时间管理和精力管理是一个系统工程。脱离开目标管理、成本管理和投资管理的时间精力管理都是伪命题。
时间管理和精力管理是一个老生常谈但又历久弥新的课题。每个自我进化的人想要实现的目标很好很多,但是实现目标的能力和自我进化的速度,取决于你自我管理的水平,尤其是使用时间和精力的效能。所以从逻辑底层看,我们改变世界的能力是我们管理自己能力的延伸,如果自我时间管理和精力管理有问题,与之对应的生活和工作也会出现一些问题。比如多线并行、四处救火、自顾不暇、焦虑暴躁.....恶性循环。所以一切问题的源头,都是“我”的问题,而时间管理和精力管理是一个很好的走出时间精力管理恶性循话的突破口。
一、改变认知:时间和精力是稀缺资源,要基于目标来做配置和投资管理
1.像“花钱”一样有规划的“花时间”和“花精力”。
首先需要刷新的一个人知是:时间和精力是和物质“金钱”一样的稀缺资源,投资使用的方式不同,输出也不同。所以往往你把时间和精力投资在哪里,收获就在哪里。所以需要和使用金钱一样做使用规划,并尽量把精力和时间投资在长线&短线投资收益最重要的项目上,抓大放小,做好整体统筹和细化管理。
2.时间精力管理的前提是目标管理和成本管理
既然时间和精力是稀缺资源,就不能盲目投资,因为同一时间内你只能做一件事,你当下“做这件事的时间精力的成本”等于你“放弃掉做其他事情的最大代价”。所以有几个小课题是在时间精力管理之前需要做的,因为不明确以下内容,时间和精力管理就是一个伪命题。
(1)做减法:当下最重要的目标是什么?目标结结和时间精力如何关联?
如果时间和精力是和金钱投资一样的稀缺资源,我们就要习惯和自己“投入的时间和精力要结果”,把时间和精力也纳入OKR。反观大部分时间精力不够的案例,不管是四处救火还是熬夜加班,都是没把时间和精力放到清晰重要的目标上,没有建立时间精力的投入和目标成果产出的关联性。过于随意的把应该投资在最重要事情的时间用在不重要的事情上,以至于重要的时间没有时间精力去做。有本书叫《最重要的事只有一件》,“每件事都重要=每件事都不重要”,找出最重要的目标,并把最重要的目标当成一个产品,“资源+人力+创意+时间+精力”为原材料升华而成的产品,并通过工作生活测试时间和精力的“投入产出比”,比如每天投入3小时高质量的陪伴孩子,会收获孩子的健康成长和亲子关系;比如每天投入1小时锻炼收获好的身体素质;比如每天投入1小时学习相关领域的知识和技能收获专业度和胜任力.
(2)做排序:目标优先级顺序是什么?是否符合最大收益&效率原则?
工作和生活中有很多的事情,但是总会有那么一类事情,如果当前不做,就会给后面很多事情带来麻烦,所以找出当下最重要的目标非常重要:
A.事件优先级取决于不优先做就要付出最大的代价
成本是放弃了的最大代价,如果晚做一件事将损失巨大那优先级应该最靠前。
B.组织内部协同前置:需要别人协助或者需要协助别人的事项前置
二、常用管理工具:重要紧急四象限法&番茄工作法
彼得·德鲁克在《卓有成效的管理者》中有提到知识工作者的概念,并提出了“记录时间”的概念,把时间和其他的资源一样,通过定期对“时间账本”的复盘和检讨来探索最佳的时间使用方式。在真时的工作中,我本人最常用的是重要紧急四象限法和番茄工作法。
1.重要紧急四象限法解决“战略布局”的问题
个人在工作中的体会是:重要紧急四象限法适合做计划的时候用,提前做目标和工作的优先级管理,确定时间和精力的投资方向和规则。
2.番茄工作法解决具象“执行效能”的问题
番茄工作法是比较具象的执行层面的时间管理工具,协作性等发散性的工作不太适合
写在最后:
当我们聊时间精力管理,我们究竟在聊什么?是关注“怎么使用时间和精力?”还是聚焦“如何有效的使用时间和精力来实现目标和个人价值?”。-----我认为是后者。所以时间精力管理本身是个系统工程,脱离开目标管理成本管理和投资管理的时间精力管理本身不是问题的内核,你要通过时间精力管理解决什么问题才是内核。
在这个快速变化的时代,想成为一名高输出值的知识工作者,需要我们把时间和精力当作稀缺资源来配置和投资,要通过制定目标和做优先级管理并采取合适的工具来让我们稀缺有限的时间资源和精力资源发挥最大价值,帮助我们以更好的效能更好的自我进化实现目标。