在阅读《搞定》的过程中,同时阅读了《小强升职记》这本书,这本书是搞定的实操版,他通过小强和老付之间的故事展示了小强这个时间管理小白升职加薪、走向人生巅峰的故事。
一、文章结构
第一章,记录时间以及分析自己的价值观。对现在的生活进行分析,为什么我们现在这么忙,总是没有时间,感觉天天被掏空却又好像没有做成什么事。
第二章,四象限法则以及衣柜整理术(《搞定》中的横向的管理办法)。在了解自己的时间的花费费础之上,怎么样摆脱事情众多、焦虑不堪的场面,最终达到心如止水的情景(也就是能够不急不躁的完成每项任务)。
第三章,要事第一以及紧急情况的处理。第三章就是对执行第二章所讲的方法时面对三大问题即拖延、集中于琐事、突发事件,提出解决办法。
第四章,找寻驱动力、及时反馈以及组团养成习惯。本章解读为什么长久以来想要建立的习惯没有建立,想要完成的事一直没有完成。提出建立一个习惯的正确姿势。
第五章,smart法则--思维导图--甘特图--九宫格。本章是分析如何将一项在自己头脑中的目标一步一步落地实现的过程,同时也分析了如何平衡生活中我们所担任的不同角色之间的关系,让我们避免沉浸在当下,忘记诗和远方。
二、实践方法
1、第一章 记录时间
首先记录自己的时间,然后就会发现(至少我自己是这样的),其实自己并不是想象中的那么忙,就好像前一段的畅销书你只是看起来努力,时间大多数都是被吸进了时间黑洞中。举例说明,时间黑洞就是就是本来想着只看一个小时电视不知不觉就看了两小时,原来的那一小时本来打算写论文,这样就让自己写论文的时间变少,不得不熬夜,那一小时时间就被吸入黑洞中了。
我们为什么生活中为什么会出现时间黑洞的原因是大脑想要做一些简单的事情,写论文和看电视之间明显写论文更加困难。
ACTION:第一章给出的方法是使用时间日志记录自己每天的时间花费,找出高效时间段,在这段时间内做自己认为最重要的事。
2、第二章 无压工作
(1)四象限法则
作者对传统的的四象限法则进行了改进,在重要紧急两个维度上同时加上了优先性的维度。同时在第一象限重要紧急的事上应该马上去做。第二象限重要但不紧急的事应该有计划的安排去做,而且应该把工作的重点放在这个象限。第三象限紧急但是不重要应该尽量让别人去做(利用猴子法则也就是不要将别人的事情揽到自己身上)。第四象限的不重要不紧急的事就是等到自己想要放松时来解决。
(2)衣柜整理法
在面对时间管理的三大杀手:信息不足、拖延、预期结果不明确三大问题时,我们采取了明确自己项目的目标,然后对项目进行细分成小的目标的方法。但是在实践中会出现可能会出现更焦虑的情况,因为原来自己脑中只有10个项目,现在对大目标分解以后变成了50个,需要记忆的更多,可能在大脑中更加不容易记忆,所以作者提出了衣柜整理法也就是《搞定》中作者提出的解决问题。
主要方法就是:捕捉——明确意义——组织整理——反思——行动 (1)捕捉就是将大脑中所有的工作任务以及自己现有的其他所有的任务写下来或者搜集到一个地方。(2)明确意义就是对第一步进行分析和反思,每项工作到底什么,需要采取行动吗?,不需要采取行动的任务分别列入垃圾箱、参考资料、将来也许会做的清单中。(3)组织整理就是对第二步的需要的采取行动的进一步细化,能够在两分钟之内做完的就马上去做;一定要在指定时间去做的列入日程表中,在指定时间提醒自己去做;需要交由别人去做的列入等待清单,并且设置截止时间去提醒自己;需要多个步骤才能完成的则列入项目清单,分解为一步一步的目标转移进入下一步清单。只需要一步就可完成的也列入下一步清单。(4)反思回顾就是每天、每周检视自己所有的清单,每日回顾作为一个仪式来告诉自己工作已经结束,应该回归生活。每周回顾观察自己的将来清单中有没有可以开始做的,已经进行的项目的进度,以及删除自己已经做过的项目,内化本周觉得有价值的内容,查看下周的日程安排,回顾自己的年度目标。(5)行动就是根据重要性、环境、时间、难易度来分配任务,进行行动完成每一件事。
3、第三章行动时遇到问题怎么办?
第一,臣服。臣服于环境,臣服于自己。不要希望自己在一整天的时间内都精力充沛,在一段时间工作以后,短暂休息,恢复精力,然后再开始工作(与《the power of full engagement》中观点一致)。书中推荐使用番茄工作法来进行工作。在面对自己在番茄时间内被打断时,如果不是马上要做的事,就马上把这件事记录到自己的收集箱中(也就是进行衣柜整理法的第一步),然后迅速回到自己现在做的事,如果事情是自己马上要做的,那么就去做,做完以后迅速回到现在的任务上来。在这部分作者还提出一个小的tips关于如何处理项目:使项目明确、量化、可追踪,为每一步设立不同的目标,完成目标给予自己奖励。
第二,要事优先。在实践一段时间时间管理的方法之后,很多人会发现自己是完成来很多事,但是这些事很多都是琐事,而真正对自己有意义的要事反而完成的会少。这样的现象的原因有三个:琐事更加简单、明确,做琐事能够即时获得满足,一件本以为花费2分钟的事因为花费了20分钟而变为了花更多时间也不在乎(不愿意舍弃沉默成本)。所以处理这样的事情就是三个方式:让要事更加明确具体、把大的目标分解获得即时满足,在高效和固定的时间最重要的事(作者分析上班后的一个小时和下班前的一个小时一般是被打扰的较少的时间)。
第三,管理情绪、做好planB。在遇到突发事件的时候,首先要镇定,回到衣柜管理法中问自己下一步行动是什么,这也是搞定这本书中的要专注于下一步行动。其次就是在工作学习中,准备好B计划。
4、第四章 如何养成习惯?
首先要找到自己为什么养成这项习惯的理由,这个理由是原始驱动力,可以尽量的为自己养成一项习惯赋予重大的意义。在自己完成一段时间习惯的养成之后,一定要给予自己奖励。第三就是可以组团养成一个习惯,看来现在建群打卡养成习惯还是有道理的。最后,需要注意的是一次只养成一个习惯。
5、如何使想法落地?
前面讲的都是如何管理现有的事,那么我们自己心中所想要做的微理想应该怎么一步步实现呢?
第一,利用SMART原则,明确自己的目标。就是把自己的头脑中的原来仅仅有的模糊的目标明晰清楚。S就是具体、清楚,M就是可衡量,达到什么样的标准就算自己的目标成功,A就是这个目标进过评估以后是不是可以实现,R就是这个梦想的目的是什么,与其他东西有什么相关性,T就是时间界限。
第二,用思维导图来把自己的想法条理的写清楚。开始写时,不要考虑其他条件,尽可能的把自己思维里面能够想到的想法都写下来,然后条理化,最后再将不现实的去掉。
第三 ,使用甘特图控制时间进程。
第四,用九宫格平衡自己的人生。在九宫格中写下自己想要追求的价值目标,然后在不同的目标下面写下具体的任务。
《搞定》和《小强升职记》给我的时间管理上带来的改变巨大,而且同时明白很多优秀的书籍在观念上是一致的。最后,希望自己能能够知行合一,实践最近这段时间研究的时间管理方法。