052:如何处理好千条万绪的办公室工作?

答:马上能够做到的,就是去买一个工作笔记本,每天写上当天要做的事,早上一上班就全部列出来,然后根据重要程度标上A、B、C,先做A,然后再做B、C。至今我仍保持这种习惯,每天早上醒来,在床上做的第一件事,是想好今天要做的主要事情。有时事情多了,我会把三件最重要的事情写到纸条上,时刻提醒自己。

微信订阅号“橙子成长联盟”里面有“三件事”的小功能,可以帮助自己定计划,而且有打卡、回顾、打分、小确幸等功能,非常好用,就是速度有点慢。很想找一个类似的APP,但一直没有找到。

人的一生会遇到很多事,这些事情分四种:一种是重要且紧急的,比如说地震,要马上处理;一种是重要但不紧急的,比方说学习、健身,很重要,但是不紧急;还有一种是紧急而不重要的,比如电话响了,你不接电话就挂了,但是可能这个电话只是朋友聊聊天;还有既不紧急也不重要的,如聊聊天、上上网、打打牌。人要把优质时间用到重要的事情上,紧急不紧急倒在其次,这样可以避免误事,给人一种做事稳妥的感觉。

更进一步,要学习时间管理,我在工作中受益比较大的是GTD,《搞定》这本书专门讲这种方法,还有一些配套的软件,我用着比较顺手的是Doit.im,它的原理完全是GTD,还有所改进。有一次办班特别急,头天上午10点接到任务,第二天晚上学员就报到,工作千头万绪,我用这个小软件极大地提升了工作效率。这个软件在我手机里用到现在,每天都要看几次。

从长远讲,要避免千头万绪、无处下口,必须争取主动,避免被动。怎么争取呢?就是站在领导立场想问题,回到自己岗位干工作。这一条可以作为座右铭。做办公室工作,方法就是抓重点,什么是重点?主要领导关心的事就是重点。我最初听到这句话的时候,心里很不服气,觉得这叫溜须拍马、没有自我。现在知道,这话确实是对的,因为主要领导肯定要抓主要的事,主要的事肯定是主要领导在抓,跟溜须拍马没有关系。

抓住重点之后,你的工作就不被动了。一些小事做不好无所谓,人不可能完美。

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