做的事情杂而乱,如何提高效率?你需要使用时间段工作法

小李最近很郁闷,按理说刚从普通员工升级到了项目助理,离他当项目经理的目标更近了,应当高兴啊。但这几天却总是闷闷不乐的,工作效率严重下降,还被领导给批了,都开始有些怀疑自己当初的决定了。这样下去不是个事,得再找找老王这个效率达人,也是他的精神导师,项目总监来请教下了。

这天下班后,小李约老王到公司附近新开的餐厅吃晚饭。

“小李啊,升官了就没怎么请我了,今天怎么有空了?”一到饭店,老王环视着周边环境,“嗯,环境不错,会享受了。”

“老王,别开玩笑了,我都快郁闷死了。真不知道当初努力争取当上项目助理是不是好事,感觉还不如之前做个普通员工呢。”小李把菜单递给了老王:“今天是还想请教下关于时间管理上的事,所以才约您老出来的。来,点菜。”

“是不是之前教你的时间管理方法用不上了,我就知道有这么一天,就等着宰你呢,哈哈。”老王嘴上说着宰,但也就点了两个平常的菜。

“我认宰了,可你怎么就知道是之前时间管理的方法用不上了呢?”小李盯着老王问。

“因为我就是这么过来的啊,任何事物的经历都是相似的,所以说经验之谈才是最重要的。”老五了一口水:“来,说说吧,遇到啥问题了。”

“是这样的,之前做普通员工的时候,是任务的一个执行角色。任务是领导分配下来的,所以我知道这一天具体有哪些事是要完成。按你之前教的列清单,排优先级,然后按优先级来一个一个做,优先级不高的可以改天做。这样一天我的目标很明确,集中精力先把重要的事做完,然后再做其它的,这样效率很高。但是呢,现在升职项目助理后,领导不会分配每天的任务,我列清单的话也就不知道该列什么了。经常是正在做一件事,领导突然说个事,我就放下这个事去做。每天感觉事很多,但一天下来又感觉什么也没完成一样。”小李一口气说了一堆:“就是感觉要做的事太多,而且很杂,这样的情况下之前列清单的方法感觉没法用,还有没有其它方法呢?”


“快喝口水吧,累着了吧。咱们来慢慢说。其实你的职位越高,越没有人来给你分配具体工作,都是需要你自己主动去找事的,你现在才做到这一层,再往上体会越深。咱们来说方法,方法是有的,就是时间段工作法,把你一天的时间划分成一个一个的大段,然后在每个段里只做同一类型的事。咱们先来理理你现在每天做的事,先说说你现在每天的一个工作状态?”

“就每天早上去查看下邮件,收集各组发的项目进度。经常是在做的时候,领导让通知一下谁谁来一下,就去通知,回来再继续汇总项目进度,然后中间有人来反应问题,就去回答解决一下。这样一直感觉都在忙,老有人来打扰。”饭菜上来了,小李把筷子递给了老王。

“你在说的过程中可能也注意到了,被人打扰是最影响效率的。时间段工作法就是可以让这个打扰减少一下。怎么做呢,第一步,把你的工作内容进行一下归类,看一下能分几类。你的工作大体上可以分为三类:项目进度汇总,组织会议,解决临时性问题。那你完全可以把工作的8小时来分成三个大段,对应的每个段里只做这一类的事情。项目进度汇总阶段,我就只做汇总,其它的事来了都往后放一下,这样你的注意力可以只集中在一类的事上,进度也好把控,效率也可以提高。”老王尝了一口菜,味道还不错。

“那如果我现在正在做项目进度汇总的事,别人来找,比如领导让去找谁谁,就直接拒绝吗?”小子问出去就后悔了。

“傻小子,之前教你的判断优先级的都忘了?判断一个事重不重要,要看这个事的影响度,还有2分钟原则。领导让你去找谁谁,2分钟内解决不了吗?你再来换个角度来想想,要是你是项目经理,你最关心的是什么?”老王放下筷子盯着小李问。


“当然是项目进度了,每天一上班我就想看到前一天的项目进度,然后就要安排这一天的事了,正常的不用管,延期的赶紧找原因,想办法解决。啊……”小李突然想到了什么。

“想到为什么领导要批你了吧,你每天的项目汇总太晚了,经常是快中午了还没弄完。所以你的时间段,第一段就是要做项目汇总的,这个是你早上的时间段,这个时间段内只能做这个事,别人来找你反应问题,你可以推到下午再来解决。最重要的事排在第一段内,次重要的,比如你组织会议的排在第二位,你可以安排在下午去做,下午人还齐,你好通知。最后是你解决问题的时候了。这就是一个时间段的工作法,适合于每天事多还乱的情况下使用。”

“听着简单,我为什么就没想到了。明天我就按这方法来做一下。”小李心里的事终于是放下来了。

“要是你啥都想到,那你就做我位置了。来来,快吃吧。”老王心里想着,这小子将来还真可能做我位置呢。

​作者:蚂蚁,晨型人,已坚持4点起床四年多,个人成长导师,效率达人,个人公众号“蚂蚁说成长”(ID:cjxxh7)。

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