项目进度落后?项目超支?作为管理层,在项目周期1/4节点听到这些坏消息,可以提高公司高管的警觉,如果项目到了3/4节点才听到这些坏消息,高管能够力挽狂澜的可能性就非常小了。挣值项目管理可以提高出色的成本估算,帮助管理层控制项目进度,减低成本超算风险。
什么是挣值项目管理
挣值管理的第一目的就是防止成本超支。
挣值又叫制造业标准,工作价值,挣值管理,绩效测量,已完成工作的计划价值,已完成工作的预算成本,成本进度控制系统标准,成本进度计划和控制规范,计划评审技术成本。
挣值就做一件事,测量实际工作的绩效,并与基准计划比较。它能够有效预测整个项目的最终成本和进度需求。
挣值最厉害的是出色的成本估算。挣值方法是,通过将项目当前完成量与项目计划进行比较,从而测量项目绩效;通过将项目当前完成量的预算成本与实际成本相比较,推算出项目完成时总成本。
这种三维绩效测量,就称为挣值项目管理。
为什么把它称为三维绩效测量。我们解释一下。
第一个维度,计划价值,也叫计划工作预算费用BCWS。要确定计划价值,首先要明确
1、到项目某一点为止,计划工作量
2、为完成这部分工作量,所允许消耗的预算。
计划价值的计算要用到来自项目主进度表PMS中的这些细节数据。换句话说,没有PMS,就不能采用挣值。
比如说主进度表中规划好要在前3个月中完成3个项目单元,每个单元预算成本10万。那么项目前三个月的计划价值就是30万元。
第二个维度,挣值。测量挣值需要用到以下数据
1)测量阶段实际完成的工作量
2)根据计划,为完成这个工作量,可以消耗的资源预算,是计划可以消耗的资源,不是指实际消耗的资源。
如果实际完成2个项目单元,挣值就是 2x10=20万。
第三个维度是,测量阶段实际消耗的成本。查证可以得到实际成本。以实际成本30万为例,我们就可以用挣值方法,清晰展示项目头3个月的工作绩效:
计划价值PV 30万
挣值EV 20万
实际成本 30万
挣值项目管理分析的视角和传统项目管理会非常不同,而且更出色。
挣值方法中,进度偏差=EV-PV=-10万。比进度表落后10万元工作量。
成本偏差=EV-AC=-10万。花了30万成本,只完成20万的工作量,换句话说,每花1元钱,只实现了67分钱的价值。
就是说,这个项目既落后于进度表,又在成本上超过了预算。
进度落后或许后期努力可以赶上进度,但是负的成本偏差非常难以弥补。也就是说在项目刚刚开始的阶段,就可以预见整个项目收尾时会面临严重超支。
项目组花了30万却只完成按计划20万就可以完成的工作,超支整整10万,如果项目继续按照现在成本效率(花1元钱只做67分钱的工作),那么项目完成时,实际成本将超算50%。
还要考虑项目成员要按照进度表在计划时间内完成项目,他们将不得不投入更多的资源,延长工作时间,,这样一来,整个项目的成本很可能超支100%。
想想看作为管理层,在项目周期1/4节点听到这些坏消息,可以提高公司高管的警觉,如果项目到了3/4节点才听到这些坏消息,高管能力挽狂澜的可能性就非常小了。
这个就是我们提到的挣值方法可以提供出色成本估算的原理。
当然挣值是一种项目管理方法,我们不会用它来管理日常工作,因为日常工作时持续性的。
什么样的项目适用挣值项目管理?
绝大多数的项目,我们说世界上99%的项目,都是采用固定成本的方式来完成。成本上升的风险需要项目经理来承担,项目的委托人无须承担此类风险。
挣值就是通过三维绩效测量的简单方法,帮助项目经理管理固定成本的项目,减低风险。这个就是挣值项目管理。
为了更清楚了解挣值方法的出色之处和巨大价值,我们来看看传统项目管理的方法,做个对比。
在传统项目成本管理中,我们以一个100万投资的内部开放项目为例。
这个项目要在一年内花费100万完成这个项目。在第一季度计划支出30万。
第一季度结束时,实际花掉30万。计划30,花掉30,项目成本控制是不是很完美?
实际上很难说!仅仅根据这些数据,无法判断项目真正成本绩效。
不能仅仅把预算和实际成本比较,还要把计划进度和实际进度做同样的比较。
而且这两组比较必须在“同一套基准”中进行。而传统项目管理中进度管理和成本管理是分开的,成本管理以职能为单位,进度管理以工作分解为单位。这样导致成本和工作量无法进行匹配。
换句话说,花了钱,不知道钱花在什么地方,更不知道这笔钱是不是真的完成了原本想要完成的工作?
为了挽救这个局面,我们可以在整个项目生命周期中设置10个里程碑,每个里程碑价值10万。也就是说每完成一个里程碑,项目就赚到10万元。
挣值分析,就是从三个维度对项目绩效测量。检查实际工作,如果只完成2个里程碑,价值20万。计算挣值,用到两个要素,
1、实际完成工作量: 2个里程碑
2、根据预算,实际完成工作量应该消耗的成本: 20万美元
挣值计算,就是把计划每个工作量要花的钱和实际完成的工作量值多少钱进行比较。
在这个例子中,每个里程碑值10万,实际完成2个里程碑,挣值就是20万。
这样马上就可以看到项目落户于进度了。
因为项目原本计划完成价值30万的工作,实际只完成价值20万的工作,进度偏差-10万元。也就是成本超支。
实际世界的项目比这个例子复杂得多,采用传统的项目成本管理方法,根本无法真正测量项目的进度绩效和成本绩效。
挣值的三维分析可以帮助及早发现项目进度和成本中的隐藏问题,及早做出反应。
在项目进行过程中,管理者常常做这样的预测,要完成所有工作,项目的周期应该有多长?为了完成整个项目,需要投入多少资金?
进度绩效指数Schedule Performance Index /SPI
SPI=挣值/计划价值
SPI=0.67,意味着项目组计划在某段时间里完成1元的工作,实际只完成0.67分。在关键路径法中采用SPI,可以有效估算整个项目周期长度。
成本绩效指数CPI=挣值/实际成本
CPI=0.67,就是说,项目每花出去1元,都只实现67分的价值。CPI可以有效预测整个项目结束时到达需要多少成本。
SPI和CPI结合估算项目最终成本范围
比如说,在项目的第一个十分之一节点上,当成本和进度与计划相比都发生了偏差,如何预测项目完工的总成本?
传统的方法采用自下而上的估算,对剩下的所有工作进行进度和绩效评估。但是采用挣值统计预测法,可以花更少时间,并相对准确估算整个项目最终成本需求。
预测方法很简单。
1、成本下限估算
用原来的总预算,比如 100万,除以CPI(0.67),可以估算出整个项目需要150万。这个方法通过了广泛的数据验证,是对成本下限估算的有效工具。
2、成本上限估算
用CPI乘以SPI,再用乘积估算项目成本上限。这个方法既考虑目前成本超支,又考虑现在进度落后情况,从而得出一个相对悲观保守的预测。这个方法得到的估算成本约200万。
挣值的起源和发展
挣值是成本/进度控制系统标准(C/SCSC)一个重要组成部分,是C/SCSC核心理念。但是美国国防部把C/SCSC搞得过于复杂,还有一堆不知所云的术语让项目经理望而却步。后来在C/SCSC基础上发展起来的挣值管理系统EVMS,挣值才变成一种简便有效的管理工具,有了更广泛的商业应用,成为一种切实可行的最佳管理实践。