自古就说干得好不如说得好，不管你会说，还是会写，都是最有效，最长久，最牢固建立和管理自身职业形象的途径，通过有效的总结和汇报，给领导全面的信息，方便决策，并渐渐地与领导建立起信任，获得更多的成长和突破的机会，这才是工作的意义。
写总结其实就是通过书面进行沟通，沟通的最终目的是理性和感性上与对方达成一致，你写工作总结目的是让领导认同，你的努力认同你的工作成果，而且是愉悦的认同，为了让他愉悦的认同，你需要在文字中跟他建立好信任。什么是信息化的语言，“加强，提高，推进，巩固，提升，强化，改善，突出...”这一类描述性的词语在你的总结中是不是经常出现，是不是你一听到别人说这些套话的时候就会本能的犯困，没错，这些废话放之四海皆准，听这样的总结，其实就是在浪费生命，偏偏很多人乐此不疲的用这些遣词造句，还搞得很工整对仗，当然也分两种情况，一种是本身就没什么成绩，用这些描述性的空话可以营造出一派虚假繁荣的景象，深究起来也不会出问题，毕竟提高了一个百分点，也可以叫提高，每天喝茶看报之余过问一下工作也算是在推进，这种情况我们要坚决避免，再会总结，也要建立在实实在在的工作的基础上，也就是我们要谈的第二种情况，明明工作做到了90分，偏偏默默无闻，无人知晓，或者拙于总结汇报，让人听起来和第一类人差不多，明明实打实的做了很多工作，却不擅于用信息化的语言将有效内容传递给你的领导。写总结其实就是通过书面进行沟通，沟通的最终目的是理性和感性上与对方达成一致，你写工作总结目的是让领导认同你的努力，认同你的工作成果，而且是愉悦的认同，为了让他愉悦的认同，你需要在文字中跟他建立好信任，那么，可以建立起信任的总结要怎么写？
一，给数据，给事实。比如要说“效果差”，估计领导会有很多疑问：有多差？差在哪里？怎么改善？领导的功能是决策，来龙去脉需要我们去完成总结，此时我们就需要用到信息化语言，给他最完善的信息，给他拍板行与不行，“采用新方法后，业绩比上个周期减少20%，主要是推广费用比上个周期减少30%，需要提高推广费用15%以上才可以维持增长率！”这就是效果差里包含的具体信息。只说“效果差”，这是描述语言，充满了主观和偏见，想解决问题却无法入手，这时领导的脸当然是黑的啦！怎么办？加入数据，提供客观事实。有了数据和事实，才有进一步分析的可能，有了突破口，就会有解决问题的方法。又比如我们常常会写在上级的关怀下，在同仁的努力下，不如这么写在部门领导开展的每月一次面对面午餐中，在部门连续日夜加班10天以后，这就是信息化语言和描述性语言之间的转换，所以信息化的语言关键是要有事实和数据，如果啥也没有，那你的总结也只能沦为通篇不痛不痒的假大空了，也不要指望在总结上给自己加分了。
二，向深多挖一步。不要只陈述结果，只写业绩，往深里多想一步，形成现在这个结果的原因是什么？写工作总结最重要的原因是，上级想看看我们能不能从感性的工作认知中上升到理性的、规律性的总结，为什么有这样的业绩？向前多挖一步，想想原因，总结方法，这是比较有深度的写法。有经验的职场人士会重点写自己的经验方法，甚至是个经验方法，能否用到明年的工作，能否推广到别的团队，这样一来你的这份年终总结已立刻不一样了。比如到年终总结，你要写自己的收获，常常会写到个人技能得到了飞速提升，这还是描述性语言，于是你需要继续往下挖，什么技能得到了怎样的提升，你可以这么写，我参加了三次程度由浅入深的业务培训，并用学习到的内容为指导写了一篇论文，申报了一个课题，或者开设了一门相关选修课，这就是信息化语言的方向。
再比如你在写方法经验的时候，低段位的写法会写：我们今年之所以提高了产品销售量，因为我们欢迎老客户来体验我们的新产品，引导客户购买相关的互补产品，鼓励客户向朋友分享产品使用感受。而高手会继续写下去，写出为什么这么做的原因来，比如，我们之所以取得这样的业绩，是因为我们意识到公司前10年坚持下来的客户回访，为我们积累了上百万忠诚的老客户，忠诚的老客户是我们这家公司最大的资产，对老客户进行二次销售是我们降低营销成本的主要途径，你看这就是深挖到的原因，这就是有料的文章。
三，向后多迈一步，提供解决方案，这是工作总结的升华。我们找了原因，总结了规律，注意这不是打鸡血，我们还需要具体的行动指南。
比如工作总结中，写到展望来年的时候，有些人这样写“下半年要抓住客户需求，提高客户满意度，提高客户的忠诚度”，这是没有行动指南的鸡汤写法，领导看后一头雾水。我们向后走一步，怎么抓住客户需求？怎么提高客户满意度？所以你不如改为，我们要通过客服聊天记录，客户评价，分析客户利益，我们要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件，建议明年组织5~7人的专业运营团队来完成这件事情记录下来，客户在评价和聊天记录中提出的问题，并针对性的解决，这就是指南性的写法。再比如，完成一项工作后，我们不好意思自己去邀功，说我们多么多么辛苦，那我们可以向前多迈一步，说说我们从这次项目中得到的收获和感悟，比如，在未来再次面对此类的项目时，我们的经验是，需要更多的人手，因为之前没有经验准备不足，所以我们几个人连续加了几个通宵的班才搞定，效率低下而且容易出错...这个过程其实本身就是一个变相的汇报工作的方式。
