如何在30秒内快速简明扼要地汇报完重要工作

在跟重要客户及领导汇报工作时,如何快速、简明扼要地将大量的工作总结并汇报清楚,是每个职场精英必备的技能。

“麦肯锡30秒电梯法则”提出要扣人心弦、重点突出、条理清晰,结合《金字塔原理》和《结构思考力》的要点,可实施主要步骤如下:

  • 明确意图-知、感、行

汇报之前,要确认汇报的目的和意图,从“知、感、行”三个角度来思考。

1、要让对方知道你讲什么(知)
2、如何来影响别人的情绪和感受(感)
3、如何让对方有所行动(行)
  • 结论先行,先入为主

简要汇报时,不宜用演绎推理来完成,应先说结论,无论对方赞同或反对,都会耐心听你讲原因,同时也会在对方心理上有先入为主的感觉,会在之后你的汇报中去主动思考并验证你的结论。另外,讲结论作为开场白,要高度总结,有条件则可适当故弄玄虚、激发思考。

西南联大著名学者刘文典教授教学生写文章,上台仅授以“观世音菩萨”五字。刘教授这一句话让学生如坠云里雾里,他接着解释说:“观”乃多多观察生活,“世”乃需要明白世故人情,“音”乃讲究音韵,“菩萨”则是要有救苦救难、关爱众生的菩萨心肠。学生听之恍然大悟,对老师所授写作秘诀终生难忘。

  • 归类分组,提炼观点,逐一说明

利用金字塔思维“纵向+横向立体化思维方式”,纵向以上统下,意思就是金字塔的顶端就是总结论,且上一层是下一层的结论,下一层是支撑着上一层的证据或事实。横向归纳,遵循MECE原则-相互独立、完全穷尽以及短小精干、由关键词或短句组成。注意横向中尽量不要超过6点,过多不宜记住,如果超过尽可能的找到其中的共同点合为一个,在之下再分类

可根据上级或者客户给出的时间,决定我们说到金字塔的哪一层。3秒钟?直接说金字塔的顶层结论。30秒?可以说到第二层。10分钟?第三层。开专题研讨会议?挖掘到金字塔的最底层。所以无论给多少时间,我们都能把问题说清楚,只是说的深度不同。

简文堂曰
30秒讲清楚一件复杂的事,需要“论证类序”,论(结论先行)、证(证据支撑)、类(归类分组)、序(逻辑顺序)。逐步养成“纵向论证,横向类序”的思维方式,无论是汇报工作,还是书写文章,都会得心应手。
(本文的结构也是按这种思维表达)


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