遵循四个原则：使用频率化、位置固定化、目录化、电子化！

我们挨个儿来解释这四个原则： 

1、使用频率

这是最重要的一个原则，也就是我经常说的近细远粗。

我的精力、时间、资源都有限，我们只能管理少量的重要事物。

但很多人在放东西的时候，习惯按东西的属性或类别进行存放，这样放置有个问题是：使用不方便！因为按照属性和类别放，有时候我们经常要用的资料就和一些同类不成品、垃圾、以及历史资料放在一起，摞在一起是我们最经常的做法，使用时只能到处乱翻，时间久了就找不到了。

所以为了使用时的高效率，我建议把信息资料按照“使用频率”进行归类存放。经常使用的我们精细化管理，越精细越便捷越好，越不经常使用的依次可存放在抽屉、库房甚至丢弃送人。

日常与非日常是第一级分类。日常还要更精细分类，其他尽可能少花精力、时间管理，不分类集中存放。

2、位置固定化

就像你住的地方有准确的位置，在办公室里也有明确的工位一样，一份资料进入“秒搜”系统，要做到有名有家，有名字有位置。有清晰准确的存放位置，一旦放好轻易就不能挪动，固定位置，使用几次，就能够在大脑建立清晰牢固的记忆，就能确保我们在需要时，快速有效找到它。

建议对文件实物类进行命名，同时在前面加上拼音，然后按照拼音排序，用同一规格的文件夹按照A-Z的顺序存放。对于物品类，因为大小不一样，可以用各类大小容器集中保存，命名，然后建立目录索引。

家人、同事或是项目接手人，都可以快速了解这个系统，让协作趋向自动化，获得资料不需要多问。

3、目录化 

不知道大家有没有想过：为什么书籍、产品使用手册、字典、图书馆、仓库等等都会设有“目录”？其实，“目录”就是纸质实物系统的“检索”工具，它的功能就是让你快速找到自己想要的信息，而不是用翻。

所以想要实现信息的“秒搜”，建立起完备的目录系统是关键！我的做法是通过搭建不超过三个层级的目录，对资料的进行编码，基本就可以实现资料的一秒找到。

所以，对于重要的常用的信息与资料，你需要养成这个习惯，拿到信息与资料，想着以后会不会经常用到，会怎么找，那就怎么存。

4、电子化

电子化的好处就是可以上传云端，移动管理，快速搜索，使用或者分享。非日常的实物信息资料不建议电子化，只需要对日常频繁使用的电子化。但是对于目录务必做到电子化。

电子化可以通过各种手段，拍照扫描是一个重要的手段，然后存放在印象笔记或者坚果云、苹果云、谷歌云当中，如果更精细化管理可以寻找更精细的工具管理，例如密码就是可以用1password。