大多数人在做事情的时候往往习惯于从列计划开始，但最终会发现有很多计划都难以实现，并不是说以列计划为起点不好，只是人们更多忽略的是，最终目的并不是计划本身，而是应该善于管理时间，腾出时间集中注意力，才是做好事情的关键。
就时间本身而言，它对任何人都是公平公正的，且无法逆转，无法替代，重要程度可想而知。但现实中人们往往不善于管理自己的时间，因此学习如何掌握自己的时间显得极其重要，尤其是工作中的管理者。
由于种种压力的存在，管理者往往不得不花费一些时间在没必要的事务，导致管理者的时间很大部分被浪费掉。从表面上看，似乎每件事情都是非办不可的，但仔细分析，其实很多事情毫无意义。
对于知识工作者而言，沟通的方式往往是开会共同讨论应该做什么、为什么该做等等，然后才能清楚他们的工作进展怎样，这是比较费时间的，所以要做到有系统的时间管理，管理者则需先将非生产性的和浪费性的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去：
1. 哪些是不必要做的事情？通过查看时间记录，逐项问问自己，如果这件事情不做会有什么后果，如果答案是不会有任何影响，那么该事项可以立刻取消。
2. 哪些是可以由别人代为参加的活动? 通过查看时间记录，找出哪些事项可以由别人代参加又不影响后果，同样取消。
3. 哪些是浪费别人时间的活动? 可以通过询问下属，以了解自己做的哪些事情浪费了下属的时间也没有产生效果。
研究发现工作中80%的价值是由20%的工作产生的，而余下80%的工作仅产生20%的价值。所以我们需要时刻提醒自己将主要的精力投入到20%的工作上，不应当将时间浪费在价值不高的活动中。
还有一些时间的浪费是由于管理不善和机构缺陷所引起的，这些问题也应当引起管理者的重视。要做到消除浪费时间的活动，需要做到以下四点：
1. 找出由于缺乏制度或者远见而产生时间浪费的因素。注意机构中反复出现的“危机”，重复出现的危机应该是可预见的，因此这类危机可以加以预防或设为一种例行作业，使每个人都能处理。
2. 判断人员是否过多。人员过多会降低有效性，因为当人员过多时，大家需要花更多的时间来协调人员之间的关系。
3. 判断组织是否不健全。其表现就是会议太多，管理者必须了解开会的目的，是为了靠彼此合作完成某一特定任务，开会是因为某一情况所需的知识和经验不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益。
4. 判断信息功能是否不健全。当信息表达方式不当时，其后果有时候非常严重。
因此管理者对时间进行记录并分析就显得尤为重要，这样才能更深入了解到自己究竟有多少时间可用于重要事务。因为管理者的职位越高，其不能自行支配的时间也一定越多，同样组织的规模越大，其用于维系组织运行，而非用于发挥组织功能及生产的时间也一定越多。因此有效的管理者，第一步应先估计究竟有多少真正属于他自己的时间，然后保留出相当分量的的整块时间，以集中整块时间，集中注意力解决事务，达到效率最大化。
