程却是:导演们先对下一部电影有一个想法,然后起草一份大纲。这时候工作室就会召集很多导演、编剧、艺术家、高管来共同审阅这份大纲并提出意见。这个过程可能要重复几轮,直到大纲初步确定。

接下来,导演会带领一个5~8人的小团队把整个剧本做成故事板,并加上简单的对白和音效,模拟出一部“粗糙”的动画电影。这个雏形会被整个工作室的人观看并讨论,然后可能其中大部分内容会被重写,再次重复这个过程。

这样一次又一次的重复,最后经过了重重考验的剧本才会进入到我们熟知的动画制作过程,被制作成一部动画电影。

不论前期重复的过程花费了多少,都比直接做出成品投放到市场之后再发现有各种各样的问题要节省经费与人力,并且也大大的避免了在失败作品上投入的时间。这就是皮克斯工作室高产且高质的秘诀。

这种迭代法的有效原因有四点:

第一,迭代可以让人们自由第进行尝试,就像爱迪生当年所做的那样,而且他取得了巨大的成功。

第二,这个过程能够确保计划的每一个组成部分,从最宽泛的轮廓到最细微的环节,都经过仔细的审查和测试。

第三,皮克斯动画工作室采用的迭代过程能够纠正一种基本的认知偏差,即心理学家所说的“解释性深度错觉”(illusion of explanatory depth)。

第四,相对来说,计划是最便宜的,尽管从绝对数额上看不一定如此。

同样的,当我们需要做一件大事并且有了解决方案时,也可以不要一下子就全盘投入,而是使用皮克斯的测试经验:

1,【最小化操作】以最小投入做出解决方案的样本。比如我那位做手作饰品的朋友,可以先做出一件样品甚至只做出设计图。

2,【测试】找到目标人群,询问他们对这个样本的意见。这位朋友就可以把饰品的照片或者设计图拿给已有客户或者发布到自媒体账号上,看看大家的反馈意见和购买意愿,或者还可以询问客户们对新产品的心理价位等等。

3,【迭代】根据测试的结果修改解决方案,重复前面两部,直到结果满意为止。

4,【正式执行】将测试得出的最优方案正式执行。当那位朋友得到了一个反响不错的产品设计之后就可以根据意向客户的数量购入原材料投入生产了。

事实上,把项目管理中的测试经验用于创业并非新鲜的做法,这正是“精益创业”所提倡的模式,虽然看起来好像在前期测试中投入了很多,但与直接投入错误方案带来的巨大损失相比,这些投入是物超所值的。

对于一件“大事”,我们并不一定要把它当做一个整体来测试,如果能一部分一部分的测试并解决,会是更经济的办法,这就是第三条铁律。

第三条,模块化

世界范围中,最受欢迎的儿童玩具是乐高积木,每块乐高积木都是一个很小的单位,而大量的乐高积木组装在一起,则可以建造出任何你能想象的东西。

模块化,就是像乐高积木搭建长城一样,用微小单位的东西构建出大事物,用一件又一件小事的推进完成一个不可能完成的目标。

人体这个复杂的有机体,也是由数万亿的细胞组成的,可以说,模块化是自然界的普遍规律。

模块化的力量非常惊人。2020年1月,第一波新冠病毒感染疫情高峰袭来时,中国一家制造模块化住房的公司修改了原有的房间设计,并在一家工厂里进行大批量生产。9天之后,一家拥有1000张床位、1400名员工的医院就在武汉拔地而起了,而且,还有一些规模更大的医院也几乎以同样快的速度建了起来。

模块化给我们的生活启示就是,任何大事都是由很多小事组成的,我们可以把自己的复杂目标拆分成一个个小的模块。

在小外甥即将到来的三年高考备考中,模块化显然是一个有效的方法。考试从知识层面来看就是对多个知识点的综合测试,我给他的建议是这样的:

1,将整个任务分解为多个尽可能小的模块,对于小外甥来说就是把高中知识分解为各个学科的知识点。

2,考虑不同模块之间的连接方式,对于考试来说,就是不同知识点之间的关联以及组合出题的可能性。

3,分步完成所有模块和连接,这就要求小外甥努力学习啦哈哈。

这个方法说起来好像大家会觉得,这也太简单了,学习不都是这样吗?可是实际上当我们看待复杂问题时往往忽略了模块化这个视角,于是认为问题出在整个过程上,而难以找到真正的问题点。

就好像我们经常听到家长说孩子“数学不好”,或者“几何不好”,但很少有家长会去看孩子到底是哪个定理没有掌握。

模块化可以提供给我们复杂问题简单化的思考视角,并且有效降低我们面对复杂问题的内心压力。

最后,回到我自己的大事上,我的年计划如果运用这些项目管理的经验,可以适当的做一下调整。

首先 ,确定我那十项大任务的年计划是为什么而制定?我是希望在今年给自己的自由职业打造出一个基础。那么我就可以不追求一定要在今年见到回报,而是需要做知识基础的夯实、成功案例的积累、个人品牌的推广等等。

然后,年初制定得十项任务是能实现年目标的最后方案吗?在上半年中我已经做的一些,现在要根据实施的阶段性成果来衡量是否是有效,去除其中低效的任务,在未来4个月中把精力集中到其中更高效的几项任务中。

最后,年计划中的每项任务都是一个模块,还可以再向下分解,比如读书任务可以分解为每一本书,这些书的阅读目标各有不同、需要输出的内容、目标人群、输出方式都不尽相同。

也许我一生中都不会负责一个上亿预算、团队人数过百的“大项目”,但是我会完成很多个对我一生有重大意义的个人大事件,把这些大项目的经验移植到我的大事件中,也是一种很有效的“取法乎上”了。

我的职业不是项目经理,但我是自己的项目经理。

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