什么是高效？高效是指单位时间内有质量的产出。会议是所有企业里的一个典型场景，开会的成本天然比较高，而低效的会议将进一步提高成本。相信下面的情况大家都深有体会：

会议冗长，占据大量工作时间；

每个人各执一词，会议主题时常跑偏；

部分参会人事先不清楚会议目标和内容，错失了发言机会；

会议中没有记录，导致后续无止境的推诿扯皮。

001./高效会议有哪些原则/

>>会前

明确会议主题

每次的会议主题建议为1-3个，如果一次会议安排过多的主题，将会导致会议时间过长，占用大家的工作时间。而据研究表明，人的注意力集中在30-40分钟之间，太长时间的会议，效果可能适得其反。如果需要讨论的事项较多，不妨安排多次会议，会议之间安排休息。

同步参会信息

会议主持人要向所有参会人员充分同步会议信息，如时间、地点、人员、会议主题、相关材料等，方便参会人员安排好自己的工作和时间，同时每个人都能提前了解到会议的大致内容并做好相应准备，提高正式会议的效率。每次会议尽可能全员到齐，如有参会人员时间冲突，可另约时间，实在安排不开，会后尽快找时间单独同步会议内容。

>>会中

准时开始，按时结束

参会人员需按照通知的时间，准时参加会议，同时会议开始应设定一个大概的时间，主持人应把控会议节奏，避免超时影响大家的其他工作。

聚焦会议主题

会议过程中要确保讨论的内容始终与主题一致，如果主持人或其他人发现会议开始发散，应友善提醒会下讨论。

做好会议记录

会议过程中一定要做好会议记录，将关键性信息、结论性信息及时地记录下来，一是方便会后回忆和查阅，二是可以作为会议依据，避免日后的推诿扯皮。

达成统一意见

会议结束前，要对会议做一次总结，并形成结论性意见，并周知所有参会人员。

分工明确，规定期限

针对下一步行动，明确各事项的责任人和事项达成的时间点。

>>会后

同步会议结论

主持人将会议的精华信息提炼出来，形成书面的行动纲领，同步给所有参会人员，方便其他人随时查阅。

跟踪与落实

会议结束只是开始，会议主持人还应在会后持续跟踪事项的进展，做好监督和落实，保证事项能够按时执行和完成。

做到了以上几点，就能随时开启高效会议了。但是在具体执行上，又会面临一些问题，比如：

会前如何简单高效地向参会人员同步参会信息？

会中时间有限，如何简明扼要地做好会议记录？

会后结论信息如何清楚明了地传递给参会人员？

使用传统文档撰写，结构不清晰，而且比较耗时，制作PPT更加繁琐，这时不妨试试ProcessOn作图的思维导图工具。

上图为一个简单示例，通过思维导图的分布结构，会议主题、时间、地点、人员、会议记录等一目了然。在思维导图上可以插入图片、链接、文件等，在会前就可以将所有相关信息展示给参会人员；会中可以在思维导图上简单快速地记录会议内容；会后可以归纳总结，明确下一步行动，并同步给相关人员。

每次会议都可以创建这样一张思维导图，而且创建过程也极为简单，只需要做好一张模板，后面直接使用模板再补充内容即可。日积月累，可能会产生大量的会议记录，我们可以将这些会议记录使用文件夹进行管理和归档，存放在ProcessOn的团队空间中，方便团队成员随时查阅。

如上图，我们可以切换到知识库视图，文件夹层级更清晰，查看文件更方便！