番茄工作法的目的,是通过番茄钟25+5分钟模式,来培养专注的状态,提高工作学习效率,养成良好的做事习惯。番茄钟的来历,上一篇已说明,不重复。
番茄工作法在刚开始操作的时候,会觉得枯燥无趣,可是,一旦按照规则坚持实施,你就会发现,刚开始的自律,会给你以后的工作学习,带来无法衡量的高效效率。今天这篇文章,就是对如何具体实施做一个实操分享,概括起来,分四个阶段:事前准备、工作阶段、休息时间、休息之后。
一、事前准备
“工欲善其事,必先利其器”。先准备工具:计时器、笔、三张纸(活动清单、今日待办、记录清单)。
为了一目了然,直接上三张图。
1、活动清单:最近需要完成的全部事情
2、今日待办:整理出今天需要完成的事情
3、记录清单:记录在番茄工作法中的数据,便于进行每日的跟踪分析
这样的图表还是比说一大堆话好理解的多哦。
说实话,这土办法比起思维导图更接地气。下面再用洋办法做下诠释。
二、工作阶段(分五步走)
1、计划(敲黑板)
周一上班后,我做的第一件事,是先做一个周计划(第一张手写表)。然后,再拿出今日待办的那张纸(第二张手写表),把今天需要做的事情,1、2、3、4写下来。计划是做事的第一步,所以最重要。进入今日待办的事项,一定是清单里面最需优先办理的。分清楚轻重缓急,也锻炼你理顺思路的能力。而且,列入计划的待办的番茄总数,不要超过今天可以完成的番茄数。不然,这个活动将会因为每天的工作都完不成,而失去意义。
在手机APP上可以合二为一,成为一个页面的合表,点开周计划,下面有具体的今日待办,很简洁,而且待办里面,又可以具体设置番茄钟的个数,同时数据记录自动记录,符合思维导图的层级枝干分类,选哪个,根据自己喜好。
2、跟踪
确定好做事的先后顺序后,先定下第一个番茄钟,开启25分钟的集中精力做事。当然,这个时间段内,也要注意记录,有没有被打断过,如果有,记下来。刚开始的时候,只记录时间和番茄钟数就可以了。这个记录表可以让我们知道自己每天的工作效率。
3、记录
一天工作结束,将原始记录归档。包括每一个番茄钟被打断的次数。方便改进。
4、处理
复盘和回顾。将记录中的数字较大的事情进行拆分,使其更易于完成和管理。甚至可以上溯到清单里面的一件事情,最后总计花了多少时间,也进行记录。
5、小结(可视化)
通过上述复盘回顾,进行总结,然后对自己的表现和效率给于评定,找出不足以便改进。整个事情完成的过程,就是将工作流程细化,再细化。分成若干易于完成的小片段,使之成为标准化的科学的工作方法。
这个过程可以概括为:
做法标准化--测量标准化做法--测得标准化指标与需求进行比较--改进--再测量--改进后的工作再次标准化。
三、休息时间
1、短暂休息
完成了25分钟的工作以后,需要有5分钟的小休息。番茄工作法对此有严格的要求。这5分钟是完全的放松,不打电话,不发邮件,不想工作。可以闭目小憩、喝水、看风景。
2、阶段休息
完成4个番茄种后,可以进行阶段性的休息。一般休息15-30分钟。只要不参与工作事务就可以了。
短暂的休息和阶段性休息,都是对工作的鼓励和奖励。
好了,这一章说完了,是不是马上操作起来试一下呢?很棒的!
明天继续拆读番茄工作法的《如何应付中断》。