小型企业要变成中型企业，或是拥有一两家美容院的团队要变成连锁店，在这成长的过程当中，常常是需要什么人，就补什么人，接着人越来越多之后，老板管不了了，于是就请个经理来管。至于要怎么管？管到什么程度？那个人具体负责哪一样的工作？彼此之间权责如何划分？其实并不清楚。这种混乱的状况，在人员还不是太多的时候，老板出面讲一讲，干涉一下，事先很快的就解决了。但是当人越来越多的时候，很多问题便产生了，这时候就不是讲一讲可以解决的了，而是需要科学化、具体化的梳理，才能够根本有效的解决问题。
公司、团队的建立，最重要的事情就是要「权责分明」。而要让「权责分明」的首要之务，就是要先建立「岗位说明书」，而「岗位说明书」的梳理与建立，有以下的几个流程及步骤，以下就缩小范围，以部门为例，举例说明。
一、列出工作表
将现在已经在做的工作，以及应该做还没做的工作，详细的列出来。
二、将工作表分类
将性质相近的工作归为一类，将原本复杂的工作内容，分门别类归纳出来。
三、科学化梳理
在以达成公司目标、部门任务的前提之下，科学化、有效率的将工作分类。
四、建立「岗位说明书」
将分类好的工作，分配到个人的「岗位说明书」里面。
「岗位说明书」为管理上最基础之文件，目的在说明每一位成员的工作职掌，以及该完成之事项。其制定之基本原则如下：
一、简单明了、一目了然
「岗位说明书」的制作，原则上以一张A4纸能够写下为原则。主要内容为工作职责，并且依其工作的重要性等级依序排列，并给予编号，以便于识别其重要性，同时可提供该成员做为执行时优先级的参考依据。
办公室人员可以将其「岗位说明书」精简之后制作成「岗位说明书卡」张贴于办公隔板之前，以利于其自我认知，以及方便其上级了解其职务内容，并且方便其他部门了解其职务，在命令、沟通、协调上面可达到更佳快速、精准的目的。
二、熟知熟记、分工明确
所有团队成员对于自己的「岗位说明书」必须熟知并且熟记，才不致于发生权责不分、工作推诿之情形。该职务成员本身具有认知、记忆、执行之职责；该直属主管则具有认知、记忆、督导之职责。
三、不遗漏、不重复做
在制定的过程中，制定者必须审慎的检讨评估，务必做到「人人有事做，事事有人做」的要求。任何有遗漏、重复的地方，都是未来在管理上容易出现问题、造成争端之所在，不可不慎。
四、不断修正、止于至善
「岗位说明书」制定好的之后，事先并没有结束。首先，对于不合理的职务分配，要适时的修正。其次，公司和部门的任务会增加或减少，部分的人力也会有所变动，不管是任务或者是人力的变化，都要适时的调整部门内各个员工的「岗位说明书」，才能够使劳逸平均，使每个人的才能都能够得到适当的发挥，而成为一个有绩效、有活力的团队。
