纯干货丨玩转Excel ,职场菜鸟的逆袭之路

以下纯干货,务必好好消化~

1

排版篇

1. 给他人发送 excel 前,请尽量将光标定位在需要他人首先阅览的位置,例如 Home 位置(A1),例如结论 sheet,长表尽量将位置定位到最顶端

2. 有必要的时候请冻结首行;没必要但可追究的内容,可以隐藏处理

3. 行标题、列标题加粗,适当处理文字颜色、填充颜色,利人利己

4. 占用空间比较小的表格,可以放置在左上角,但留空 A 列和 1 行,并给表格加上合适的框线,观感很不错哦~

5. 同类型数据的行高、列宽、字体、字号,求你尽量一致,非要逼死强迫症吗!

6. 定义好比较标准的格式,例如百分比预留几位小数,手机号的列宽设置足够,时间显示尽量本土化...

7. 不要设置其他电脑没有的字体,除非这个表格就在这一台电脑使用...

8. 参考一些官方的模板,例如微软 Office 官方在线模板网站,再例如 Mac 端 excel 打开就显示的各种模板,很多清单或者规划类的 excel 我都直接用这里面的,不需要重新设计

2

操作篇

Alt+Enter 在表格内换行;

Ctrl+Shift+上/下,选择该列所有数据,当然加上左右可选择多列;

Ctrl+上/下,跳至表格最下方;

Ctrl+C/V,不仅仅复制表格内容,也可以复制格式和公式;

Ctrl+D/R,复制上行数据/左列数据;

还有个很好用的单元格格式转换,推荐大家用熟

(有点不清晰...当初偷懒直接把图片截到印象笔记的...)

Ctrl+F/H 的查找、替换,点击「选项」,可以替换某种格式等等,另一片天地有木有!

F4,对,你没看错,就是 F4!重复上一步操作,比如,插入行、设置格式等等频繁的操作,F4 简直逆天!

’(分号后面那个) 比如输入网址的时候,一般输入完会自动变为超链接,在网址前输入’就解决咯~

复制,选择性粘贴里面有几个非常好用的——仅值,转置(个人推荐用 transpose 公式)

公式里面切换绝对引用,直接点选目标,按 F4 轮流切换,例如 A1,$A$1,$A1,A$1;

快速填充能取代大部分有简单规律的分列、抽取、合并的工作。

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公式篇

1. if、countif、sumif、countifs、sumifs,这几个一起学,用于条件计数、条件求和

2. max、min、large,这几个一起,用于简单的数据分析

3. rand、randbetween,这俩一起,用于生成随机数,也可以用于生成随机密码(用 rand 配合 char 可生成中英文大小写随机的)

4. 定位类型的函数:MID、SEARCH、LEN、LEFT、RIGHT 一起学吧,简单但异常实用

5. 四舍五入个人偏好用 round 函数,举个简单例子,一列数据,2.04、2.03 并求和,显示保留 1 位小数,你会在界面上看到 2.0、2.0,求和却是 4.1,表格打印出来会比较让人难理解

6. subtotal:用于对过滤后的数据进行汇总分析

7. sumproduct:返回一个区域的乘积之和,不用 A1*B1 之后再下拉再求和

8. Vlookup 函数,这个不多说了,神器;另外推荐 lookup 函数: LOOKUP(1,0/(条件),查找数组或区域)

9. offset 函数,常用于配合其他函数使用,例如想将 10*20 的表中的每行复制成 3 行按原顺序变成 30 行:=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),COLUMN(A1)-1,1,1) 下拉,由于不用到列,所以等同于=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),0),我当初是这么做笔记的:=(A1,向下偏移(向下取整(行数-1)/3),向右偏移0)

10. text,例如 19880110  text(A1,"0-00-00"),转为 1988-01-10,用法很多

11. weekday,让你做时间计划表什么的时候,把日期转为“星期 X”

12. column(目标单元格),返回目标单元格所在列数,有时候真的很好用...

13. transpose(目标区域),神奇的转置,把行变成列,把列变成行...

14. &,可在目标单元格后面增加某些字符,偶尔用(我这种强迫患者用的是 concatenate 公式,我特么有病!)

15. 数组,虽然复杂,但是有的公式配上数组简直爽爆

16. 多百度,例如曾经碰到一个难题,把 X 分 X 秒,转为 X 秒,例如 172 分 52 秒,百度半天得到的公式:=IF( IFERROR( FIND( "分", $E2 ), 0) > 0, LEFT( $E2, FIND( "分", $E2 ) - 1 ) * 60 + IFERROR( MID( $E2, FIND( "分",$E2 ) + 1, FIND( "秒", $E2 ) - FIND( "分", $E2 ) - 1 ), 0 ), LEFT( $E2, FIND( "秒", $E2 ) - 1 ) * 1 ) 度娘很厉害的(评论里面直接用=TEXT(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE("00:"&A1,"秒",""),"分",":"),"[s]"),把文本转为时分秒的标准格式再转秒,确实是更好的方法)

4

图表篇

不同的场景请用不同的图,转个非常精髓的图:

数据透视表、数据透析图,嗯嗯,推荐的人太多了…

图标设计——布局,灵活运用好多类型数据时的「次坐标轴」

选择数据——右键——更改图标类型,灵活在一张表上结合起来柱状图和折线图

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技巧篇

1. 数据——分列,将列内的数据拆分成多列,比如“XXX 省 XXX 市”,拆成省、市两列,“XX 小时 XX 分钟”拆成时、分两列,可以按照宽度、文本、标点等作为界定进行拆分,非常多的场景会使用到,请优先学会。

2. 如果你不是靠 excel 吃饭,请不用那么 geek,而是学会 excel 的逻辑——配合简单的公式、排序、替换、if 等全局操作能得出的结果,不一定非要用一个长公式然后下拉,举例:

如何将无规律的一列上下翻转?

创建一列,标上1、2、3……,下拉,以该列为主排序,改升序为降序,扩展目标列,得到结果,之后可以删掉创建的辅助排序列。

如何将目标区域的每一行数据下面插入一条空行?

创建一列,标上1、2、3……,下拉,下面空白行标上1.5、2.5、3.5……下拉,同理排序~Tada~

3. 条件格式——突出显示单元格规则,里面的「重复值」,在实时录入和检查标记时很实用

4. 在条件允许的情况下,升级到 office 2013 吧,excel 2013 比 2010 好到爆啊!比如新增的 sumifs、averageifs 等多条件 if,比如选择一个区域,右下角小标「快速分析」自动生成数据条、色阶、柱形图、汇总图、透视表、折线图等等啊,秒中出啊有木有!

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插件篇

1.Power Map:在线地图+在线演示+制作视频,随便来个中国壕热力图

当然,也有柱状图:

默认配色就很不错,而且演示的时候点击时会直接按你点击的类型帮你显示对应的数据(例如上面的堆积柱状图)

2. Power Query:这个用法很多,我主要用于以下两点:

在线 Web 抓取:不需要学会某个编程语言也能爬虫+分析一些简单数据,随便举个例子输入新浪股票的网址,它自动帮忙抓取到 N 个表,我随便打开一个:

连接数据库:不需要学会 SQL 语法也能查询+分析数据库内的数据,这个就不方便截图了。

打比方说,常见的 select * from ... where xxx = xxx and xxx>xxx group by xxx这种 sql 语法查询的内容,可以在 Power Query 中直接通过点击、筛选等操作就列出来

3.各种 excel 工具箱,这个不多介绍了,不常用,也就不打广告了,但是挺适合部分长期使用 excel 的职场人士使用

4.SmartArt也是一大神器,我终于不用在 Ai 或者 PPT 上作图再粘过来了...

7

数据可视化篇

常见的数据可视化工具不再赘述,在知乎里面一搜一大把,我的经验不算多,但是单独加这个分类是想强调数据可视化的重要性,以及我对数据可视化的理解,希望大家结合下面的内容再去看其它答案的数据可视化工具:

1. 要「正确」地理解数据可视化,一切不以帮助理解数据为目的的可视化都是耍流氓,例如

倒腾半天用各种花哨工具做出来的酷炫效果(也包括一些可视化工具的网站),砸 UI 饭碗

本来需要输出的是给其它部门的数据报表,自以为是地加上可视化,请做好本职工作

桑基图、箱线图、雷达图用的很溜,但实际 Boss 只想用看(或者只会看)熟悉的柱状图、折线图、饼图

2. 我认为的『正确』的数据可视化是:

易理解的。选择正确的表达形式,适合用柱状图就别用散点图,也别用那些受众人群不好理解的特殊用图

可维护的。改了一点数据或者下次有类似报表再做不要花重复的时间再来一次

有标准的。在同一工作范畴内选择尽量标准一致性的数据可视化效果,坐标、图例、筛选尽量统一,所以也不推荐一个报告用到多种可视化工具

3. 一些个人技巧

个人分析使用 excel 自带透视图,后台用的 inspinia 模板 + echarts (另外补充,echarts-x 很好用但很多人不知道),写报告用图说,商业数据分析用 Tableau,另外觉得 GA 和 umeng 的可视化做的不错可以学习借鉴

有时候看到数据维度多的时候,觉得用什么图都不合适,我会先看 echart 图例再往回看适用具体哪种

思维不要固化在柱状图、折线图、饼图,多看多学才能横向拓宽自己的知识面

大部分后台需求是可以用图来表达的,密密麻麻的数据表格会让人无法第一时间抓到重点,不要吝啬开发的时间

补充上条,为了数据表格能随时导出,在可视化表达之后,也考虑是否要把表格补充进来,这点我觉得 umeng 做的真的很好

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其它篇

1. 不会写宏没关系,要懂得怎么使用别人的宏(自行百度“excel 宏大全”吧~),怎么保存 xlsm ,怎么录制宏。当你把机械化的一套操作通过录制宏实现,并用 xlsm 配合 auto_open 自动操作,眼看表格自动化操作,在两秒内给你返回原来每天固定要做十几分钟的数据分析结果时,那个鸡皮疙瘩...

2. 有时间推荐泡泡 excel 的论坛,excelhome 什么的,神人太多了....

3. excel 满足不了你,又懂编程,想秀逼格的,请右转百度 SPSS

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