读书100Day5~沟通圣经之书面沟通

书面沟通与口头沟通一样重要,接下来我们来聊聊书面沟通。

001、配合电话或会议

在打电话前或者电话后,最好以书面形式把信息邮寄给对方,比如图解、价目表、地图等。书面内容仍应遵守有效沟通的6C原则:清晰、积极、简洁、正确、礼貌和完整。

002、商务书信的整体思路

商务书信按照对方预期反应可分为:有利的、中性的、不利的、待说服的。

a.有利反应的:主题+说明或细节+总结;

b.中性反应的:主题+说明或细节+总结;

c.不利反应的:陈述引出原因+分析说明原因+主动建议+采取行动;

d.待说服的:客观陈述+分析事实+主动建议+采取行动。

003、商务书信的版面

a.信纸:信头的设计、版面的安排,取决于纸的大小。一封短信用单倍行距打在A5信纸上,比用双倍行距打在A4信纸上要好看。

b.信头:横跨整张信纸宽度,上下高约5~8CM,或安排在右上角。

c.结尾:称呼与结尾致辞取决于写信双方的熟稔程度。

d.边缘:书信的整体外观很重要。一般左右两边预留2.5CM,较为美观。

e.行距:几乎所有商务书信都采用单倍行距,段落间为两倍行距。但短信要使用双倍行距,边缘也加宽。另收件人和寄件人地址,永远用单倍行距。

f.连接页:无需信头,但应注明收件人姓名、页数和写信日期。

004、备忘录

内部使用的信件,可以是电子邮件、打印或手写均可。信息越简短越好,注明To(收件人)、From(发件人)、Date(日期)和主要内容。

005、传真

本身信息按照信件、备忘录原则撰写即可。但如果是敏感或者机密信息,则不适合使用传真传达。

006、短信

想好需要沟通的内容,明确你的沟通目的,用对方舒服的方式进行沟通。

书面沟通的形式多种多样。总之,我们始终要遵循最基本的原则:原因?内容?对象?方式?地点?时间?

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