千里之行始于足下,项目启动的重要意义

项目不是在结束时失败,而是在开始时失败。 ——项目管理谚语项目管理者联盟

启动过程是指开始一个项目或阶段,并且有意往下进行的过程。启动过程的结果,包括:项目的初始文件、项目章程、项目经理任命、项目关键的约束、假设条件等。

迈开关键的第一步 (启动的重要性)

千里之行,始于足下。

项目启动是一个十分重要的阶段,它关系到一个项目能否成功的实施,能否达到项目干系人的期望,并能有效的获得项目关系人的支持。

在项目启动过程中,这个阶段的工作占项目经理整个项目工作量的50%以上,一个项目的成功与否都在于计划做的是否完善、预见到的问题是否全面。

由于在整个项目实施过程中,有许多限制项目的条件因素,例如:资金、时间、人员、合同范围等等,如何能在规定的时间内,合理的资金使用范围内,合理的人力使用范围内,成功的完成项目,对每个项目经理来说都是一种挑战。

项目的启动阶段比较短,项目经理往往容易忽视这个阶段,但是,项目的启动却具有着重要的意义。

01定调子

基调包括工作的节奏、团队氛围和沟通风格等。

一首歌的第一句决定了这首歌的基调,如何唱好这第一句就是项目启动所要关注的。

好的开始是成功的一半,项目团队工作的节奏、氛围以及后来和干系人的沟通都和这个阶段的关系非常大。会一直影响整个生命周期。

项目的初始风格一旦建立,后面改动的难度就会特别大,所以人们大多会沿用一开始的风格。

02造声势

孙子兵法有云:“故善战者,求之于势,不责于人,故能择人而任势。”说的是“势”的重要性。行军打仗, 不在于细节上的问题,而在于为将者能不能造出“势”来,能不能把“节奏”带起来。

我们处于这个缤份复杂的世界上,不管是与人交流还这做事,成功的关键是看你有没有“势”。你若得势,成功就如探囊取物,所谓“万丈红尘一杯酒,千秋功业一壶茶”,谈笑间把事情搞定,说的就是得势人的挥散自如的牛逼样。但是你若不得势,本来很简单的事,要想办成也得费得九牛二虎之力,折腾的七拐八弯才能免强搞定。因此,交流与做事的关键不在其本身,而在于造“势”。

将“造势”仅仅理解为宣传、炒作、咄咄逼人、表面文章是比较肤浅的解释。从本质上说,“势”不一定有形,不一定都是外向、发散的。它是环境、就像气场,无一定之形,却无所不在,并无时无刻不在影响着每个人。势还代表了周围环境对一个人的定义与认知。  “为自己造势”可以理解为“通过塑造环境(包括人或组织等)对 自己的积极的认知与评价,营造出有利于自己职业发展的空间。

造势的最高境界是令一切尽在自然中,恰如其分,却了无造势的痕迹。就仿佛妆化到出神入化的境界,全然令人忘记美的是妆,只知道赞美的是人。要想成功的造势,不光有传播发散的能力,更重要的是要修炼内心,态度、修养和观念。

项目启动的造势,就是要告诉大家,本项目开始了,所有人员都需要进入战斗状态。

这个时候,项目经理需要调动所有的资源,最大限度的提高造势影响。从能邀请到的最大的领导站台,到海陆空天的宣传信息,等等,扩大声势。

造势要选准一个突破点,这个点就是项目启动会或者一个项目启动仪式。

项目启动仪式(如启动会)要尽可能正式化,如果可能,更要大张旗鼓地进行。

切状态主要指的是切换到项目紧张开发的状态,让团队的每个人处于“战斗模式”。

启动阶段的一个重要作用是找到项目的节奏,让项目团队成员和关键相关方感受到项目的脉搏。

一个令人愉快的工作氛围是高效率工作的一个很重要的影响因素,快乐而尊重的气氛对提高员工工作积极性起着不可忽视的作用。如果在工作的每一天都要身处毫无生气、气氛压抑的工作环境之中,那么员工怎么可能会积极地投入到工作中呢?管理者如果能够掌握创造良好工作氛围的技巧,并将之运用于自己的工作中,那么管理者将会能够识别那些没有效率和降低效率的行为,并能够有效地对之进行变革,从而高效、轻松地获得有创造性的工作成果。项目经理需要知道一些暗示的技巧。尽量营造项目的工作氛围,例如张贴项目总体进度图,制作项目的标志图形或有意识地更换一下项目员工的工位,让他们坐得更近一些。也可以让每个人想一句话,表达一下自己要如何努力来保证整个团队的绩效,帮助团队成员切换自己的工作状态。

03立规矩

将项目中可以预见的问题提前定好规矩,当实际问题发生时,当事人的配合程度就会大大提高。这是心理学中的“免疫效应”。在项目启动阶段这些规矩比较容易树立,因为这个时候项目干系人对这些规矩并不敏感。而在项目过程中再重新树立规矩,往往会因为针对性比较明显,引发的争议也会比较大。

在项目启动阶段到底要树立哪些规矩,这个要视项目的类型、周期和人员规模等情况而定。这些规矩映射到制度上,可以包含如下内容:

★ 沟通方式、频率、内容及格式。

★项目经理的权力、项目奖惩权力、人事调度权力和项目方案的决定权力等。

★甲方责任、需求提供、调研配合和业务指导等。变更处理流程、文档、权利等。

团队合作模式、风格、出勤、考核标准、争议解决等。

★ 项目开发方的各个部门的义务及责任。

这些规则并不一定都以项目制度的方式公布出来,因为成为项目制度本身可能会给某些相关方带来压力,会比较敏感。但是,即使不能用制度的方式呈现,项目管理者也要正式地提出关于这些规则的建议。T

•  项目例会制度;

•  绩效考核制度;

•  汇报制度;

•  档案管理制度;

•  洽商变更制度等。

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