片段八(1):
《高效能人士的时间和个人管理法则》163 页
意外来访或者电话犹如一把切肉刀插入优先任务。当被干扰时,我们内心会反抗它占据我们的时间。
当被问及应对干扰的方法时,多数人会列出一个长长的单子,包括逃避、无视、减少干扰时间。他们认为应对干扰如同躲避某人一样。虽然一些干扰是不必须的、不当的甚至恼人的,但其他的干扰也是必要的。对我们多数人来说,如果我们连续两天没有一个干扰,我们就不会有工作。真正的问题是:“我们如何区分优先的干扰和次要的干扰?”干扰大致分为三类:
1.不必要的打扰,包括突然到访和意外电话。他们错误的认为你关心、需要这些信息,或者对某事负有责任。如果以上三条都不正确,那么这不必要的干扰就是浪费时间。要避免这种干扰或者尽快结束。
2.必要的干扰是那些你关心、需要这些信息并且你对某事确实有责任。必要的干扰有其自身的价值,你应该立刻处理它,除非时间不合适。
3.不合时宜的干扰是必要的,只是它出现在不方便、不合适的时间。你应该把它们规划到一个更合适的时间。
I:我们习惯于将自己内心的感受度作为对干扰的判断,而从心理学上打断我们原计划的事情或者是突然出现的事情都会让我们有一种无法掌控感而觉得排斥和讨厌,鉴于我们的本能反应我们并未客观地面对和评价这件事情到底是不是一种真的干扰,有些干扰是干扰,而有些干扰其实并不是干扰,是你需要去处理和面对的,如果我们一直把它们认定为干扰选择回避、逃避、减少并不能帮我们很好的解决那些看似干扰而非干扰的事情,我们忽视逃避,它仍然存在,最后还是需要面对,可能最后还会更恶化。
我们了解了对意外来访或意外电话的排斥是出于我们心里的讨厌,而不一定真的都是干扰时,我们在对待干扰时应该思考一下,它是否真的和我无关,也绝对不是我需要和想了解的,如果确实不是,那干扰成立,可以拒绝、逃避或屏蔽,而如果它其实是我计划想要了解一下的,或者我对这件事确实是有一定责任的,我们应该把它归为次干扰,接着再判断属于现在就尽快得回应处理还是可以放在某个时间段回应和处理。假如是自己应该负责的事,应该尽快处理和解释清楚,如果是自己有兴趣和想要了解的可以放在某一时间段集中回应和处理的,告知对方某个时候我们会主动联系。
A1:前律所的同事,之前是做香港保险工作的,后来进了我们部门,有个之前的客户突然电话问保险,言语中有一些不满和质问,她解释了一遍她现在不做也不负责港险,打**电话询问之后就挂了。
客户后面几天仍然打电话过来,而这位同事认为很干扰现在的工作也影响现在的工作,就一直不接这个客户的电话。最后,这个客户找到律所里面来大闹了一番,也是突然到访,说来又是一次干扰,同事更加嫌烦了,就一直说请你不要到这里干扰我的同事们……
这里就是对干扰的逃避并不能真的解决和减少干扰,如果同事选择将这件看作与己有关的次干扰,可以选择帮客户联系港险工作人员、了解清楚然后告知,或者是解释一下现在在律所,在开会,等下班后我会打给你了解清楚你的需求,再告诉你应该怎么做。她由于觉得是干扰,没有好好了解客户的问题和处理,只回避和逃避却把事情弄得更大了。
A2:这段时间一个人照顾孩子,很忙碌,所以很不想接电话,也不希望有任何人和朋友到访我家或想来看我(因为家里好乱)。
我需要面对自己认为是干扰的这些情况,提前做好分类和准备。
1.纯粹的电话骚扰(卖房、投资、孩子的补习班、推销美容等)直接拒绝和挂掉。
2.必要的干扰,如保险提醒续费、登记过的孩子兴趣班、和之前工作有关系的客户问题、报名参加的活动来电、快递来电,接听并且好好了解和记录,处理。
3,不合时宜的干扰,有朋友突然到访或是在忙碌应对孩子时的来电,解释稍后打过去联系她,如果是途径的到访,约在外面。