必备技能—电脑整理法

电脑文件夹大致分类就可以,不要划分太细,不然每次都要想这个文件放在哪,然后在找到目标文件花费的时间就越长。将文件大致分类后,文件名的格式最好是“日期+项目名称”,这样就能及时找到文件的新旧内容,辨认发过来的文件最好是“日期+关键词”这样方便日后搜索。电脑桌面要情节,文件夹不要超过10个,正在办理的文件夹按照不同项目设立公文包,一旦处理完就保存进电脑已经分类的文件夹里,如果有一些实在不知道如何划分类别的文件,就设立一个“其他”文件夹,日后有精力再做划分。有一点内容大家一定要注意,就是备份,因为一旦电脑出什么故障,有备无患嘛。

收集信息也要有规则,信息收集要靠量取胜,应大量吸收,有可能对于一个时间,不同媒体所产生的观点是不同的。关于电子信息,作者将这些信息接收统一接收到另外一个邮箱,而工作则有一个专门的邮箱,这样就规避了在工作时不停收到信息的烦恼,统一浏览又有利于信息收集。

下面就要说电子邮件的整理了,关于这一方面作者给自己定了三条规则:打开邮件,只读一遍;在5秒内做出判断;邮件要写的简短。早回复对方也会早点处理问题,对于那些无法立即回复的问题,统一收到“代办事宜”分类里,然后统一回复,已读文件要进行分类项目整理。

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