小鱼首先来介绍一下我们今天要完成的任务:
根据红色框中日期的录入情况,自动完成项目状态的填写和更新。比如:录入1个日期,项目状态为“立项”;录入两个日期为审批,以此类推。接下来,小鱼将和大家一起,使用 COUNT 函数和 SWITCH 函数完成制作~
COUNT 函数
COUNT 函数是统计函数中的一员,主管数字类型的单元格计数。表达式为:
COUNT(value1, value2, ...)
注:COUNT 函数只统计数字类型的单元格。其中,由于日期在 Excel 中以数字形式进行存储,利用 COUNT 函数就可以统计出每个项目填写了多少个日期。
COUNT 函数可以统计日期、时间、整数、百分比、小数等数字类型的单元格,对于中文、英文、错误值、空格、符号则不予统计。
在 I2 单元格录入 COUNT 函数,参数为计数的区域:
得到 I2 单元格的值之后,使用自动填充,完成剩余值的计算:
SWITCH 函数
刚刚我们已经完成了日期个数的统计,那接下来如何与项目状态产生一对一的关联呢?
这就需要用到我们的 SWITCH 函数了~SWITCH 函数可以帮我们完成等值判断,然后返回对应的结果。其表达是为:
SWITCH(表达式, 值1, 结果1, 值2, 结果2,...)
接下来,我们就可以在 I2 单元格录入 SWITCH 函数,完成对应关系了:
其中,COUNT(B2:H2)
表达式为判断的条件,值和结果对使用的都是绝对引用。得到 I2 单元格的结果之后,就可以使用自动填充计算剩余结果啦~
注:SWITCH 函数用于实现等值的条件判断,返回对应结果;不能用于大于、小于的判断。
最后,我们还可以为项目状态列来电条件格式,将 立项 和 完成 状态使用不同的颜色标记出来。这就需要用到条件格式来帮忙啦~
条件格式
首先,选中需要设置条件格式的区域 I2:I25 ,点击菜单栏的 条件格式 选择 新建规则:
在弹出的对话框中,选择 使用公式确定要设置格式的单元格 ,然后录入公式,设置格式,最后点击确定:
立项状态就会变成浅蓝色了:
同样的方式,我们可以将完成状态也标注出来:
此外,通过条件格式下的 管理规则 就可以看到我们刚刚创建的 2 项规则了,可以进行删除,也可以进行编辑:
总结
COUNT:统计函数中的一员,主管数字单元格的统计,其表达是为:COUNT(值1, 值2, 值3,...),用于统计区域内有数字的单元格个数。
SWITCH:逻辑判断类函数的一员,主管等值的判断逻辑,表达式为:SWITCH(表达式, 值1, 结果1, 值2, 结果2, ...),用于等值判断,不能代替 IF 函数的大于或小于判断。
条件格式:通过自定义条件规则,可以使用不同的颜色凸显满足条件的单元格格式,同一个区域可以设置多个规则。