2.5记账凭证与会计凭证的保管

1记账凭证的概念

记账凭证,又称记账凭单或分录凭单,是指财会部门根据审核确认无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制、记载经济业务的简要内容,确认会计分录,作为记账直接依据的一种会计凭证。记账凭证的主要作用在于对原始凭证进行分类、整理,按照复式记账的要求,运用会计科目,编制会计分录,据以登记账簿。这是会计人员自己编制的会计凭证,也是登记账簿的直接依据。

2对记账凭证分类的再认识

在以手工记账为主要方式的会计工作时期,记账凭证分类最常见的是“收款凭证”“付款凭证”“转账凭证”等。但从现在来看,计算机会计、信息系统的发展,已使上述记账凭证的分类完全失去了原有的作用,以至于会计记账凭证几乎就成了单一的综合记账凭证状态。

3记账凭证的构成内容

记账凭证必须具有下列基本内容:记账凭证名称;填制单位的名称;凭证的填制日期及编号;经济业务的内容摘要;应借、应贷账户名称及金额;所附原始凭证张数;制证、复核、记账、会计主管等有关人员的签章,收付款凭证还要有出纳人员的签章。

4记账凭证的开具与审核

我国《会计基础工作规范》对会计记账凭证工作的具体要求如下:

(1)记账凭证的内容必须具备:填制凭证的日期,凭证编号,经济业务摘要,会计科目,金额,所附原始凭证张数,填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。收款和付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的,也必须具备记账凭证应有的项目。

(2)填制记账凭证时,应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编号。

(3)记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或者根据若干张同类原始凭证汇总填制,也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

(4)除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的,应当将其他单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容:凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。

(5)如果在填制记账凭证时发生错误,应当重新填制。已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

(6)记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当自“金额”栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

(7)在采用手工方式填制会计凭证时,字迹必须清晰、工整,并符合一定的书写要求。

(8)实行会计电算化的单位,对于机制记账凭证,要认真审核,做到会计科目使用正确、数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。

(9)各单位会计凭证的传递程序应当科学、合理,具体办法由各单位根据会计业务需要自行规定。

5会计凭证的保管

我国《会计基础工作规范》对会计机构、会计人员要妥善保管会计凭证也提出了具体的要求,主要内容为:

(1)会计凭证登记完毕后,应当按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失。

(2)记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签外签名或者盖章。对于数量过多的原始凭证,如较大数量的领料单等,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

(3)原始凭证不得外借,其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时,经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应当在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

(4)从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车票、轮船票、飞机票等凭证,由当事人写明详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。

还需要说明的是:会计资料档案也包括会计账簿、财务报表等,但最有保管需要的还是会计凭证,在全面实施会计信息系统操作后更是这样。

【判断】记账凭证的主要作用在于对原始凭证进行分类、整理,按照复式记账的要求,运用会计科目,编制会计分录,据以登记账簿。

答案

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