今天，小李和4个同事开会讨论项目接下来的任务分配问题，本来是很简单的事情，大家各自确认好工作，然后再确定项目需要注意的事项，最后敲定什么时候提交项目。

结果，会议刚开始，大家就讨论起办公室另一位同事最近遇到的一件棘手事。

20分钟过去了，小李好不容易把话题拉回到项目上，但是讨论到一半，其中一位同事又带起了刚才的话题，整个会议又走偏了，变成了一场吐槽大会。

最后，这个会议开了近三个小时，虽然关于项目的事情敲定了，但是小李觉得会议一点也不高效，预计2个小时就可以结束的会议，结果延长了一个小时。

小李叹了一声气，今天手头上的工作还挺多，又要留下来加班了。

相信你们一定也有过类似的经历，原本开会只是讨论一个很简单的问题，但结果一开就是几个小时。

还有的会议其实跟自己没有多大关系，结果自己也被叫去开会，这一坐就是几小时，全程就是一个听众，这样的会议不仅占用了自己的工作时间，而且也没有实际的意义。

根据一项调查结果显示，美国上班族每周平均参加的会议，约占每周工作时间一到一天半，经理人每周有一半以上时间在开会，上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。

在现代企业中，会议是沟通信息、协调安排工作、决策等重要的方法之一，一个高效的会议可以大大提高团队的工作效率，因此会议的高效性尤为重要。

那么在职场上，应该怎么样组织一场高效的会议呢，以下几点建议：

01 会前确定具体的议题

小A是销售部组长，这周五，部长在出差回来的路上给小A发了个信息，让她通知部门的同事下午三点钟到大会议室集合，自己回来后要给大家开个会。

小A原本在下午约见了一个客户，可部长刚从外地回来就这么着急的要跟大家开会，想必应该是有要紧的事情要说，于是小A便推迟了和客户的见面时间。

下午三点，部长回来后，在会议上先是花了一个小时讲述目前公司业务的发展情况，然后又花了一小时跟大家说明后续业务调整的方向，接着领导还让小A汇报一下最近销售部业绩的整体情况。

因为没有事先通知，小A根本没有做好相关的准备，部长见状就让销售部的每一位同事汇报一下自己目前跟进的客户情况。

这会一开就是3个小时，会议结束后，小A收到客户发来的一条信息，说她今天接到一个临时任务要去外地一趟，回来的时间未定，和公司合作的事情等回来后再说。

小A因为判断失误错失了和客户见面的机会，其实这种情况完全可以避免。

当小A接到通知时，可以和部长提前确认好下午的会议主题和大致的内容，明确之后小A便可以做出正确的判断，如果会议的重要性不及见客户来的重要，那么小A完全可以和部长申请不参加。

即使一定要出席会议，小A也有时间提前准备好下午需要汇报的工作内容，同时传达明确的会议主题也能让部门的同事有所准备，这样可以避免会议时间被拉长，效率变低的情况。

所以一场高效率的会议，应该在会议前明确具体的会议主题，让参会人有充足的时间做好相应的准备。

否则在开会时，大家会因为没有思路而集体陷入沉思的状态，最后一个会议上大部分的时间都是在沉默中度过，既浪费时间又没有意义。

02 参会人员不能过多

亚马逊的CEO杰夫·贝索斯曾提出过“两个披萨”的原则，要求每次参加会议的人数不能多到两个披萨饼还不够吃的地步，也就是一场会议最多不要超过8人。

会议不同于聚会，不是大家聊天的地方，如果人数过多，就会出现七嘴八舌的情况，团队无法进行深入的沟通，会议的效率就会变低。

这天，小雪参加部门的周会，在会议快要结束时，领导问起小雪关于公司下半年旅游的地点是否选好了。

小雪说自己已经选好了三个旅游地点，现在正在做相关信息的确认。

这时部门的同事开始纷纷讨论起来，问是哪几个地方，然后开始说自己的意见，觉得哪个地方好哪个地方不好。

有同事开始吐槽之前团建时遇到的棘手情况，有的开始出谋划策在这次团建时应该要策划什么好玩的活动。

部门10个人，大家你一言我一语的，讨论的话题也越来越偏，提的意见也越来越多，每个人都对旅游有不同的建议和看法，这让小雪一时感到头疼。

小雪原本是打算在确认完相关的资料后，自己给出两个方案让老板选择的，结果这么一提，大家都开始发表自己的意见，会议也因为大家的激烈讨论延长了一小时才结束。

像公司团建旅游这种问题，越少人参与讨论越好，因为无论最终地点选在哪，总会有人有意见和不喜欢的，要让全公司所有员工都满意是不现实的。

所以想要会议变得高效，参会的人员应该控制在8人以下，如果人数越过多，就经常会出现偏离会议主题的情况，导致会议的时间无限延长，最后也讨论不出一个结果。

03 必要人员到场即可

据说乔布斯有一个会议原则就是邀请必要的人参加会议，并分配任务的责任人，如果在开会时，乔布斯觉得你是多余的，就会毫不留情的把人从会场中请出去。

我想很多人都会有这样的烦恼，被老板叫去开会，结果开会时发现这个会议跟自己没有多大关系。

自己坐在会议室几个小时就像个旁听生一样，占用了自己原本的工作时间，等会议结束了还要留下加班把今天的工作做完。

朋友小亮就经常在群里抱怨，说自己平均一周要开2、3个会以上，这些会议占据了他大部分的工作时间，导致每天的工作任务无法保质保量的完成。

自己留下来加班，老板还觉得他效率低，这么点工作量怎么老是要加班，小亮为此十分烦恼，不知道该如何是好。

其实这种情况，我们可以和老板提建议，写一份有关会议的报告总结，把自己参加过的会议次数、时间、主题和内容都写出来，罗列出这些会议占据的工作时间，然后说明自己没有必要参加这些会议的原因。

我想老板在看到这份有理有据的报告后，一定不会再让你参加那些与你没有多大关系的会议。

04 严格控制会议时间

最后一点，就是会议的时间，在我们还是学生的时候，最讨厌的就是老师拖堂，还有校长的致辞。

每次校长说好自己只讲几分钟，结果个把小时就过去了，老师说要把这题讲完再下课，就意味着别想课间休息了。

在职场上，让人讨厌的就是会议不能准时开始和结束，有时候会议开始了，但是人还没到齐，结果大家就一直干坐着，等人全部到齐了才开始开会。

还有的会议没有预先设定好结束时间，结果会议上大家的时间感都不强，无法高度的集中注意力参与到会议中来，因此会议的效率也不高。

朋友小亮在群里也抱怨过这个问题，说公司的会议一般喜欢安排在上午10点或者是快下班的时候。

会议的主持人如果没有控制好会议时间，饭点时间都要过了，可是会议还没有结束，参加会议的人都已经饿得头昏眼花了，这样的会议，可想而知效率又能高到哪里去呢，大家也会渐渐的消极对待。

因此当我们在主持一场会议时，一定要严格把控好时间，最好在会前先告诉大家预计的会议时长。

会议时间快结束了，但问题还没讨论完，可以再另外安排会议时间继续，因为参会人可能后面还有别的工作安排或者其他会议要开。

日本旭化成公司的一家设备工厂曾经统计过，在办公业务时间中会议就占去了20%以上，而这个时间折算成成本为10亿元。

由此可以看出，看似只是一个简单的会议，其实也是有成本的，职场上，做好以上这四点，让以后的会议变得更加高效吧。