清华宁向东111-会议设计

“会议”主题共五个话题:

提高会议效率的第一步,是有效地设计会议;

如何高效地组织会议;

如何在会议上发言;

如何利用互联网等手段提高会议效率,它的利和弊;

会议与工作的关系问题。

1-会议的三步设计

第一步,要明确地界定会议的结果。比如,是想要一个决定呢,还是想要一个行动计划,或者是仅仅为了更深入地引发讨论。

第二步,要想清楚,需要通过怎样一个讨论的过程,才能够达到预想的结果。

第三步,要考虑请哪些人来参加这个会,才有可能满足这个会议过程的需要,并且能够达到预想的结果。

这三步就是“ 目标—过程—人员 ”模型。

“目标-过程-人员”模型

提示:决定候选事项是否要在同一个会议中讨论,主要由不同事项的人员重合度决定。

2-不是按照事情来决定会议,而是按照人员来决定会议,把不同性质的议题放在一起,把人叫在一个房间里,这不是开会,至少不是高效率的会议。

3-三星的“开会法则”

八个必须:

凡是会议,必有准备

凡是会议,必有主题

凡是会议,必有纪律

凡是会议,会前必有议程

凡是会议,必有结果

凡是开会,必有训练

凡是开会,必须守时

凡是开会,必有记录

三个公式:

光是开会,如果会后没有人落实,等于零。

会议上布置了工作,但是会后不进行检查,等于零。

抓住了不落实的事,同时追究了不落实的人,等于落实。

4-设计开会到场时间

越是高级别的管理者,越是要通过开会来解决问题,所以,他们花在各种会议上的无效时间越多,公司的成本越高,效率越低。所以,规定开会到场的时间,不要超过3分钟,这对于改善公司效率,绝对是标志性的工作。

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