不知道你有没有类似的经验，团队三、四十号人，晚上开周会，一开就是一大晚上，4~5个小时过去了，下班到家已是凌晨。或是周末开会，一开就是一整天，好好的周末就这么过去了。且不说，会议时间如此之长，让人疲惫不堪，再回头看看会议的效果，只能用呵呵二字。
会议本质是一种沟通方式，是一种用来达到某种沟通目的的方式。
要开好会，首先要确定会议的目的。为什么要开这个会，为什么需要这些人参加，一定要通过会议的方式吗。。。这些问题都要先想清楚。比如，我们部门周一晚上开周会，这个会议的目的是汇报各项目的进展、遇到的问题等，那开发工程师可能就没必要参加，毕竟他们是执行做事的人，他们参加周会只是旁听，没有什么参与感，出来犯困、玩手机、干自己的事情，真的不是来开会的。再比如，如果是头脑风暴式的非正式会议，需要大家一起来激发灵感、创新找解决方案，但能现场发挥的人其实不多，往往被几个人一言堂的带走，还不如先抛出这个问题，私下收集大家的点子，投票或者某几个人筛选不错的，再来开会讨论细化执行方案。总之如果可以不开会也能解决问题，就取消会议，能不参加会议的人就不要参加，毕竟开会是一群人的时间，消耗成本可大了。
开会时一个过程，是过程，就可以运用过程管理的思维。将过程标准化、流程化，制定相关的规范，大家一起遵守来执行必然能提高效率。当然也要注意不断迭代优化。
过程是将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动。从过程的角度看，会议有哪些步骤呢：会议设计、会前准备、开会过程、会后跟踪
会议设计
开会这个过程是需要被设计的，就像一件衣服，普通的人裁剪缝合也可以做出来，但合不合身、漂不漂亮就要靠事先设计了。工作中有哪些常见的会议呢？会议目的有哪些？怎么划分这些会议，是否都需要以过程管理的思维来管控呢？
会前准备
1，确定会议，先把开会要达成的目的列出来：
（1）信息传达：比如通知某事，说清某事；
（2）做判断：针对某事，做出一个判断，正确/错误/搁置
（3）做决定和执行计划：某事，干不干？怎么干？什么时候干？谁来干？
2，确定与会人员名单，进行会议通知（时间、地点、会议流程）,
3，参与人需要事先准备什么（要确保每个人都清楚会议的目的、会前需要的准备，而且最好要有所检查是否准备好了）
4，会议需要的资源（白板、纸币等），提前检查资源是否到位
开会过程
这个过程，最容易失去控制，很可能跑偏会议主题，或者忘记会议原本的目的。
这个过程，要有三个角色：
1）主持人
开会前，应该明确主持人，通常就应该是决策者或者执行负责人，负责确保会议过程是围绕开会目的进行的，如果偏题要及时拉回。
2）时间提醒人
也可以叫时间长老，应当有人把控会议时间，做发言的用时提醒。
3）会议记录人
安排会议记录，把会议的目的、议题、结论、存疑等都记录清晰，以便跟进。
最需要注意的点：
别人在发言时候，其他人不能插话，等说完后，再发言。如主持人在主持会议期间不得发表意见，不得总结别人的发言，以免主持人（可能是领导）发言过多，不仅浪费了时间，还可能影响别人发挥。
其他保证开会效果的小技巧很多了，迟到发红包、关手机，不许带电脑，限时等。
会后跟踪
会上确认的要跟进事宜，要做一个计划（计划完成时间、负责人），由会议主持人来跟进。需要注意的是，每个任务必须明确规定一个负责人（也只能是一个责任人，不然任务很可能无法保证完成）。
总之，要把开会当成一件需要被设计被管理的事情来对待，过于随意是无法保证效果的。你认真对待了，就会找到更多好办法。
