一个企业建设财务共享中心,通常是先进行财务共享的咨询。
财务共享咨询,指的是咨询方为财务共享中心的规划、建设、运营等提供专业咨询服务,包括与财务共享中心建设相关的企业管理变革、组织架构设置、业务流程改造、财务制度梳理、信息系统建设、人员招聘和培训、办公地点选择、运营体系建设等服务内容。
至于为什么要咨询先行,笔者的理解有以下几点:
1)出发点是降低难度,确保项目成功;
2)降低、转移项目风险;
3)学习引入先进经验、并趁机解决一些业务、管理和系统上的问题;
4)依靠咨询的专业性,树立项目的高标准;
5)减少内部变革和推行的阻力,扫清推进过程中的一些障碍;
6)体现项目受重视的意图
那么,财务共享咨询服务一般包括哪些服务范畴,这是很多甲方、甚至是乙方都不太清晰的地方。下面,笔者结合自身的经验,将这方面做些说明。
这里,我们按财务共享咨询的阶段来进行说明。
第一阶段,启动
启动阶段主要的工作事项有:
1.1召开内部项目准备会;
1.2建立项目组织;
1.3编制项目SOW,明确咨询的组织范围、业务范围、系统范围等;
1.4制定项目总体流程和总体计划;
1.5确定项目周报、关键报告的模板等;
1.6召开项目启动会;
1.7进行财务共享的宣贯培训
启动阶段的主要成果包括:
1)SOW;
2)项目成员通讯录;
3)项目主计划;
4)项目管理模板;
5)提交成果模板;
6)启动会PPT;
7)财务共享宣贯资料等
第二阶段,调研
调研阶段的主要工作事项有:
2.1基础信息收集与分析;
2.2确定调研计划;
2.3调研准备;
2.4财务工作流程盘点;
2.5高层访谈与现场调研,通常包括集团、产业板块、地区公司等层面的相关领导层、管理层、会计、出纳、业务人员等;
2.6调研分析与报告
调研阶段的主要工作成果包括:
1)资料收集清单与模板;
2)调研计划;
3)财务流程盘点表;
4)调研问卷与调研提纲;
5)调研日志;
6)问题清单;
7)调研分析报告
第三阶段,设计
设计阶段的主要工作包括:
高阶设计部分:
3.1共享中心战略规划、目标、定位;
3.2模式设计;
3.3选址设计;
3.4组织变革设计、岗位、职责、人员设计;
3.5共享服务目录设计;
3.6共享系统规划;
3.7共享推进策略及实施路径设计
详细设计部分:
3.8共享详细流程设计;
3.9共享系统需求设计;
3.10共享作业标准(SOP)设计;
3.11共享中心运营管理制度设计,通常包括目标管理、质量管理、流程优化管理、标准化管理、绩效管理、人员管理、服务水平管理、员工信用管理、迁移管理等方面;
3.12共享模式下财务人员培养计划和方案等
设计阶段的主要工作成果包括:
1)高阶蓝图设计报告;
2)岗位职责说明书;
3)共享流程清单;
4)分领域详细共享流程方案,如主数据管理(MDM)、费用申请到报销(TEA)、销售到收款(OTC)、采购到付款(PTP)、投资到资产(IFA)、存货到成本(ITC)、总账到报表(RTR)、资金管理(TCM)、税务管理(TAX)等;
5)各相关系统改造点、需求点、RPA机会点等;
6)分领域的SOP;
7)共享运营管理制度;
8)财务人员培养方案;
9)设计阶段成果报告等
第四阶段,验收
验收阶段主要的工作包括:
4.1审查范围、检查成果;
4.2项目最终成果移交;
4.3项目总结、规档
验收阶段的主要工作成果有:
1)最终移交的成果文档;
2)组织内部过程资产的更新
笔者认为,专业的财务共享咨询服务,能为财务共享服务中心的建设与发展指明方向,进而统一思想、统一目标、统一行动。在构建共享新模式下的财务管理体系、指导财务转型、流程优化、财务合规、业财融合等方面,能提供专业的建议和意见,能为企业提供切实可行的财务共享方案,确保共享项目取得成功。