怎么才算不浪费生命的开会?

可能最近的工作多了许多跨团队协作的部分,眼见着日历越来越满,被一个个低效率的会议侵占

人生也就3w天,开会又是我厂常见工作手段,所以更需要了解如何高效的方式

一般就是多方协同的项目常需要开会对齐,我认可开会是这样一种项目中必不可少的达成目标的方式,但怎么开才能最好利用时间呢?

每场会,主持人在开始之前需要先明确会议的目标,比如是要评估某一个项目要不要做,还是要决策某一个项目应该怎么做?

有了目标之后,就很容易知晓应该involve哪些关键角色才能得到会议结论,比如要不要做,优先级如何,这种一看就是偏方向决策型,leader不在场谁能拍?比如决策项目细节的执行,那这些一般底下的同学讨论就可以了

知道了应该邀请哪些人参加后,就可以知晓会议要聊哪些议题,先后顺序如何,聊到什么程度就可以停止(如果一直讨论不出来结论,也可以及时停止,等更多信息输入后下次再拉会继续)

然后就是根据参与者的日历“公约数”约一个合适的时间(这一点我觉得大家应该都是懂得,不然飞书为啥要把空闲忙碌的信息展示出来?但在工作过程中,我经常发现有的同学在约会的时候,就随便约了一个自己合适的时间,也不看参与者对应时段是否忙碌,这个行为一方面也无法达成目标,另一方面也让人体验不好)

那在会议过程中,主持人就是得根据自己之前定的目标把控讨论时间,适当总结共识,减少个别同学开会时发散或者把其他不相干的议题带进来讨论占用本次会议时间的情况(现实中就是经常这样的,所以会议delay频频发生)

结束会议之后,最好是趁热乎劲,把会议的结论和to do甩群里(如果有录屏也可以贴上),这样整个会议流程才算较为完整,参与者体验也会更好;也可以以此反推会议开得好坏,比如一个会要是开完没有任何结论和to do,那这个会是在交流感情还是开会工具体验吗?(微笑)

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