【读书】《番茄工作法图解》

番茄工作法,简而言之就是列出每天要做的事,以25min为一个番茄钟,从第一件事开始做,一次只做一件事。解决拖延、复杂、瞎忙活,琐事越拖越久,完美主义等等一系列通病,是个提升效率、高效利用时间的工作法。而且有一些调整工作习惯、应对突发事件的小tips,都是作者在应用此法过程中总结出的经验。

在书里看到一些马上就可以用起来的好方法,列在下面:

1.“活动清单”与“今日待办”

工作的时候多多少少都会用到任务清单,但往往都是今天必做的事情和近期要完成的事情混为一谈,火烧眉毛的事情和简单提个醒的事情放在一起,一并列出后很难分出轻重缓急。

所以这里首先提出“活动清单“,将近期能想到的、要完成的事情,甚至是突发状况临时想到的事情统一列在一起,完成一样,划掉一样,定期清理和整理,此称之为“活动清单”。

在此“清单”的基础上,每天早上将当日必须完成的、重要的、需要优先处理的事情再列一张清单,形成“今日待办”清单。此清单就是今日之承诺,是务必要完成的任务。

2.追求细节,量化任务

只有两类清单还不算完。

首先,“活动清单”不能只是单纯的活动清单,其中所列出的每一项任务都要包含三样东西:有deadline、有预计要完成的时间(以番茄钟为单位)、以及是否为计划外事件,如果是,则标记为u(如果某件事是临时想起来的,又不能确认其优先级别,就暂时先列入“活动清单”里,用u做个标记)。比如:“活动清单”内有一项是“完成奥迪广告策划案-18jul-4”,意思就是奥迪广告策划案要在18Jul之前完成,要用掉4个番茄钟。

接下来,根据上面的“活动清单”就可以选择“今日待办”之事了。需要注意的是,任务一旦被选入了“今日待办”就一定要完成,而且“今日待办”中的任务应该都是最为重要、紧急、优先级别较高的任务,不然就失去了区别“活动清单”和“今日待办”的意义。

注意到以上两点后,就可以以25min为一个单位,按照“今日待办”清单一项一项去完成任务了。如果计划4个番茄钟完成,要在任务旁划出四个方格,完成一个,x掉一个。每完成一个番茄钟要适当休息,清空头脑,准备下一个番茄钟。当然完成的过程中会遇到问题,也会被打断,如果是内部的打断,比如是自己的懒惰和拖延在作祟、或是突然想起来一件要办的重要事情,可以在任务后标记一个(‘),如果是后者,可以在“今日待办”清单的下部列出一个“计划外紧急”清单,再继续完成手上的任务;如果是外部的打断,可以用(—)来标记,比如有人来找你帮忙,不紧急的事情可以暂时列在“活动清单”中的“计划外事件”,并标记u,如果紧急的话,恐怕手中番茄钟要作废了,下次再完成时,重启一个番茄钟。

3.预估、记录和总结

标记的意义是为了总结。但前提是要在同一标准下有长期的记录数据作为参照,至少要半个月以上。

首先,每天可以统计的是任务被中断的次数(’)和(-):如果”活动清单“中的u和”今日待办“中的”计划外紧急“事件较多,就说明定性评估有问题,事情考虑的不全面,或对优先级别的排序有问题;

其次是预估的准确性,“活动清单”中的番茄预估可能经常会和实际所花的工夫不一致,比如,如果“活动清单”中的任务预估超过了7,恐怕任务就要拆分开来完成;

如果计划4个番茄钟完成的任务没能完成,后面要再进行一次预估,比如还需要3个番茄钟,用三角来标注,完成一个x掉一个,3个番茄钟过后,发现还是没有完成,还要继续进行评估,用圆圈来标注。如果三次预估都出现偏差,恐怕就要分析一下,为什么会反复低估这件事。

以上这些要点,应该是马上就可以用到的,简单易学,但总结要养成习惯。总体读过书的感受是,时间管理就是要改变之前以任务为单位,不计时间成本的工作习惯,以时间为单位去完成任务,把时间划零为整,把任务划整为零,进行细化和量化管理。

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