高效的团队会怎么开


什么是高效?高效是指单位时间内有质量的产出。会议是所有企业里的一个典型场景,开会的成本天然比较高,而低效的会议将进一步提高成本。相信下面的情况大家都深有体会:

会议冗长,占据大量工作时间;

每个人各执一词,会议主题时常跑偏;

部分参会人事先不清楚会议目标和内容,错失了发言机会;

会议中没有记录,导致后续无止境的推诿扯皮。

001./高效会议有哪些原则/

>>会前

明确会议主题

每次的会议主题建议为1-3个,如果一次会议安排过多的主题,将会导致会议时间过长,占用大家的工作时间。而据研究表明,人的注意力集中在30-40分钟之间,太长时间的会议,效果可能适得其反。如果需要讨论的事项较多,不妨安排多次会议,会议之间安排休息。

同步参会信息

会议主持人要向所有参会人员充分同步会议信息,如时间、地点、人员、会议主题、相关材料等,方便参会人员安排好自己的工作和时间,同时每个人都能提前了解到会议的大致内容并做好相应准备,提高正式会议的效率。每次会议尽可能全员到齐,如有参会人员时间冲突,可另约时间,实在安排不开,会后尽快找时间单独同步会议内容。

>>会中

准时开始,按时结束

参会人员需按照通知的时间,准时参加会议,同时会议开始应设定一个大概的时间,主持人应把控会议节奏,避免超时影响大家的其他工作。

聚焦会议主题

会议过程中要确保讨论的内容始终与主题一致,如果主持人或其他人发现会议开始发散,应友善提醒会下讨论。

做好会议记录

会议过程中一定要做好会议记录,将关键性信息、结论性信息及时地记录下来,一是方便会后回忆和查阅,二是可以作为会议依据,避免日后的推诿扯皮。

达成统一意见

会议结束前,要对会议做一次总结,并形成结论性意见,并周知所有参会人员。

分工明确,规定期限

针对下一步行动,明确各事项的责任人和事项达成的时间点。

>>会后

同步会议结论

主持人将会议的精华信息提炼出来,形成书面的行动纲领,同步给所有参会人员,方便其他人随时查阅。

跟踪与落实

会议结束只是开始,会议主持人还应在会后持续跟踪事项的进展,做好监督和落实,保证事项能够按时执行和完成。

做到了以上几点,就能随时开启高效会议了。但是在具体执行上,又会面临一些问题,比如:

会前如何简单高效地向参会人员同步参会信息?

会中时间有限,如何简明扼要地做好会议记录?

会后结论信息如何清楚明了地传递给参会人员?

使用传统文档撰写,结构不清晰,而且比较耗时,制作PPT更加繁琐,这时不妨试试ProcessOn作图的思维导图工具。

上图为一个简单示例,通过思维导图的分布结构,会议主题、时间、地点、人员、会议记录等一目了然。在思维导图上可以插入图片、链接、文件等,在会前就可以将所有相关信息展示给参会人员;会中可以在思维导图上简单快速地记录会议内容;会后可以归纳总结,明确下一步行动,并同步给相关人员。

每次会议都可以创建这样一张思维导图,而且创建过程也极为简单,只需要做好一张模板,后面直接使用模板再补充内容即可。日积月累,可能会产生大量的会议记录,我们可以将这些会议记录使用文件夹进行管理和归档,存放在ProcessOn的团队空间中,方便团队成员随时查阅。

如上图,我们可以切换到知识库视图,文件夹层级更清晰,查看文件更方便!

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