每天的时间工作至少会占据三分之一,除去睡觉,属于自己的时间所剩无几。如果在工作的时间,工作还完成不了呢?那么可能只有睡觉的时间了。
你说,我还想培养一下自己的兴趣呢?比如,画画、看书、健身……不好意思,没有时间了。
为什么有的人工作效率就特别高呢?就比如《零秒工作:速度解决一切的麦肯锡工作术》的作者赤羽雄二。他曾在麦肯锡工作14年,一个人同时负责7-10个项目。独立创业后,同时参与数家企业的经营改革,每年举办的演讲超过50次。
是什么让作者赤羽雄二能够完成如此庞大工作量呢?让我们看看他在《零秒工作:速度解决一切的麦肯锡工作术》中怎么说的吧!
整本书在第一章着重讲解了“工作进展缓慢的原因”,第二章讲了“提升工作速度的8个原则”,第三章则讲解了“提升思考速度的方法”,在第四章才娓娓道来解决工作缓慢的方法。这样的顺序我认为不符合我们的思维习惯,读起来会不舒服,如果换成先讲原因,再讲解决方法,而后是提升工作速度的原则和提升思考速度的方法,这样的顺序应该更好理解。
所以,接下来我将按照工作进展缓慢的原因——解决方法这样的顺序依次说说我在这本书中学到的一些知识。
无法迅速开始工作
表现:
手头上的工作还没完成,又被布置了很多新的工作,看着堆积成山的资料,心中一千个不愿意开始干活,各种拖延症开始……
方法:
形成良性循环
作者赤羽雄二在“提升工作速度的8个原则——原则4 形成良性循环”中告诉我们,在工作中,要将各个部分都进入良性循环,这样各种各样的好事就会接踵而至。所以尽量快地进入工作状态会是良性循环的开始。
这样的方法,也许你会说:“对我来说还是不管用!”没关系,我有另一个方法,来对付拖延症。
与拖延症一起成长
心理学上有个概念,不管任何症状出现,都不要简单粗暴地逃避和压制,而是正视和承认。
所以,首先承认自己患有拖延症,然后不去刻意地压制它,只是跟它商量:我知道你不想工作,觉得很烦,但是此时此刻我真的要开始“干活”了,不然后续是更让我头疼的事情。等我做完手边的活,会满足你的一个心愿。
这样的商量会让我们不再被拖延症所拖累,而是我们主动来掌握拖延症,让它与我们一起成长。
无法专注于应该完成的工作
表现:
工作不到五分钟,就不自觉地拿起手机刷刷朋友圈,或是被突然弹出的对话框所吸引,又或是被上司突然安排的其他工作给打断……
方法:
关掉网络连接
在工作前,将电脑的网络连接关掉,这样就不会有弹屏出现了。
Forest APP
Forest APP是一款强制专注力的一款APP,当你开始工作前,设定好时间,点击开始就OK了。在这期间如果你划开手机看微博、朋友圈,树儿马上就会枯萎。
这样强制的方法,会抑制你想打开手机的欲望,每次坚持成功后,看看长大的树儿都会让我们有些许的成就感。多用几次,专注力会明显的提高。
念头收纳本
念头收纳本是将我们在工作中,突然想起的许多事情,现将它们记在一个小本子上,然后继续做手头上的事。事后再翻开本子看看都记录了些什么。有哪些事是需要做的,又有哪些事是无关紧要的,还可以分析一下都是什么让我们分心的。慢慢地会总结出一些经验。
工作缺乏计划、不断滞后
表现:
不知道在什么时间要完成什么工作,这项工作又需要些什么准备,要和谁去沟通和确认。只是想起什么就做什么,毫无计划。
方法:
首先形成整体印象
作者赤羽雄二在“提升工作速度的8个原则——原则1 首先形成整体印象”中说,对于任何一项工作在开始前,都要先弄清楚最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等哥哥因素去考虑。经过这样一番的思考就会形成一个整体的印象,清晰地知道先做什么再做什么了。
掌握工作的要领
这是“提升工作速度的8个原则——原则4”。在尚不熟悉某项工作的流程时,应该多多观察工作熟悉的员工的工作状态,思考对方为什么总是能如此熟练地完成工作,他们是如何一步一步去完成的。在观察中不断地思考,最终可以找出“原来这样的”的喜悦。
优柔寡断、犹豫不决
表现:
“这样做对吗?不知道、不清楚。或是应该那样做?哎!我真的搞不清楚了!”像这样,明明可以马上作出决定的,却总是对自己不自信,或是别人有不同意见时,马上就否定自己的观点。
方法:
A4纸做笔记
作者自从进入麦肯锡公司后,一直坚持使用“A4纸做笔记”的方法,成功地去除了心中的不安和混乱,并提高了思维能力和沟通能力。可谓受益匪浅。现在让我们看看怎么做吧!
将A4纸横放,左上方写上标题,右上方写上日期,正文写4-6行,每行20-30字。每天大概写10页。
通过这个过程将思考落实到文字上,使思维更加清晰,逻辑更加有序。清楚的知道事件的重点在哪里,将如果处理,也就不会轻易的因为别人的不同意见就将自己的观点否定了。
制作文件和资料的速度慢
表现:
开始制作文件和资料之前,不清楚要求,做了感觉不对,内心不安、难以着手工作……
方法:
以目标为导向
首先想清楚,制作的文件最终的目的是什么?要达到什么样的效果?其次这文件将要面对的“客户”是哪些?“客户”们最想知道些什么内容。
考虑清楚了这些目标后,再着手开始干活也不迟。
A4纸做笔记
也可以利用“A4纸做笔记”的方法,将所有的要制作的文件,先用30~50页的A4纸全部写下来,再按顺序摊在桌子上后,依次输入Word或PPT上。
还有,作为现在的办公室人员,如果你对PPT、Excel的技能不过关也是不行的,要私底下好好练习,可以熟练掌握才好。
电子邮件上花费大量的时间
表现:
每天几十封未读邮件,开始回信的过程中,又来了十几封的新邮件。顿时心烦意乱,感觉自己被淹没在邮件的海洋中。
方法:
立即回信 VS 分段回信
作者的观点是收到邮件后必须立刻回信。我则认为可以在一天的时间中固定三个时间段来集中回复邮件。因为我认为回到邮件后立即回信会陷入一种被动的碎片时间,会让工作变得很凌乱。而固定三个时间段(可是是刚上班、中午下班前、下午下班前)集中回复邮件,既不会漏掉邮件,也可以避免时间被切得很碎。
提高盲打速度和快捷键的使用
很多时候,耽误大量时间的是我们不能熟练地盲打,眼睛要盯着键盘看,这样就会大大得增加打字的时间,浪费很多时间。像复制、粘贴、保存等这样的快捷键一定要熟练掌握。不要小看这些很常见的技巧,它们会提高我们工作的效率。
保存邮件的范本
这点我想不用赘述了。
会议又多又长
表现:
一两个小时的会议非常常见,与会的人员从不参加会议的讨论,直到会议结束,也没有讨论出结果。
方法:
将所有的会议时间减少一半、人员减少一半;高效地推进会议中的讨论。
如果我们不是公司的领导和会议的主持人,我想上面的方法对于我们是没有什么用处的。那作为公司员工的我们应该怎么办呢?
我想,尽量在会议开始之前,将自己的工作进度往前赶一赶,做到不被会议拖延。还可以在合适的机会,将你发现的“会议”问题向上司说说,说不定上司还会因此发现你是一个有思考的员工呢!
大量的退回和重做
表现:
好不容易加班做好的方案,被领导退回,或是被大会驳回,面临着修改或是重做。
方法:
不断和上司确认
在方案的进行中,要不断和上司进行确认,得到他的认可后,再开始下一步的工作。如果没有清楚的明白上司的意图,一定要问清楚,不要因为害怕被上司责怪,而自己揣摩上司的意图和闷头自己干活。这样很容易造成退回和重做。
以上就是我在读这本书,对造成工作缓慢的八大原因和解决方法的一些看法。
在赤羽雄二写的这本《零秒工作:速度解决一切的麦肯锡工作术》书中,还写了提升工作效率的8大原则:首先形成整体印象;工作不要过于细致;掌握工作的要领;形成良性循环;对改善方法本身做改善;凡是提前;凡是先行一步;尽量避免返工。
有些原则在前面我们已经提到过了,如果你还想深入的了解,可以买来这本《零秒工作:速度解决一切的麦肯锡工作术》看看,也许会有不同的看法。