系统框架结构的创新性 

01 概述

多维度信息融合智慧档案管理系统框架，是一个在创新应用基础上，基于现实档案管理和发展中的档案管理场景，应用信息化建设的先进成果，构建了一个新一代复合型、体系化的智慧档案管理框架，具有广泛的应用前景。

02 设计理念

以技术创新为驱动，通过有效的技术应用以及AI技术，使档案管理系统从辅助管理向主动管理转变，提高档案能力建设水平。

03 建设目标

以构建档案新发展格局和提高档案治理体系、治理能力现代化为目标，注重 提高数据获取集成能力、提高档案资源整合能力、提高档案利用服务能力、提高信息安全防护能力的建设，构建档案传统管理方式、档案信息化管理和传统档案管理方式并存以及未来电子档案管理的三种管理场景的应用系统。

04 体系化系统框架优势

采用B/S技术架构，基于J2EE平台结构，集成微服务、分布式数据处理、零信任架构、AI技术、分布式存储架构、分布式数据利用以及数据获取平台，通过技术融合开发、结构化设计构建体系化框架。该体系优势在于功能覆盖全面，系统间相互依赖的程度低，扩展性强，可以轻松实现子系统的替换，从而增量式升级系统，保持系统的先进性，满足未来档案管理新需求。

▶ 系统优势如下：

①功能设计全面

②协同有序

③易于扩展

④易于迭代

⑤档案系统具有持续提升的动力

⑥系统框架具有档案工作发展提升空间

05 底层架构优势

（1）微服务架构

保证在系统运行过程中系统之间的负载均衡，使系统运行平稳有序，数据通讯流畅，安全可靠，从而提高档案服务能力和服务水平。

（2）信息获取平台

通过有效的接口工具打通内部信息系统之间的数据接口通道，解决接口不通、频繁定制、修改数据接口的问题。用参数式数据装配的方法，有效地完成系统内各类不同格式的数据对接、获取、清洗、整理与转换，从而提高档案系统整体的数据获取能力。

（3）信息融合技术

通过信息获取平台将有关信息分别置于档案库和融合库，通过信息融合技术转换为信息融合数据库，利用大数据和数据挖掘技术进行档案编研、联合编研、舆情分析、指数分析等操作，从而提高档案服务质量、水平和能力。

（4）分布式数据存储

将海量的电子文件、多媒体文件等档案资源进行长久、安全的保存。支持海量文件管理、分块保存，提高文件的安全性，防止文件泄露。

06 系统安全设计

（1）技术安全

▶ 底层技术

Shiro作为底层安全框架。

▶ 物理技术

配置UPS（在线、后备）电源线调节器、备用电源、防雷击、电缆管理、温度控制、静电控制、通风控制、散热控制、火灾控制......

▶ 网络技术

核心区防护、互联网访问区域防护、远程接入区域防护、对外应用发布区域防护。

▶ 零信任技术

降低资源访问过程中的安全风险，打破信任和网络位置的默认绑定关系，防止在未经授权的情况下的资源访问。

（2）数据安全

▶ 多维权限控制

通过角色与用户组的控制，对系统功能与用户数据进行细致的分层分组控制。使权限设置更加方便有效，专指性、方向性、范围，可实现复合设置，适用性强。

▶ MD5加密

在电子文件或者数字化加工文件进入系统时，都会为每一个文件生成MD5 HASH值，用于验证电子文件的真实性。这是一个简便高效的验证真实性的方法。

▶ 数字签名

在MD5 HASH值的基础上，通过数字签名的应用，可以为电子文件进行签名，可以确认电子文件的来源，也可以确认在线归档业务审批的真实性。

▶ 数据分布式加密

为了防止电子文件的泄露，进一步加强档案数据的安全性，系统通过分布式文件存储系统的应用，将一份电子文件分割成多份文件碎片，分布在不同的硬盘区域或不同的服务器之中，使得不法分子拿到的任意文件碎片无法正常打开，从而达到文件保护的作用。

（3）制度安全

▶ 流程控制

通过工作流引擎，定制在线档案归档业务流程，让归档变得规范有序。

▶ 出入库操作控制

通过手持移动作业终端及二维码档案管理系统的应用，每个档案柜与档案都生成对应二维码，在档案出入库时，即可配合使用手持移动作业终端对档案进行扫码出入库，档案管理系统中会自动登记出入库的操作记录，从而让档案出入库操作变得更加规范。

▶ 操作审计

系统会记录所有操作人员在系统中的操作记录，特别是档案检索操作、档案内容的浏览操作、档案文件下载操作，从而实现系统安全管理的“三员要求”。

 系统功能的技术特点与先进性 

一、智慧感知与决策

构建“状态感知模型”，实现档案工作状态的全方位引导、监控与管理。通过感知单位获取内外部事件与信息，对其进行分析、评估得出感知状态，继而进行正确的状态决策与预测，借助智能插件获取智能处理的能力以及智能动作，触发相应的状态执行。如下图所示：

二、多维权限控制

通过角色与用户组的控制策略，对系统功能与用户数据进行细致的分层分组控制，可以适应各种复杂的权限情况。权限控制包括页面、菜单、按钮等交互项，用户组则控制系统中的数据。如下图所示：

三、元数据库设计

元数据是系统能够有效运行的基础，用于规范源数据库内部对象、关系、规则和操作等多方面的内容，其中主要包括四个层面：基础层、获取层、数据层和访问层。此外，可以根据不同的场景进行达到元数据包的可配置性。如下图所示：

四、档案业务全流程控制与考核管理

按照档案工作人员的工作场景搭建一个覆盖档案管理全流程的工作服务管理系统。建立各门类档案收集规范控制、档案出入库控制、档案利用审批控制、档案移交控制、档案数据修改控制、档案归档各层级控制等审批流程。通过流程控制模块对工作人员的工作动态进行把控，实现对工作人员的考核管理。如下图所示：

五、电子文件自动著录与归档

通过电子文件内容自动提取算法，将电子文件中的题名、日期、责任者等著录项自动识别、提取出来，再通过文种分析等算法，识别文种分类，最后通过规则匹配实现档案鉴定、保管期限的自动补全。实现了电子文件从接收到归档的全自动。在实际应用中，为档案工作人员节省了大量的著录分析工作时间，帮助档案工作人员快速地完成电子档案的归档。如下图所示：

六、多条件检索功能

全文检索功能支持按档案分类、年份、库种类等条件进行筛选检索，支持档案著录项检索、档案原文检索、PDF文件内容检索，支持用户设置检索喜好，支持二次检索。检索词像百度一样可进行自动分词再实行模糊检索。输入检索词“领导开会”，如下图所示：

七、声像档案检索

使用深度学习神经网络算法，大幅提高图片相似性检索和人像检索的精度。以图搜图、人像检索的功能在声像档案管理中的实用价值如下：

（1）在照片档案中，未著录照片场景名称的，可以通过以图搜图将照片检索出来。如下图：

（2）在合照、会议照、活动照中未著录照片中人名的，可以通过人像检索快速找到目标的人物和照片。

（3）视频裁剪导出功能，能够方便协助工作人员将所需的视频档案片段从档案库中导出，而不需要下载整个视频再通过第三方软件裁剪，为工作人员提取视频片段提供了方便。

八、科技档案在线归档

在信息化环境下，通过单点登录统一身份认证系统登录后，对接各单位科研管理、基建管理、设备管理、合同管理等系统数据，为教职工提供科技档案各门类专门的归档流程页面，感知提取有关系统的相关数据，根据这些数据判断提取归档时间、材料内容、责任者、项目名称等，通过档案系统提醒归档时间、检查归档质量、形成归档交接目录、引导归档流程操作，保证档案的齐全、完整、准确、系统、有用。如下图所示：

九、教学档案文件材料归档

教学档案包括本科生、硕士、博士研究生、成人教育学生的有关档案，材料范围包括成绩档案、学生入学档案、论文档案、学籍管理等，根据档案的特点，对接学校教务管理系统、学工管理系统，研究生管理系统等，可自动对接系统数据库的结构化数据（也可以是PDF格式文件或word、excel表），自动提取有关数据，完成自动著录，依据档案的管理方式自动组卷、生成档案目录，自动获取结构化数据，生成PDF文件，形成归档文件材料。

十、档号章自动加盖

实现为了电子档案和纸质扫描件等电子文件自动加盖档号章，考虑到档案的保真性，只在每次读取电子文件的时候加盖档号章。功能如下图所示：

十一、自动编研

档案专题编研以档案信息资源为编研库，集素材收集、编目、撰写、审核、发布等功能于一体，可以实现对档案资源素材的管理，并通过专题的编撰整理，自动生成可供展示的编研成果。自动编研设置如下图所示：

十二、二维码标签管理

通过可视化手段展示纸质档案和库房柜架，为档案与柜架都自动生成二维码，实现电子与实体档案的一比一对应，从而通过二维码标签去管理实体档案与柜架。结合手持作业终端，快速地对档案进行“新档入库、借阅入库、借阅出库、档案盘点、档案信息查看、档案销毁管理、自动借阅”等管理工作，贯穿整个实体档案的管理生命周期，提高实体档案的管理效率。如下图所示：

十三、远程借阅移动终端

提供轻便型移动公众号、APP服务程序，用户可以通过手机端进行网上服务预约登记、查档、借档、成绩翻译、证书打印等操作，在手机端完成快递支付和快递信息跟踪。实现“最多跑一次”服务，可操作性强。如下图所示：

十四、智能聊天客服

提供独立运行的智能网络即时聊天系统，帮助档案管理员快速地与借阅用户进行沟通，智能聊天客服还能在档案工作人员不在线时自动回答用户的问题。减轻了工作人员工作负担的同时，也提升了档案馆的服务能力和形象。

十五、智能插件感知数据

通过构建智慧感知框架和智能插件框架，提升档案管理系统技术架构，对内能够感知档案管理每个环境数据，对外能够自动接入各种传感器与智能设备，感知库房环境信息，实现自动化管理。如下图所示：

十六、数据交换平台

数据交换平台是针对档案数据获取所专门开发的平台，打通单位内部信息系统之间的数据接口通道，解决接口不通、频繁定制修改数据接口的问题。用参数式数据装配的方法，有效的完成系统内各类不同格式的数据对接、获取与转换。并把数据有效的传到档案管理系统库和信息融合库，同时用抓取技术获取系统外有关数据使数据进入多维度信息融合库，有效提高系统获取信息能力。功能示意如下图所示：

 系统功能的全面性 

在多维度信息融合智慧档案管理系统创新框架的下，系统功能设计以提高档案治理体系和治理能力现代化，促进档案高质量发展为目标，以传统档案管理场景、电子档案与传统档案管理同时存在管理场景以及电子档案管理发展趋势场景为牵引，在多维度信息融合智慧档案管理框架技术的支撑下，统筹技术、规范、流程、需求、发展等要素。在技术应用先进性、设计的创新性、专业理解的深入性、过程把握精细性等基础上，全面设计了系统功能。设计时，把档案管理流程设定为收、藏、管、用四大板块，对档案进行收集、整理、编目、保管、统计、编研、利用、销毁等业务进行全流程控制与管理。

 功能介绍 

01 基本功能

02 业务功能

（1）智慧收档

（2）智慧藏档

（3）智慧管档

（4）智慧用档

（5）智慧库房

（6）档案统计

03 其他功能

（1）移动远程利用终端

（2）业务服务大厅

（3）数据交换平台

（4）多维度信息融合